Anastasia Šlenduhhova OSTUSPETSIALISTI JA SÕIDUKIJUHI VAHELISE SUHTLUSPROTSESSI DIGITALISEERIMINE AS FRAMMIS LÕPUTÖÖ Logistikainstituut Ostu-ja hankekorralduse õppekava Juhendaja: Tatjana Karaulova Tallinn 2025 2 Lihtlitsents lõputöö reprodutseerimiseks ja lõputöö üldsusele kättesaadavaks tegemiseks Mina, Anastasia Šlenduhhova annan Tallinna Tehnikakõrgkoolile (edaspidi kõrgkool) tasuta loa (lihtlitsentsi) enda loodud teose: Ostuspetsialisti ja sõidukijuhi vahelise suhtlusprotsessi digitaliseerimine AS Frammis (Lõputöö pealkiri) 1) reprodutseerimiseks eesmärgiga seda säilitada ja teha üldsusele kättesaadavaks Tallinna Tehnikakõrgkooli digiarhiivi DSpace kaudu; 2) reprodutseerimiseks pärast piirangu lõppu juhul, kui instituudi direktori korraldusega on kehtestatud lõputöö avaldamisele tähtajaline piirang. Olen teadlik, et nimetatud õigused jäävad alles ka autorile ja kinnitan, et lihtlitsentsi andmisega ei rikuta teiste isikute intellektuaalomandi ega isikuandmete kaitse seadusest tulenevaid ega muid õigusi. Autorideklaratsioon Mina, Anastasia Šlenduhhova tõendan/tõendame, et lõputöö on minu/meie kirjutatud. Töö koostamisel kasutatud teiste autorite, sh juhendaja ja iseenda varasematele teostele on viidatud õiguspäraselt. Kõik isiklikud ja varalised autoriõigused käesoleva lõputöö osas kuuluvad autori/te/le ainuisikuliselt ning need on kaitstud autoriõiguse seadusega. (allkirjastatud digitaalselt) Juhendaja Tatjana Karaulova Töö vastab lõputööle esitatavatele nõuetele. (allkirjastatud digitaalselt) Lõputöö on kaitsmisele lubatud instituudi direktori korraldusega. (allkirjastatud digitaalselt) 3 SISUKORD ........................................................................................................................ 4 1. ETTEVÕTTE ÜLDTUTVUSTUS ..................................................................................... 6 2. PRAEGUSE PROTSESSI ANALÜÜS .............................................................................. 7 2.1 Ostuspetsialisti ja sõidukijuhi vahelise suhtlusprotsessi kirjeldus (AS-IS) ............... 7 2.2 AS-IS protsessi Vooanalüüs ....................................................................................... 8 2.3 Protsessi probleemsete aspektide tuvastamine BPMN meetodi abil .......................... 9 2.4 Kavandatud lahendus BPMN meetodi abil ................................................................ 9 3. TO BE PROTSESSI KIRJELDUS ................................................................................... 11 3.1 TO-BE protsessi vooanalüüs .................................................................................... 12 3.2 TO-BE protsessi eelised ........................................................................................... 12 4. SUHTLUSPROTSESSI UUE VERSIOONI VÄLJATÖÖTAMINE ............................... 13 4.1 Uue versiooni põhiidee ............................................................................................. 13 4.2 Miks on vaja arendada enda mobiilrakendus ........................................................... 13 4.3 Integreerimine ettevõtte ERP-süsteemiga andmete sünkroonimiseks ..................... 17 4.4 Tellimuse täitmise protsess ...................................................................................... 18 4.5 Riskimaatriks (Klassikaline meetod) ....................................................................... 19 4.6 Mobiilirakenduse disain ........................................................................................... 21 5. VALMIS RAKENDUSE KUJUNDUS ............................................................................ 25 5.1 Ajavõrdlus koos ja ilma rakendusega ....................................................................... 26 KOKKUVÕTE ......................................................................................................................... 28 SUMMARY ......................................................................................................................... 30 VIIDATUD ALLIKAD ............................................................................................................ 32 Lisa 1. Tume disaini variant ..................................................................................................... 33 Lisa 2. Hele disaini variant ....................................................................................................... 34 4 Tänapäeva kiiresti kasvavate ärinõudmiste maailmas, eriti tootmise valdkonnas, on ettevõtted sunnitud otsima uusi viise oma sisemiste protsesside optimeerimiseks. AS Framm, üks juhtivaid ehitusmaterjalide tootjaid, ei ole erand. Vaatamata märkimisväärsetele edusammudele tootmistegevuses seisab ettevõte silmitsi mitmete organisatsiooniliste raskustega, mis takistavad selle edasist arengut. Probleem Üheks peamiseks probleemiks on keerukas ja ebaefektiivne suhtlus ostuspetsialistide ja transpordivahendite juhtide vahel. Praegu nõuab see protsess palju aega ja tööjõudu, on vastuvõtlik vigadele ja viivitustele, mis avaldab negatiivset mõju ettevõtte üldisele tootlikkusele. Tellimuste edastamise ja jälgimise süsteemi puudumine viib arusaamatusteni, tellimuste täitmise aja