Sirvides Autor "Lillmaa-Niklus, Oivi" järgi

Näitamisel1 - 1 1-st
  • Pisipilt
    NimetusPiiratud juurdepääs
    AS Eesti Post elektroonlise dokumendihaldussüsteemi töövoogude kaardistamine ja analüüs
    (Tallinna Tehnikakõrgkool, 2020) Lillmaa-Niklus, Oivi; Rebane, Meelis
    Tänasel infoajastul on oluliseks osaks organisatsiooni väärtuseks inimressursi kõrvale tõusnud informatsioon. Kvaliteetsete otsuste tegemiseks on järjest vajalikum olulise info kiire kättesaamine. Infohaldus aitab tõsta organisatsiooni tõhusust, vähendada kulusid ning riske, parendada teenuste ning toodete kvaliteeti ning luua konkurentsieelist. Dokumendihaldus on infohalduse üks oluline osa. Klassikalises tähenduses tegeleb dokumendihaldus organisatsiooni jaoks vajalike teavikute ja dokumentide kogumisega, mille järel omandavad need passiivse seisundi. Elektrooniline dokumendihaldussüsteem on tänapäeval palju enamat kui dokumentide elektrooniline kataloog. Dokumendihaldussüsteem võimaldab dokumentide ja sisu kogumist, töövooge, dokumentide hoidlaid, väljund- ja teabeotsingusüsteeme. Samuti protsesse dokumentide jälgimiseks, säilitamiseks ja kontrollimiseks. Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi poolt 2014 aastal antud Eesti dokumendihalduse korraldust ja eripärasid kirjeldav juhis (MoReq2 „nullpeatükk“) on aegunud. Kahjuks on samuti aegunud dokumendihaldussüsteemide näidis- ja miinimumnõuete juhised, mis on soovitavad ka eraettevõtetele. Omniva digitaalse dokumendihalduse osakaal on aastate jooksul tõusnud, mistõttu omab järjest rohkem tähtsust, et ettevõttes kasutusel olev dokumendi- ja infohaldustarkvara Open Text Content Server kataks ettevõtte vajadused. Content Server ühendab endas teadmus- ning dokumendihalduseks vajalikke töövahendeid, selle tarkvara koosneb standardfunktsionaalsuse kogumist ning enam kui 30 lisamoodulist. Kui suurt osa Content Serveri võimekusest ettevõte kasutab, sõltub konkreetsest ettevõttest. Omniva kasutab Content Serveri paindlike töövoogude loomise võimalust, millele autor käesolevas töös keskendus. Käesoleva lõputöö peamine eesmärk kaardistada ja analüüsida rahvusvahelise logistikaettevõtte Omniva elektroonilise dokumendihaldussüsteemi töövood ning teha parendusettepanekud töövoogude optimeerimiseks said täidetud. Lõputöös on kajastatud töövoogude tuvastamise ja modelleerimise teooriat. Töö autor kaardistas tänased elektroonilise dokumendihaldussüsteemi töövood kahe eraldi vaatena, AS-IS vaade ja TO-BE vaade, tõi välja AS-IS töövoogude kitsaskohad ning võimalikud parendusettepanekud. Lõputöös kasutas autor lisaks erinevatele allikatele enda teadmisi ja kogemusi, mis on omandatud ettevõttes töötades. Kaardistatud töövoogude peamisteks puudusteks olid puuduvad sammud ehk süsteem ei saada täna kõikide töövoo funktsioonide korral kasutajale vajalikku teavitust. Täiendatud tegevustega töövood loovad töövoogude täitmiseks parendatud tingimused, muutudes kasutajasõbralikumaks nii töövoo algataja kui töövoo täitja suhtes.