Sirvides Autor "Tomingas, Aurielija" järgi

Näitamisel1 - 1 1-st
  • Pisipilt
    NimetusPiiratud juurdepääs
    Dokumentide loomise ja haldamise tegevused Sotsiaalkindlustusametis
    (Tallinna Tehnikakõrgkool, 2021-05-05) Tomingas, Aurielija; Murulaid, Tiia
    Dokumendihalduse valdkonda reguleerivad mitmed õigusnormid, millel ei ole ühte kindlat õigusnormi, millest lähtuda. Põhiline regulatsioon on leitav TKTA määrusest, mis ei anna kindlaid juhiseid valdkonna korraldamiseks. Asutusi suunatakse eelistama andmete vahetamist dokumendivahetusele ja elektroonilisi dokumente paberdokumentidele, aga ka vähendama teabe dubleerimist ning mitte koguma ega alal hoidma mittevajalikku ja aegunud teavet (Vabariigi Valitsuse määruse „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“ eelnõu seletuskiri, 2017, lk 3). Teabe- ja dokumendihaldus ei oma väärtust iseseisvana, vaid on alati seotud teenuste ja protsessidega, nende haldamise ning arendamisega (Vabariigi Valitsuse määruse „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“ eelnõu seletuskiri, 2017, lk 4). Iga asutus kogub informatsiooni ja tegutsemise käigus luuakse dokumente ning kogutakse andmeid. Kvaliteetne dokumendihaldus ei aita ainult dokumente kaitsta vaid suurendab organisatsiooni töö efektiivsust. Töö dokumentidega on universaalne ja ei sõltu organisatsioonist, vajadus dokumente hallata on kõigil asutustel ja see tuleneb dokumendi omadustest, mitte organisatsiooni tüübist. Asutuse dokumendid peavad olema loodud korrektselt ning ühtsete põhimõtete järgi, olema vastavuses konkreetse dokumendiliigi vorminguga. Selle kõige tagamiseks tuleb asutusel kehtestada dokumentide vorminõuded. Samuti tuleb organisatsioonis reguleerida e-kirjade haldamist ja vormistamist. Jõudsalt liigutakse selles suunas, et organisatsioonile oluline informatsioon on digitaalsetes andmekogudes, mitte enam ainult EDHSi. Praeguses inforohkes ja digitaalses maailmas vajab iga asutus kirjalikke juhendeid, et korraldada organisatsiooni dokumendihalduse tööd, et oskuslikult hallata suurel hulgal andmeid ja dokumente. Dokumendihalduse juhendi koostamisel tuleb asutusel lähtuda, et töötajad saaksid vastused küsimustele kes, mida, millal ja kuidas asutuses dokumentidega teeb. Seega dokumendihalduse regulatsioonides tuleb kirjeldada kõiki dokumentidega tehtavaid toiminguid nende elukäigu jooksul (Kukk, 2018, lk 70). Juhendis dokumendihalduse korraldamise ja kirjeldamise osas on otstarbekas aluseks võtta asutuse dokumentide liigitusskeem, mis oma olemuselt annab ülevaate asutuse põhiülesannete täitmisel tekkivast teabest, selle allikatest ja hoiukohtadest. Lõputöö teema oli „Dokumentide loomise ja haldamise tegevused Sotsiaalkindlustusametis“. Teema valikul lähtus autor, et SKA on avalikke teenuseid osutav organisatsioon, kes peab lähtuma oma teabe ja dokumentide haldamisel TKTA määrusest ja kaasas käima riigis toimuvate arengutega ning reformidega. SKA põhifunktsioon on teenuste osutamine, kuid selle juures on oluline tugifunktsioon 41 teabe- ja dokumendihaldusel. SKAs teevad valdavalt kõik valdkonna spetsialistid dokumendihalduse toiminguid. Kuid paljudel töötajatel ei ole selles valdkonnas põhjalikke teadmisi ega oskuseid. Neil tuleb arvestada, et asutuses on kasutusel mitmeid andmebaase, peale EDHSi, kus hoiustataks andmeid, dokumente ja muud informatsiooni. Siinjuures on oluline, et asutuses oleks juhend, mis annaks töötajatele ülevaate, kus ja kuidas teenusepõhiseid andmeid ja dokumente hoiustatakse. SKAs ei ole kasutusel ajakohast juhendit, mis reguleeriks teabe- kui dokumendihaldusega täpsemaid toimingud. Asutuses on olemas palju erinevaid juhendeid, kuid need ei ole enam ajakohased. Lähtudes uuest määrusest, mis asetab esikohale teenused ja nende hindamise ning kvaliteedi, siis dokumendihalduse korraldamisel on oluline, et SKAs oleks teenusepõhiste dokumentidega tegelemiseks põhjalik ja ajakohane juhendmaterjal, mis toetab ja loob kindluse ametnikel dokumendihalduse ja teenusepõhiste toimingutega tegelemiseks. Lõputöö eesmärk oli välja selgitada dokumendihalduse korraldus Sotsiaalkindlustusametis, et töötada välja juhend dokumentide loomiseks ja haldamiseks. Lõputöö uurimisstrateegiana kasutati kaardistusuuringut ja deduktiivset lähenemist. Andmete kogumiseks kasutati kvalitatiivset ja kvantitatiivset uurimisviisi. Uurimismeetodis kasutati teavet, mida arvuliselt väljendada ei olnud otstarbekas ning tulemused saadi järeldava statistika alusel ja intervjuuvastused esitati üldistatud kujul. Uuringu tulemustest selgus, et asutus vajab kirjalikku juhendit, mis kirjeldaks dokumendihalduse valdkonna täpsemaid põhimõtteid. Tõsta dokumendihalduse ja teenuste kvaliteeti ning muuta andmete kättesaadavus lihtsamaks. Autor koostas lõputöö raames SKAle dokumentide loomise ja haldamise juhendi, kus on kirjas dokumentide vormistamise nõuded, haldamise nõuded, teenusepõhiste dokumentide protsessitöövood ja Deltasse registreerimine ning andmeväljade täitmine. Samuti koondab juhend kokku kõik eelnevad erinevad juhendid, töökorraldused ja kokkulepped, mis tagab selle, et asutuses ei ole kaasajastamata juhendeid. Kogu vajalik ja ajakohane informatsioon on kõigile teenistujatele kättesaadav ühes juhendis. Lõputöö eesmärk ja seatud ülesanded said täidetud. Teoreetiliste andmete ja uuringu tulemuste põhjal koostas autor Sotsiaalkindlustusametile dokumentide loomise ja haldamise juhendi (Lisa 3).