pikenemiseni ja seeläbi ettevõtte konkurentsivõime vähenemiseni. Eesmärk ja ülesanded Töö eesmärgiks on välja töötada ostuspetsialisti ja sõidukijuhi vahelise suhtluse digitaliseerimise lahendus, mis suudab jälgida tellimuste täitmist reaalajas, automatiseerida infovahetust ning vähendada vigade arvu seotud inimfaktoriga Eesmärgi saavutamiseks on vaja täitma järgmised ülesanded • Praeguse olukorra analüüs, probleemsete aspektide tuvastamine ja mobiilirakenduse kasutuselevõtust saadava kasu hindamine. • Ülevaade olemasolevatest protsesside automatiseerimise lahendustest ja oma arenduse eelised. • Mobiilirakenduse arhitektuuri väljatöötamine, sealhulgas selle funktsionaalsed võimalused. • Hinnang, kuidas rakendus aitab aega säästa ja vähendada vigade arvu. Kasutatud meetodid ja töristad • Apromore – protsesside modelleerimise süsteem BPMN meetodi baasil. • Canva – mobiilirakenduse disaini projekteerimiseks. • Ettevõtte ERP süsteem – olemasolevate protsesside ja süsteemide analüüsiks. 5 • Riskimaatriks (Klassikaline meetod)– riskide hindamiseks ja maandamiseks, kasutades riskimaatriksit. • Flow analüüs /Vooanalüüs – protsessi tsükliaja määramine Töö struktuur Joonis 1. Töö struktuur 6 1. ETTEVÕTTE ÜLDTUTVUSTUS AS Framm on juhtiv ehitusmaterjalide tootja Eestis, kes on spetsialiseerunud betooni, raudbetoonkonstruktsioonide ja betoonisegude tootmisele ja müügile. 1990. aastal asutatud ettevõte on oma tegutsemisaastate jooksul pälvinud usaldusväärse partneri maine ehitusmaterjalide turul. AS Framm pakub laia valikut tooteid, mis hõlmavad nii valmis betoonelemente, nagu seinapaneelid ja tänavakivid, kui ka kaubabetooni, mida kasutatakse ehitustöödel [1]. AS Framm on tõestanud end kui edukas ja dünaamiliselt arenev ettevõte ehitusmaterjalide tootmise valdkonnas. 2020. aastal omandas AS Framm kontrollosaluse ettevõttes AS Lasbet Tootmine, mis võimaldas tal saada oma segmendi suurimaks tootjaks Eestis. 2023. aastal viidi lõpule tütarettevõtte rebrändimine, mille tulemusel nimetati see ümber AS Framm Tootmine, mis veelgi tugevdas ettevõtte positsiooni turul. Tänaseks juhib AS Framm üheksat tootmisüksust Harjumaal – Maardus, Tallinnas ja Lagedil. Geograafiliselt pärineb ettevõtte põhitulu Eestis müüdavatest toodetest, kus pressitud tooted, nagu tänava- ja äärekivid, betoonplokid ja kaubabetoon, moodustasid 2023. aastal 30% kogu müügimahust. Need tooted tarnitakse peamiselt kohalikule turule. AS Framm’i eksporditegevus mängib samuti olulist rolli. 2023. aastal moodustas eksport 10% kogumüügist, kusjuures enamik eksporditud toodetest sisaldas seinapaneele ning vähemal määral karkassielemente ja õõnespaneele. Kogumahust läks peaaegu pool ekspordist Rootsi, 28% Soome ja müük Lätti kasvas 22%-ni. Ettevõte arendab aktiivselt eksporti ja rakendab innovaatilisi lahendusi, et säilitada ja laiendada oma positsioone nii sise- kui ka välisturgudel. Joonis 2. Ettevõtte struktuur 7 2. PRAEGUSE PROTSESSI ANALÜÜS 2.1 Ostuspetsialisti ja sõidukijuhi vahelise suhtlusprotsessi kirjeldus (AS-IS) Protsessi analüüsimiseks kasutasime Apromore modelleerimissüsteemi BPMN meetodit[2]. Vaatleme ühe tellimusega töötamise protsessi. Praegu see välja näeb järgmiselt: Joonis 3. AS-IS protsessi mudel Ostuspetsialist saab tellimuse ja sisestab andmed ERP-süsteemi, mis võtab aega keskmiselt 6 minutit. Seejärel valib ta tarnija, milleks kulub ligikaudu 5 minutit. Selles etapis võib protsess kulgeda ühte kahest stsenaariumist: 40% juhtudest saadab spetsialist päringu hinnapakkumise saamiseks, mis võtab keskmiselt 15 minutit, ja 60% juhtudest vormistab ta kohe tellimuse ja saadab selle tarnijale, milleks kulub 5 minutit. Pärast päringu või tellimuse saatmist uuendab ja täiendab ostuspetsialist andmeid ERP- süsteemis, mis võib võtta kuni 10 minutit. Seejärel edastab ta autojuhile teabe vajadusest kaup ära tuua, milleks kulub veel 6 minutit ning mis toimub e-kirja teel. Kui autojuht saab andmed kätte, koostab ta marsruudi, milleks kulub umbes 10 minutit, ja suundub kaubale järele. Enamikul juhtudel (85%) saadakse kaup edukalt kätte 5 minuti jooksul ja toimetatakse kohale. Sellisel juhul saadab autojuht ostuspetsialistile kinnitava 8 teate, et kaup on ettevõtte lattu toimetatud. Seejärel sisestab ostuspetsialist selle teabe ERP-süsteemi, uuendades tellimuse staatust, mis võtab umbes 3 minutit. 15% juhtudest esineb probleeme kauba kättesaamisega. Sellistel juhtudel saadab autojuht ostuspetsialistile e-kirja või helistab, et teavitada kauba ära toomise võimatusest, mille järel spetsialist algatab probleemi lahendamise protsessi, mis võtab aega umbes 3 minutit. Pärast probleemi lahendamist saab autojuht kauba kätte ja teavitab sellest ostuspetsialisti, kes uuendab tellimuse staatust. Seejärel loetakse protsess lõpetatuks. 