Sirvides Autor "Luht, Kai-Agathe" järgi

Näitamisel1 - 1 1-st
  • Pisipilt
    NimetusAvatud juurdepääs
    Teabehalduse korralduse analüüs tootmisettevõttes Estonian Plywood AS
    (Tallinna Tehnikakõrgkool, 2023-05-04) Luht, Kai-Agathe; Murulaid, Tiia
    Teabehaldus on oluline igas organisatsioonis, aitamaks leida kiiresti vajaminevat teavet. Reguleeritud teabehalduse või juhendite puudumise tagajärjeks on dokumenteeritud teabe kättesaadavuse ja uute dokumentide loomise ajamahukus. Organisatsiooni tegevuste tõendamist, kasutajate töö tõhustamist ja kontrollimist ning kiirendamist parendatakse reguleeritud juhendite abil. Teabehalduse tegevusega tagatakse ettevõtte eesmärkide saavutamine läbi teabe haldamise, jagamise ja vahetamisega kõikides ettevõtte infosüsteemides ja andmekogudes. Teabehalduse alategevused on dokumendi- ja andmehaldus, sisuhaldus sise-ja välisveebis ning teabele juurdepääsu ja teabe kaitse korraldamine. Teabehaldus hõlmab eelkõige dokumendihaldust, sealhulgas dokumentide loomist, säilitamist, haldamist ja õigeaegset hävitamist. Kui riigiasutuste teabehalduse korda reguleerib Vabariigi Valitsuse kehtestatud määrus „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“, siis eraettevõtted peavad lähtuma enda vajadustest ja eesmärkidest, näiteks on asutuse teabehalduse korraldamise kohustus ettevõtetel, kes juhinduvad standardist EVS-EN ISO 9001:2015. Lõputöö teema on „Teabehalduse korralduse analüüs tootmisettevõttes Estonian Plywood AS“. Lõputöös uuritav tootmisettevõte Estonian Plywood AS juhindub kvaliteedijuhtimissüsteemi ISO 9001:2015 aluspõhimõtetest, milles nõutud dokumenteeritud teabe ohjamine toimub nii, et tagatakse selle kaitstus ja kättesaadavus kindlas kohas vajaliku ajal. Lõputöö eesmärk on analüüsida teabehalduse korraldusega seotud tegevusi tootmisettevõttes, et teha ettepanekuid teabehalduse korraldamiseks ja reguleerimiseks vastavalt ettevõtte tegelikele vajadustele ning õigusaktidest tulenevatele nõuetele. Eesmärgi täitmiseks anti ülevaade õigusaktidest ja erialasest kirjandusest tulenevatest nõuetest teabehalduse korraldamisele, valiti sobiv metoodika empiirilise uuringu läbiviimiseks, analüüsiti ettevõtte teabehaldust reguleerivaid dokumente, et viia need kooskõlla kehtivate õigusaktidega kaardistati teabehalduse korraldamisega seotud tegevused ettevõttes, et vähendada teabe dubleerimist ja toodi välja ettevõtte infosüsteemide roll teabehalduse korraldamisel, et teha ettepanekud ettevõtte teabehalduse süstematiseerimiseks. Uuringu lähenemisviis oli deduktiivne ja kogutud andmete tüübid olid esmased, sest neid koguti käesoleva uuringu jaoks. Esmaste andmete kogumisel kasutati kvalitatiivset andmekogumismeetodit. Uurimisstrateegia oli kaardistusuuring. Kvalitatiivse uuringu läbiviimiseks viidi läbi organisatsiooni teabehaldus reguleerivate dokumentide ning infosüsteemide vaatlus, samuti dokumendihalduse protsessi vaatlus ja seejärel poolstruktureeritud intervjuu. Ettevõtte teabehalduse korraldust reguleerib standard EVS-EN ISO 9001:2015, mille alusel on koostatud „Juhtimissüsteemi käsiraamat“. Lisaks lähtub ettevõte enda tegevuses näiteks töölepingu seadusest, raamatupidamise seadusest, võlaõiguse- ja äriseadusest ning isikuandmete kaitse seadusest ja tööohutuse ja töötervishoiu seadusest. Ettevõtte teabehaldust reguleerivad „Juhtimissüsteemi käsiraamatus“ peatükid „Teabevahetus“ ja „Dokumenteeritud teave“, „LEM Grupi failisüsteemi haldamise juhend“ ning „Estonian Plywood AS töökorralduse reeglites“ peatükk „Töötaja isikuandmete kogumine ja kaitse“. „Juhtimissüsteemi käsiraamat“ vastab üldiselt standardi nõuetele. Töötajate isikuandmete kaitse toimub vastavalt seadusele. Failisüsteemi haldamise juhend ei vasta eesmärgile ja vajab täiendamist. Ettevõttes on kasutusel järgmised infosüsteemid, milles andmeid ja dokumente hoitakse: elektrooniline dokumendihaldussüsteem Webdesktop, failisüsteem DOCU, majandustarkvara Dynamics 365, kvaliteediprogramm Q-System, hooldustarkvara Alldevice, tootmislahenduste tarkvara GlobalReader, läbipääsusüsteem CompuAccess, jaotusautomaatide süsteem Safety System. Analüüsi tulemustest lähtuvalt tegi autor muudatusettepanekud teabehaldust reguleerivate dokumentide osas, dubleerimise vähendamiseks ja teabehalduse süstematiseerimiseks. Teabehaldust reguleerivates dokumentides peab täpsustama kasutavad tarkvarad ja infosüsteemid. Samuti peab täpsustama konkreetselt, mis dokumente vastavalt seadusele säilitatakse. Dokumendihalduse juhendit peab täiendama elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutusjuhendiga ja arhiveerimise korraga, sealhulgas e-kirjade säilitamise põhimõtetega. Ettevõtte loetletavatele ja säilitatavatele dokumentidele ülevaate saamise lihtsustab dokumentide loetelu koostamine. Teabe dubleerimine toimub peamiselt failisüsteemis ja elektroonilises dokumendihaldussüsteemis dokumentide säilitamise osas, mille hoiab ära säilitamise asukoha reguleerimine. Dubleerimine toimub ka kvaliteedisüsteemi Q-System ja tootmislahenduste tarkvara GlobalReader vahel, sest nendest saadav teave on sarnane. EDHS-is Webdesktop-sisese allkirjastamise võimaluse kasutamine hoiab ära failide topelt salvestamise. Ettevõte peab välja selgitama võimalikud teenusepakkujad läbipääsusüsteemide osas luues liidestuse ka majandustarkvara ja Exceliga. Samuti peab looma liidestuse majandustarkvara ja Exceli vahel. Müügiosakond peab kasutusele võtma tahvelarvuti, et saatelehe allkirjastamine toimuks autojuhil digitaalselt.