2.2 AS-IS protsessi Vooanalüüs Joonis 4. Vooanalüüsi reeglid • Tsükliaja (CT) arvutus AS-IS protsessis, kui ostuspetsialist on kõik korrektselt menetlenud, kätte saanud ja tarnitud ettenähtud ajal. CT=6+5+5+(15x 0.4+5x0,6)+10+6+10+(0.85x5)+3+10=68,25 min • Tsükliaja (CT) arvutus AS-IS protsessis, kus ostuspetsialist ei teinud tellimust õigesti või autojuht ei suutnud tellimust õigeaegselt kohale toimetada. CT=6+5+5+(15x0.4+5x0,6)+10+6+10+(0,15x5)+3+3+10+(0.85x5)+3+10= 85min Praeguses olukorras kulub ühe tellimuse täitmiseks märkimisväärselt palju aega, nii siis, 9 kui kõik läheb korrektselt, kui ka probleemide ilmnemisel. Kui kõik protsessid kulgevad sujuvalt, on kogu täitmise aeg 68,25 minutit. See aeg hõlmab ostuspetsialisti tööd, autojuhi tegevusi ja teisi standardseid etappe. Isegi sellises olukorras jääb protsess üsna ajamahukaks, kuna sisaldab mitmeid samme, millest osa tuleb käsitsi täita. Inimeste faktori tõttu ilmnevad vead ja see muutub protsess veelgi töömahukamaks. Täitmise aeg suureneb 85 minutini, kuna on vaja lisaks lahendada probleeme, teha kontrolle ja teatud etappe uuesti täita. 2.3 Protsessi probleemsete aspektide tuvastamine BPMN meetodi abil Kirjeldatud tööprotsess koosneb mitmest etapist, sealhulgas andmete sisestamine ERP- süsteemi, tarnija valik, tellimuse saatmine, teabe sisestamine ERP-süsteemi ja seejärel teabe edastamine autojuhile. Probleemikoht: Iga tellimus nõuab teabe edastamist autojuhile, mis võtab ühe tellimuse kohta aega umbes 6 minutit. Suure mahu korral (näiteks 20 tellimust päevas) suureneb kommunikatsioonile kuluv aeg kuni 2 tunnini, mis oluliselt vähendab üldist tootlikkust. Kui autojuht ei saa kaupa kätte, kulub lisaks aega kirjade saatmisele ja probleemide lahendamisele, mis suurendab ostuspetsialisti töökoormust ja muudab protsessi veelgi töö- ja aja mahukamaks. BPMN-analüüsi eesmärk: Analüüsi eesmärk on digitaliseerida teabevahetusprotsess ostuspetsialisti ja autojuhi vahel, et vähendada ajakulu ja lihtsustada tööprotsess. Eelkõige on plaanis välja töötada rakendus, mis lihtsustab seda etappi ja vähendab inimfaktori mõju, eriti suure mahu tellimuste korral. 2.4 Kavandatud lahendus BPMN meetodi abil Rakenduse põhifunktsioonid: Rakendus integreerub ERP-süsteemiga, automaatselt hankides tellimuste andmed ja edastades need autojuhtidele ilma ostuspetsialisti sekkumiseta. Autojuhid saavad rakenduse kaudu teavitusi uute tellimuste kohta ja kinnitavad nende vastuvõtmise, tagades kahepoolsed suhted ilma lisakommunikatsioonita. 10 Pakutava lahenduse eelised: 1. Digitaliseerimine vähendab andmete edastamise aega autojuhtidele vaid mõne sekundini. See võib 20 tellimuse päevase töötlemise korral säästa kuni 2 tundi tööaega, võimaldades ostuspetsialistil oma aega tõhusamalt kasutada. 2. Andmete edastamise automatiseerimine vähendab vigade tõenäosust ja riski vahele jäänud või valesti täidetud tellimustele. 3. Rakendus tagab tellimuste staatuste kättesaadavuse nii autojuhtidele kui ka ostuspetsialistidele, parandades tööprotsessi läbipaistvust. 4. Ostuspetsialistide koormuse vähenemine võimaldab neil keskenduda muudele ülesannetele, parandades nende tootlikkust. Lühiajalised ja pikaajalised perspektiivid: Lühiajaline: Rakenduse kasutuselevõtt optimeerib kiiresti praegust protsessi, vähendades aega ja töötajate koormust. Pikaajaline: Rakendus parandab klienditeeninduse kvaliteeti, suurendades tarneahela üldist tõhusust. Tulevikus saab seda edasi arendada, lisades uusi funktsioone, et veelgi lihtsustada tööd ja suurendada tootlikkust. 11 3. TO BE PROTSESSI KIRJELDUS Soovitud tulemus pärast rakenduse loomist näeb välja järgmiselt: Joonis 5. TO-BE protsessi mudel Rakendus saadab tellimuse teabe automaatselt autojuhile kohe, kui see on ERP-süsteemis uuendatud, mis praktiliselt välistab ooteaja. Teabe saatmine võtab eeldatavasti vaid mõned sekundid, võrreldes praeguse 6 minutiga. Autojuhile teatatakse uuest tellimusest rakenduse kaudu ja ta saab tagasiside andmisega kinnitada teabe kättesaamist. Ostja saab rakenduse kaudu jälgida tarne staatust, mis tagab läbipaistvuse ja kahepoolse suhtluse. Kui kauba kohaletoimetamisega tekib probleem, saab autojuht sellest rakenduse kaudu teatada, saates sõnumi. See lihtsustab protsessi ja vähendab vajadust edasise suhtluse järele [3]. Oodatavad parandused: Teatamise aeg väheneb 6 minutilt mõne sekundini, mis säästab 20 tellimuse töötlemisel päevas umbes 2 tundi tööaega. Vigade tõenäosus väheneb, kuna andmed edastatakse automaatselt, mis välistab inimliku eksimuse. Tellimuse staatuse parem nähtavus ja jälgimine võimaldab hankespetsialistil kiiremini 12 reageerida muudatustele ja probleemidele. Automatiseerimine ja kasutusmugavus vähendab töötajate töökoormust ja lihtsustab nende igapäevaseid ülesandeid. 3.1 TO-BE protsessi vooanalüüs • TO-BE protsessi CT arvutus, kui ostuspetsialist on kõik korrektselt menetlenud, kätte saanud ja tarnitud ettenähtud ajal. CT=6+5+(15x 0.4+5x0,6)+10+10+(0.85x5)+0.5+1= 45.75 min • TO-BE protsessi CT arvutus, kus ostuspetsialist ei teinud tellimust õigesti või autojuht ei suutnud tellimust õigeaegselt kohale toimetada. CT=6+5+(15x 0.4+5x0,6)+10+10+(0.15X5)+0,5+0.5+3+10=54.75 min Pärast rakenduse kasutuselevõttu optimeeritakse protsessi märkimisväärselt, mis võimaldab ühe tellimuse täitmise aega oluliselt vähendada. Kui kõik sujub, on kogu täitmise aeg 45,75 minutit. Selline tulemus saavutatakse automatiseerimise abil, mis kõrvaldab paljud mittevajalikud tegevused ja lihtsustab tööd nii ostuspetsialistil kui ka autojuhil. Isegi probleemide ilmnemisel jääb protsess piisavalt kiireks, võttes aega 54,75 minutit. See on võimalik, kuna rakendus tuvastab ja lahendab probleemid kiiresti, minimeerides kontrolli ja andmete korrigeerimisele kuluvat aega. 3.2 TO-BE protsessi eelised As-Is: Protsess on töömahukas ja vigadele aldis, kuna sisaldab suures osas käsitsi tehtavaid toiminguid, eriti teabe edastamisel autojuhile. To-Be: Tulevikus digitaliseeritakse protsess, mis võimaldab vähendada tellimuste töötlemise aega, vähendada vigade tekkimise tõenäosust ja suurendada üldist tootlikkust. Rakenduse kasutuselevõtt andmeedastuse automatiseerimiseks võimaldab ostuspetsialistil keskenduda teistele väärtust loovatele ülesannetele, ilma et ta peaks kulutama märkimisväärselt aega suhtlusele autojuhiga. 13 4. SUHTLUSPROTSESSI UUE VERSIOONI VÄLJATÖÖTAMINE 4.1 Uue versiooni põhiidee Framm seisab silmitsi vajadusega välja töötada rakendus, mis lihtsustab suhtlust ostuspetsialistide ja autojuhtide vahel. Selle rakenduse peamine eesmärk on andmeedastuse automatiseerimine, mis aitab vähendada toimingute aega ja vähendada inimvigade tõenäosust. Rakendus integreeritakse ettevõtte ERP-süsteemiga, mis tagab kohese teabevahetuse (Joonis 6). See muudab tööprotsessi oluliselt lihtsamaks ja suurendab logistikaoperatsioonide tõhusust. Joonis 6. Suhtlusprotsessi põhiidee 4.2 Miks on vaja arendada enda mobiilrakendus Valikute uurimisel kaalusin esialgu valmislahenduste kasutamist. Nendel lahendustel on erinevaid funktsioone, mis võiksid aidata meil lahendada antud ülesandeid. Analüüsisin 5 erinevat rakendust. 14 Tabel 1. Võimaluste hinnang kriteeriumite järgi Onfleet Onfleet arvutab automaatselt välja ratsionaalsed marsruudid, võttes arvesse liiklust, aega ja vahemaid, mis vähendab kütusekulu ja kiirendab tarnimist. Tänu sellele ei pea autojuhid ise marsruute planeerima, mis vähendab oluliselt nende koormust. Praegu meie rakendus sellist funktsiooni ei paku ja autojuhid planeerivad marsruute iseseisvalt, kuid tulevikus plaanime sarnase võimaluse rakendada ka. Onfleet toetab ka autojuhtide reaalajas jälgimist, mis võimaldab ostuspetsialistidel näha, kus asuvad sõidukid, ja hallata tarneid operatiivselt. Klient iga moment näeb kui kaugel asub tema tellitud kaup ja ei pea selleks võtma ühendust ostuspetsialistiga, mis säästab aega ja töökoormust. Siiski, hoolimata nendest eelistest, on Onfleetil meie ettevõtte jaoks mitmeid olulisi puudusi. Peamiseks probleemiks on kõrge tellimustasu – alates 550 eurost kuus, mis võib olla ettevõtte eelarvele märkimisväärne koormus, eriti kui tuleb lisada mitmeid autojuhte. Lisaks vajab Onfleet'i integreerimine meie ERP-süsteemiga täiendavat arendust ja seadistusi, mis suurendab keerukust ja tekitab lisakulusid. Voxer Üheks Voxeri peamiseks eeliseks on võimalus näha iga häälteate geograafilist asukohta, mis võimaldab jälgida, kust autojuhi sõnum on saadetud. See lihtsustab sõidukite liikumise kontrolli ja aitab täpsemalt planeerida logistikat. Rakendus pakub ka Push-to-Talk funktsiooni, mis võimaldab autojuhtidel saata sõnumeid reaalajas, nagu raadioside kasutamisel, mis kiirendab suhtlust. Kuid vaatamata kasutusmugavusele ja lihtsusele ei sobi Voxer meie eesmärkidele mitmel põhjusel. Esiteks, rakendus ei paku marsruutide optimeerimise funktsioone, mis vähendab selle tõhusust logistika haldamisel. Teiseks, Voxeril puudub sisseehitatud ERP- süsteemidega integreerimise võimalus, mis nõuab andmevahetuseks täiendavaid töö 15 resursse. GPS/AVL Subsystem See süsteem pakub palju tööriistu transpordi reaalajas jälgimiseks ja integreerimiseks ERP- ja CAD-süsteemidega. Meie ettevõtte jaoks võiks see parandada kontrolli ja koordineerimist, tagades sõidukite asukoha andmete õigeaegse uuendamise. Eriti kasulikuks võiks osutuda võimalus geograafiliste tsoonide ja marsruutide täielikuks jälgimiseks, mis aitaks vähendada viivitusi ja parandada planeerimist. Kuid sellised funktsioonid nagu reaalajas jälgimine ja autojuhtide pidev jälgimine lähevad vastuollu meie töötajate usalduspoliitikaga. Me soovime automatiseerida andmeedastust ainult olulistes hetkedes, näiteks tarnete lõpetamisel, ilma autojuhtide pideva jälgimiseta. Lisaks võivad süsteemi keerukas seadistamine ja võimalikud kõrged hoolduskulud muuta selle rakendamise meie vajadustele mitte sobivaks. BLACK BOX BLACK BOX pakub kahepoolset andmevahetust ja marsruutide detailset arvestust, mis võiks olla kasulik autojuhtide töö jälgimiseks ja analüüsimiseks. See võiks hõlbustada suhtlust ostuspetsialistide ja autojuhtide vahel ning parandada ülesannete täitmise kontrolli kaugetes piirkondades, kus usaldusväärne side on kriitiline. Siiski on meie jaoks oluline süsteemi paindlikkus, ja BLACK BOX-il on fikseeritud funktsioonid, mis ei pruugi vastata meie ettevõtte konkreetsetele vajadustele. Samuti võivad ERP-süsteemiga integreerimise raskused olla tõsiseks takistuseks, muutes selle lahenduse meie jaoks vähem atraktiivseks. CIT CIT pakub täpset asukoha määramist ja kõnesuhtlust, mis võib aidata autojuhtidega operatiivset suhtlemist. Kuid see süsteem on funktsionaalsuse poolest piiratud ega toeta täielikku integreerimist ERP-süsteemidega, mis raskendab meie ettevõtte protsesside automatiseerimist. See sobib paremini stsenaariumideks, kus oluline on kohene kommunikatsioon ja turvalisus, kuid mitte meie andmevahetuse automatiseerimise ja äriprotsesside integreerimise eesmärkidele [4]. Pärast erinevate lahenduste analüüsimist jõudsime järeldusele, et meie enda rakenduse loomine on Frammi jaoks kõige mõistlikum variant. Kuigi alternatiivsed lahendused pakuvad kasulikke logistika- ja kommunikatsioonifunktsioone, ei vasta need meie spetsiifilistele vajadustele. Peamine põhjus, miks me otsustasime kolmanda osapoole rakenduste kasutamise vastu, on see, et meil on sisemised ressursid oma toote arendamiseks. See toode integreeritakse täielikult ERP-süsteemiga ja kohandatakse meie 16 äriprotsessidele. See aitab meil vähendada kulusid ja lihtsustada tööprotsesse, pakkudes samas paindlikkust tulevaste täienduste jaoks. Meie valiku kasuks räägivad järgmised tegurid (Tabel 1): Finantsiline kasu – oma IT-osakonna olemasolu võimaldab meil arendada rakendust ilma lisakuludeta välistele teenustele ja tellimustele. Erinevalt valmis lahendustest, nagu Onfleet, mis nõuavad suuri igakuiseid makseid, välistab oma lahendus pideva platvormide kasutamise tasude vajaduse. See aitab kulusid vähendada ja vahendeid teistesse prioriteetsetesse valdkondadesse reinvesteerida. Integreerimine ERP-süsteemiga – üheks suurimaks eeliseks on meie lahenduse täielik integreerimine ERP-süsteemiga. Kõik andmed salvestatakse ja edastatakse läbi ühe andmebaasi, mis tagab kiire ja täpse teabevahetuse ostuspetsialistide ja autojuhtide vahel. Valmis lahendused, nagu Onfleet või Voxer, vajavad täiendavaid seadistusi ja integreerimisi, mis võivad suurendada kulusid ja viia projekti elluviimise hilinemiseni. Paindlikkus ja skaleeritavus – oma toote arendamine võimaldab meil kohandada rakendust vastavalt meie praegustele ja tulevastele äriprotsessidele. Saame kiiresti teha muudatusi, täiustada funktsionaalsust ja lisada uusi võimalusi vastavalt vajadusele, mida valmis lahendustega on keeruline saavutada. Näiteks Onfleet pakub fikseeritud funktsioonide komplekti, mis ei pruugi kõigile meie vajadustele vastata. Töötajate usalduspoliitika – erinevalt valmislahendustest, mis eeldavad autojuhtide reaalajas jälgimist, vastab meie rakendus ettevõtte usalduspõhisele poliitikale. Saame teavet ainult siis, kui autojuht märgib kauba kohaletoimetamise. Probleemide või viivituste korral saadab süsteem automaatse teate e-posti teel. Valmis lahendused võivad lisada protsessidesse keerukust mittevajalike jälgimisfunktsioonide kaudu, mis ei vasta meie ettevõtte kultuurile. Andmete kontroll – kolmandate osapoolte rakenduste kasutamisel salvestatakse andmed välistele serveritele, mis suurendab lekete või turbeprobleemide riski. Oma lahenduse arendamine annab meile täieliku kontrolli andmete üle, hoides neid meie enda serverites ja tagades nende turvalisuse. Sõltumatus väliste teenusepakkujate suhtes – valmis lahenduste kasutamisel sõltub ettevõte välistest teenustest tugiteenuste, uuenduste ja võimalike tehniliste rikete osas. Oma rakenduse arendamine vabastab meid sellest sõltuvusest, mis muudab äriprotsessid usaldusväärsemaks ja prognoositavamaks. Ainulaadne funktsionaalsus – valmis rakendused pakuvad standardiseeritud 17 funktsioone, mis ei pruugi alati sobida meie ettevõtte unikaalsete vajadustega. Oma arendus võimaldab luua just need tööriistad ja funktsioonid, mida meie süsteem vajab. 4.3 Integreerimine ettevõtte ERP-süsteemiga andmete sünkroonimiseks ERP (Enterprise Resource Planning) on terviklik süsteem, mis ühendab kõik ettevõtte peamised äriprotsessid ühte andmebaasi. See talletab teavet alates tarnijatest ja klientidest kuni varude haldamise, finantside ja müügini. ERP toimib tsentraliseeritud andmehoidlana, mis võimaldab erinevatel osakondadel töötada ajakohaste andmetega, vältides andmete dubleerimist või eraldiseisvate süsteemide kasutamist. ERP-süsteem toetab andmevahetust selliste moodulite vahel nagu hanked, logistika ja finantsid ning aitab protsesse automatiseerida[5]. Vajalikud väljad ERP-rakenduse jaoks ERP-süsteemis salvestatakse võtmeandmed, mis tuleb edastada mobiilirakendusse, et autojuht saaks tellimusi edukalt täita. Need andmed hõlmavad: • Number – tellimuse unikaalne identifikaator ettevõttes. • Tähtaeg – kuupäev, milleks tellimus peab olema kohale toimetatud. • Kellaeg – kui tegemist on kiireloomulise tellimusega, siis aeg, milleks see peab olema tarnitud. • Tarnija – teave kauba tarnija kohta. • Müügipunkt – tarnija aadress. • Toomise koht – konkreetne asukoht, kuhu kaup toimetatakse. • Kontakt – kontaktandmed, et võtta ühendust ostuspetsialistiga. • Toode nimetus – tarnitava kauba nimetus. • Toode kirjeldus – kauba lühikirjeldus. • Toode kogus – kaubaühikute kogus. • Fail – kõik kaasnevad dokumendid (Tabel 2). 18 Tabel 2. Andmed rakenduse jaoks, mida autojuhid kasutavad tarneprotsessi haldamiseks Need andmed on kriitilise tähtsusega rakenduse jaoks, mida juhid kasutavad tarneprotsessi haldamiseks. Ilma nendele andmetele juurdepääsuta ei suuda autojuht tõhusalt tellimust hallata, mis võib põhjustada viivitusi või tarne ebaõnnestumist. Näiteks, kui puudub täpne teave tarneaadressi või kontakti kohta, võib see tarneprotsessi raskendada, ja ilma kauba koguse ning omaduste märkimiseta ei saa autojuht tellimuse korrektsust kauba vastuvõtmisel kontrollida. 4.4 Tellimuse täitmise protsess Autojuht saab rakenduse kaudu kogu vajaliku teabe tellimuse kohta ERP-süsteemist. See sisaldab teavet kauba, selle koguse, tarneaadressi ja -aja kohta ning samuti kontaktandmeid suhtlemiseks. Tabel 3. Staatuse nuppud Pärast tarnimise lõpetamist või probleemide ilmnemist uuendab autojuht tellimuse staatust rakenduses: • Kui tаrne on edukalt lõpetatud, vajutab autojuht rohelist nuppu, mis muudab ERP- süsteemis tellimuse staatuse automaatselt "tellitud" (tellitud) olekust "tarnitud" (tarnitud) olekuks (Joonis 7). Joonis 7. Staatuse muutmine 19 • Kui tarnimisega tekib probleeme, vajutab autojuht punast nuppu, mille järel tal palutakse valida üks mitmest võimalusest (Joonis 8): Joonis 8. Tagasilükkamise põhjus Kui: • Autojuht ei jõudnud - sel juhul jääb tellimus täitmata ja lükatakse automaatselt teisele päevale. Ostuspetsialistile saadetakse e-kiri teatega, et tarnimine ei toimunud ja juhile määratakse ülesanne uuesti järgmiseks kuupäevaks. • Muu põhjus - muu probleem, mille tõttu tarnimist ei õnnestunud lõpetada. Näiteks ei saanud klient kaupa vastu võtta. Sellisel juhul jääb tellimus samuti täitmata ja ostuspetsialistile saadetakse teavituskiri. Seejärel alustan probleemi lahendamisega, mille pärast tagastatakse tellimus autojuhile kordustarnimiseks. 4.5 Riskimaatriks (Klassikaline meetod) Joonis 9. Riskimaatriksi näide 20 Tabel 4. Riskimaatriksi analüüs 21 Kolme kõige kriitilisema riski vähendamiseks esitan järgmised soovitused (Tabel 4): Kauba puudumine laos (Risk: 40): Kehtestada minimaalne lubatud laovaru tase. Sõlmida lepingud alternatiivsete tarnijatega, et vajadusel kiirelt asendada puuduv kaup. Viivitused ummikute või ilmastikutingimuste tõttu (Risk: 35): Kasutada GPS-süsteeme liikluse analüüsimiseks ja varuteede koostamiseks. Võtta logistikaoperatsioonide planeerimisel arvesse ilmastikutingimusi. Side - või internetiprobleemid (Risk: 28): Investeerida usaldusväärsetesse telekommunikatsioonisüsteemidesse. Paigaldada varuseadmed, et tagada katkematu side. Korraldada regulaarseid seadmete ja sidevõrkude testimisi [6]. 4.6 Mobiilirakenduse disain Töötasin välja kaks rakenduse disainivarianti, et näidata, kuidas need võiksid välja näha. Mõlemas variandis arvestasin kõiki vajalikke välju ja elemente, et kasutajaliides oleks intuitiivne ja funktsionaalne. Väljad ja struktuur olid eelnevalt juhtidega kooskõlastatud, mistõttu on disaini lisatud ainult need elemendid, mis on tõesti vajalikud. Joonis 10. Rakendusfunktsioonide järjestus 22 Esimene variant on kujundatud tumedates värvitoonides ning omab lakoonilisemat ja vaoshoitumat ilmet (Joonis 11). See disain osutus kasutajatele kõige mugavamaks, mistõttu valiti see põhiliseks versiooniks ning jätkasin tööd selle kallal. Tume taust tõstab esile sisu, rõhutades olulisi elemente kontrastsete värvidega, mis võimaldab kasutajatel rakenduses hõlpsalt orienteeruda. Teise minu pakutud variandi leiate lisadest. Tumedas kujunduses on esitatud järgmised elemendid (Joonis 11).: • Ülemine paneel – sisaldab menüüikooni vasakul ja ettevõtte "FRAMM" logo paremal. Logo suurendab brändi tuntust ja tugevdab kasutaja sidet rakendusega. • Pealkiri "Aktiivsed tellimused" tähistab rakenduse praegust jaotist, võimaldades kasutajatel kohe mõista, millises osas nad asuvad. Pealkirja all on tellimuste loetelu koos üksikasjaliku teabega. Iga tellimus kuvatakse blokina, kus on näha tellimuse number, ettevõtte nimi ja aadress. • Vasakul asub kuupäeva filtriikoon. See element võimaldab kasutajatel tellimusi kuupäeva järgi filtreerida, et näha ainult aktuaalseid tellimusi. Kujunduse projekteerimiseks kasutasin tarkvara Canva [7]. Samm 1: Punase värviga kuvatаvad tellimused on kiireloomulised ja eelisjärjekorras. Tähistatud on aeg, milleks kаup peab olema laos. Muud tellimused, mis ei ole kiireloomulised, kuvatakse mustal taustal valge tekstiga. Igaüks sisaldab: Tellimuse number, ettevõtte nimi ja aadress - see teave aitab kasutajal sihtkohta kohe tuvastada (Joonis 11). 2. samm: Kogu teave on rühmitatud plokkidesse, mis hõlbustab vajalike andmete leidmist. Järgnevalt on näidatud sama rakenduse kasutajaliides pärast seda, kui kasutaja on avanud ühe tellimuse üksikasjaliku teabe vaatamiseks (Joonis 11). 23 Ekraani ülemises paanis kuvatakse tellimuse number ja selle ettevõtte nimi, millele tellimus kuulub. See pealkiri aitab kasutajal kiiresti kindlaks teha, millist tellimust ta vaatab. „ÜLDINFO“ sektsioon - näitab tellimuse üldisi üksikasju: Asukoha aadress, kuupäev ja kellaaeg, aadress, kuhu tellimus toimetatakse, ning tellimuse teinud isiku kontaktisik. 3. samm: Pärast nupu „Toode“ avamist kuvatakse ekraanil tooteinfo. Selles jaotises kuvatakse selliseid andmeid nagu toote nimi, kirjeldus ja kogus (Joonis 11). Joonis 11. Disaini ettevalmistamine 4. samm: punkt „PDF / Kinnituse number“ kuvab PDF-dokumendi, mis kinnitab tarnijalt tehtud ostu. Dokument sisaldab olulisi andmeid: ettevõtte nimi, toote kirjeldus, kogus, ostukuupäev ja hind. 5. samm: Kasutajaliidese allosas on nupud tellimuse tühistamiseks („Tagasilükkamine“) või lõpetamiseks („Lõpetamine“) ning kõne- ja sõnumifunktsioonid kiireks suhtlemiseks ostuspetsialistiga (Joonis 12). Kui tellimust ei saa kätte, ilmub see pilt punase nupu vajutamisel. Pildil kuvatakse hüpikaken pealkirjaga „Valige tagasilükkamise põhjus“(Joonis 12). 24 Kasutaja näeb kaks võimalust põhjuse valimiseks: „Autojuht ei jõudnud“ või „Muu“ . Aken on mõeldud selleks, et märkida põhjus, miks tellimust ei ole vastu võetud, et tagada läbipaistvus ja täpsus tellimuse töötlemisel. See klõps tekitab kohe kirja ostuspetsialistile Juhul kui tellimus on kätte võetud, siis rohelisele nupule klõpsates näeme hüpikakent pealkirjaga „Lõpeta vedu“ (Joonis 12). Aknas on kaks nuppu. See hüpikaken on täiendavaks kinnituseks, et vältida kogemata vajutamist ja tagada, et autojuht tõe poolest lõpetab tarne. Joonis 12. Disaini projekteerimine 25 5. VALMIS RAKENDUSE KUJUNDUS Uuendatud kasutajaliidese kujunduses lihtsustati tööd täiendavate funktsionaalsete nuppude lisamisega. Dokumendi sektsioonis hoitakse nüüd tellimuse faile või pakkumisi, mida ostuspetsialist tarnijatelt taotleb. Kaust „Saada meediat“ sisaldab tarnijatelt saadud dokumente, samuti saab autojuht siia probleemide korral üles laadida fotosid (Joonis 13). Samuti on lisatud kommentaaride lisamise nupp, et lihtsustada võimalike probleemide lahendamist. Helistamise nuppu on ümber kujundatud ja see on nüüd teistsuguse väljanägemisega (Joonis 13). Viimane pilt on näide kirjast, mille ostuspetsialist saab juhul, kui kaup on mingil põhjusel jäänud tarnimata (Joonis 14). Joonis 13. Valmis rakenduse fotod 26 Joonis 14. Valmis rakenduse funktsioonid 5.1 Ajavõrdlus koos ja ilma rakendusega Uus rakendus ühe tellimuse täitmisele kuluvat aega märkimisväärselt kokku hoida. Kui kõik protsessid kulgevad korrektselt, on aja kokkuhoid 22,5 minutit (68,25 min → 45,75 min) ja vigade ilmnemisel isegi 30,25 minutit (85 min → 54,75 min). Uus lähenemisviis kiirendab ülesannete täitmist ning muudab protsessi vastupidavamaks riketele. Ostuspetsialisti ja autojuhi töö etappide optimeerimine ja automatiseerimine välistab liigsed viivitused, lihtsustab vigade kõrvaldamist ja parandab oluliselt üldist efektiivsust (Joonis 15). 27 Joonis 15. Vooanalüüs 68,25 45,75 85,00 54,75 0,00 10,00 20,00 30,00 40,00 50,00 60,00 70,00 80,00 90,00 AS IS TO BE Ajavõrdlus ilma ja koos rakendusega PROBLEEMITA PROBLEEMIGA 28 KOKKUVÕTE Diplomitöö raames läbiviidud uuring ja digitaalsete lahenduste rakendamine on suunatud AS Frammi ostuspetsialistide ja autojuhtide vahelise koostööprotsessi digitaliseerimisele. Läbiviidud analüüs praeguse olukorra (AS-IS) kohta näitas, et kuigi olemasolev süsteem toimib, esineb sellel tõsiseid puudusi, mis oluliselt vähendavad selle efektiivsust. Peamiste probleemide hulka kuuluvad liigne käsitsi tehtavate toimingute hulk, tellimuste täitmise pikk kestus, suur vigade tõenäosus ja protsesside piiratud läbipaistvus. Kõik see takistab ülesannete kiiret täitmist ja suurendab töötajate koormust. Uuringu üheks peamiseks eesmärgiks oli pakkuda välja ja põhjendada kaasaegsem lähenemisviis protsesside juhtimisele digitaliseerimise kaudu, sealhulgas oma mobiilirakenduse arendamine ja rakendamine. Pakutud lahenduse põhieesmärk on ostuspetsialistide ja autojuhtide vahelise koostöö oluliste etappide automatiseerimine, uue tööriista integreerimine ettevõtte ERP-süsteemiga ning andmevahetuse reaalajas võimaldamine. Läbiviidud analüüs näitas, et selline lähenemisviis mitte ainult ei lahenda olemasolevaid probleeme, vaid avab ka olulisi arenguvõimalusi ettevõtte tulevikuks. Võrdlev analüüs praeguse (AS-IS) ja pakutava (TO-BE) protsessi vahel tõi esile digitaalsete lahenduste olulised eelised: Praeguses süsteemis võtab ühe tellimuse täitmine aega 68,25 minutit, kui kõik töötab õigesti, ja kuni 85 minutit vigade korral. Automatiseerimise abil väheneb see näitaja vastavalt 45,75 minutile ja 54,75 minutile. See saavutatakse tänu automaatsele andmevahetusele, marsruutimise lihtsustamisele ja liigsete toimingute kõrvaldamisele. Automatiseeritud süsteemi rakendamine minimeerib inimfaktorist tingitud vigu, mis aitab vältida andmeedastuse ja muude toimingute vigu. See on eriti oluline suurte tellimuste mahtude korral, kus iga viga võib põhjustada olulisi viivitusi. Uus süsteem võimaldab reaalajas jälgida tellimuste staatust ja teavitada kiiresti võimalike probleemide ilmnemisel. See parandab protsessi osapoolte koordineerimist ja võimaldab kiiret otsustamist. Rutiinsete ülesannete automatiseerimine vabastab ostuspetsialistide ja autojuhtide aega, võimaldades neil keskenduda keerukamatele ja prioriteetsematele ülesannetele. See mitte ainult ei suurenda tootlikkust, vaid parandab ka töötajate üldist rahulolu. Töö rõhutab ka vajadust säilitada tasakaal protsesside automatiseerimise ja töötajate vahelise usalduse hoidmise vahel. Pakutud rakendus on kooskõlas ettevõtte poliitikaga, vältides liigset kontrolli ja säilitades läbipaistvuse ja usalduse elemendid. 29 Pikaajalises perspektiivis loob mobiilirakenduse kasutuselevõtt aluse ettevõtte äriprotsesside edasiseks digitaliseerimiseks. See lahendus võimaldab kohaneda muutuva turuolukorraga, parandada klienditeeninduse kvaliteeti ja vähendada tegevuskulusid. Veelgi enam, uus lähenemisviis aitab tugevdada ettevõtte kultuuri, suurendades töötajate kaasatust ja rahulolu tööprotsessidega. Läbiviidud uuring tõestab, et ettevõtte sisemiste protsesside digitaliseerimine on mitte ainult loogiline samm, vaid ka strateegiliselt vajalik otsus kaasaegses majanduses. Mobiilirakenduse kasutuselevõtt avab AS Frammi jaoks olulisi võimalusi, sealhulgas efektiivsuse suurendamine, kulude vähendamine ja konkurentsivõime tõstmine. Seega saab pakutud lahendus oluliseks tööriistaks ettevõtte pikaajaliste eesmärkide saavutamisel ja positsioonide tugevdamisel turul. 30 SUMMARY This research has developed and implemented solutions which can assist AS Framm when working with purchasing agents and drivers. The current system in place, despite its weaknesses, does manage to deliver results time and time again. The significant drawbacks are the excessive amounts of manual processes, the high lead time for order completion, errors of high margin of occurrence and non-ideal visibility of operations. This, in turn, increases the workload on employees and slows down operations. One of the main objectives of the study was to propose and justify a more modern approach to process management through digitisation, including the development and implementation of a dedicated mobile application. The principal aim of the offered solution is to streamline the manual processes involved between purchasing agents and drivers, adapt the application to the Company’s ERP system and facilitate data transfer across the systems without a time lag. Importantly, the study demonstrated that not only this approach addresses the present concerns, but it also presents large growth potentials for the company in the future. A comparative analysis between the current process (AS-IS) and the proposed process (TO-BE) highlighted the significant advantages of digital solutions: In the current system, it takes 68.25 minutes to fill an order if everything works correctly, and up to 85 minutes if there are errors. With automation, this will be reduced to 45.75 minutes and 54.75 minutes respectively. This is achieved through automated data exchange, simplified routing and the elimination of redundant operations. The implementation of an automated system minimises human error, which helps to avoid errors in data transmission and other operations. This is particularly important for large order volumes where any error can cause significant delays. The new system will allow real-time monitoring of the status of orders and rapid notification of any problems. This improves coordination between the parties involved in the process and allows for rapid decision-making. The automation of routine tasks frees up time for purchasing specialists and drivers, allowing them to focus on more complex and high-priority tasks. This not only increases productivity, but also improves overall employee satisfaction. The work also stresses the need to maintain a balance between automating processes and 31 maintaining trust between employees. The proposed implementation is in line with company policy, avoiding excessive control and maintaining elements of transparency and trust. In the long term, the introduction of a mobile application will create the basis for further digitalisation of the company's business processes. This solution will allow to adapt to the changing market situation, improve the quality of customer service and reduce operational costs. Moreover, the new approach will help to reinforce the corporate culture by increasing employee engagement and satisfaction with work processes. The study proves that digitising a company's internal processes is not only a logical step but also a strategically necessary decision in the modern economy. The introduction of a mobile application opens up significant opportunities for AS Framm, including increasing efficiency, reducing costs and increasing competitiveness. Thus, the proposed solution will become an important tool for achieving the company's long-term goals and strengthening its position in the market. 32 VIIDATUD ALLIKAD [1] Frammi ettevõtte veebileht. [Online]. Available at: https://framm.ee [2] M. Dumas, M. La Rosa, J. Mendiling, ja Hajo. A. Reijers, „Fundamentals of Business Process Management“, [Online]. Available at: https://repository.dinus.ac.id/docs/ajar/Fundamentals_of_Business_Process_Manage ment_1.pdf [3] F. Fornari, A. Polini, ja M. La Rosa, „Checking Business Process Correctness in Apromore“, [Online]. Available at: https://link.springer.com/chapter/10.1007/978-3- 319-92901-9_11 [4] Игорь Бунимович, Г. Васильев, ja А. Тузиков, „Логистические системы мониторинга цепей поставок“, [Online]. Available at: https://moodle.kstu.ru/mod/book/view.php?id=15044 [5] P. Barton, „Enterprise Resource Planning“. [Online]. Available at: http://www.umsl.edu/~sauterv/analysis/488_f01_papers/Barton.doc [6] K. Ahlén, E. Benjaminsson, ja J. Hedegard, „Improving the Order Receiving Process: Case Study: Ekmans AB“. [Online]. Available at: https://www.diva- portal.org/smash/get/diva2:332041/FULLTEXT01.pdf [7] S. Iiham, E. Vázquez-Cano, ja L. Novita, „Use of Canva Application as A Learning Media“. [Online]. Available at: https://www.neliti.com/publications/409068/use-of- canva-application-as-a-learning-media. 33 Lisa 1. Tume disaini variant 34 Lisa 2. Hele disaini variant