Sirvides Autor "Jaanimets, Eveli" järgi

Näitamisel1 - 1 1-st
  • Pisipilt
    NimetusPiiratud juurdepääs
    Digilahenduste kasutamine raamatupidamises raamatupidamisbüroo Tinevex OÜ näitel
    (Tallinna Tehnikakõrgkool, 2022-05-05) Jaanimets, Eveli; Nukka, Ave
    Maailmas valitsev koroonakriis on päevakorda tõstnud erinevate digilahenduste kasutamise ja kaugtöö tegemise ning seda suures osa just finantsvaldkonna töötajate seas. Vaatamata erinevatele kasutatavatele raamatupidamisprogrammidele, on raamatupidajatel aga ka palju selliseid tööülesandeid, millega tuleb tegeleda programmiväliselt ning Eestis on väga palju neid, kes seda teevad suures osas veel käsitsi. Kuna varasemalt koostatud uuringust on selgunud, et suurel osal raamatupidajatest napib aega uurimaks erinevate tehnoloogiliste lahenduste rakendamise võimalusi oma töös, oli lõputöö käigus läbiviidav empiiriline uuring vajalik, selgitamaks välja raamatupidajate abistamiseks digilahenduste kasutamise võimalused, mis lihtsustaks nende tööd vähendades ajapuudust, muutes tööprotsessid võimalikult kiireks ning parandades nende kvaliteeti ja tulemuslikkust. Oma olemuselt on digilahendus mobiiliäpp, veebi - või tarkvaralahendus või ka teatud sorti riistvara, mis aitab inimestel lahendada ettetulevaid probleeme erinevates eluvaldkondades, lihtsustades igapäevatööd ning hoides kokku aega ja kulusid. Õigete digilahenduste valikuni nii raamatupidamises kui ka muudes protsessides viib ettevõtte probleemide ja vajaduste kaardistamine. Raamatupidamisprogrammi valides tuleks silmas pidada eelkõige raamatupidamise tööprotsesside maksimaalset automatiseerimise võimalikkust ning erinevate funktsioonide rohkust. Põhilised automatiseeritavad protsessid raamatupidamises on müügi-ja ostuarvetega seotud sisestused, pangatehingute kajastamine, palgaarvestus, laoarvestusega seonduv ning digiteeritud dokumentide arhiveerimine aga ka aruandlus ning finantsosakonna üldine töökorraldus. Raamatupidamise tööprotsessides lisatöö vältimiseks, aja kokkuhoiuks ning kulude vähendamiseks on võimalik kasutusel võtta mitmeid erinevaid lisaprogramme ning äppe, kasutada andmete sünkroonimist ja API- liidestusi, dokumentide digiteerimist ja e-arveldamist ning mitmeid pilvelahendusi erinevate dokumentide ja failide käsitlemisel. Eeliseid, mida annab ettevõttele digilahenduste kasutamine, on palju, ometigi võib öelda, et erinevad digilahendused loovad ettevõttele efektiivset lisandväärtust pigem siis, kui neid kasutades on küberhügieeni teemal koolitatud töötajate ning kompleksse seadmete ja internetiturvalisuse lahenduse näol tagatud ka piisav turvalisus. Lõputöö koostamisel läbiviidu empiirilise uuringu uurimisobjektiks oli kolme töötajaga raamatupidamisbüroo Tinevex OÜ, kes pakub raamatupidamisteenust aastast 2009. Kuna suurim osa pearaamatupidaja tööajast kulub klientide nõustamisele ning nende probleemide lahendamisel, on ülejäänud kohustused ning plaanitud tegevused kuhjunud ning ettevõttes valitseb pidev ajapuudus, mistõttu oli ka empiirilise uuringu läbiviimine vajalik. Uuring viidi läbi ajavahemikul 01.11.2021-21.12.2021, mil üheks andmekogumise meetodiks oleva osalusvaatluse käigus ettevõtte tööst ka osa võeti. Juhtumiuuringus kasutati deduktiivset lähenemisviisi, kus arutluskäik liigub üldiselt üksikule. Lisaks osalusvaatlusele, kus vaadeldi erinevaid tööprotsesse, kasutatavat raamatupidamisprogrammi ning ettevõttesiseseid dokumente, kasutati andmekogumiseks ka poolstrukrueeritud intervjuud pearaamatupidaja-ettevõtte juhiga. Kogutud andmete analüüsiks kasutati võrdlusmeetodit, kus võrreldi teoorias välja toodud digilahenduste kasutamise võimalusi ettevõttes kasutusel olevate lahendustega ja lahendustega, mida oleks seal veel võimalik kasutusele võtta. Saavutatud uurimistulemused on esitatud sõnalise tekstina, mida täiendavad joonised, milleks on ekraanitõmmised ettevõttes kasutatavast raamatupidamisprogrammist ning seal leiduvatest juhenditest. Uuringu tulemustest selgus, et ettevõtte digilahenduste ja automatiseerituse tase ostu- ja müügiarveid ning pangatehinguid puudutavates tööprotsessides võiks olla oluliselt suurem ning kasutamata on mitmed teoreetilises osas pakutavad võimalused, mis tõstaksid märkimisväärselt ettevõtte töö ja äritegevuse tulemuslikkust. Palgaarvestuses ja aruandluses on enamik teoorias pakutavatest võimalustest siiski kasutusele võetud ning kuigi neid ei rakendata kõigi klientide puhul, on nimetatud tööprotsesside automatiseerituse tase siiski hea. Infovahetus ning üldine töökorraldus on ettevõttes veidi konarlik ja läbimõtlemata ning selle tõhustamiseks saaks kasutusel võtta samuti mitmeid seni veel kasutamata digilahendusi. Ettevõttes valitseb ka suur turvarisk, kuna kõiki andmed hoitakse varundamata kasutatavates seadmetes, millel on vaid tasuta viirusetõrje ning vajalik kaitse puudub ka internetile. Uuringu tulemusi analüüsides jõuti järeldusele, et: • ettevõttes valitseb pidev ajapuudus, kuna paljud kliendid esitavad kuludokumente paberil, topelt, ettenähtud tähtajast hiljem ja puudulikult, mistõttu tehakse ettevõttes palju lisatööd ning töökoormus on jaotunud ebaühtlaselt, • olulist ajakulu ning erinevaid muid lisakulusid tekitab ka klientidele kogu raamatupidamisteenuse osutamine paberil, • suurt ajakulu ning vigade teket töös põhjustab dokumentide käsitsi sisestamine, • töö üldist tulemuslikkust vähendab asjaolu, et erinevate tööprotsesside juures ning ettevõtte üldises töökorralduses on kasutamata paljud automatiseerimise ja digitaliseerimise võimalused, • varitseb oht andmete lekkeks ning nendest ilma jäämiseks, sest kasutatavate seadmete ja internetiühenduse turvalisus ettevõttes on madal ning andmeid ei varundata. Lähtudes uuringu eesmärgist, tehti ettevõtte töö tulemuslikumaks muutmise võimaldamiseks järgnevad ettepanekud: • minna täielikult üle paberivabale raamatupidamisele, • võtta kasutusele arvete ja tšekkide digiteerimiseks mõeldud äpp CostPocket, • suurendada automatiseeritud tööprotsesse, • kvaliteetsema ja kiirema teenuse pakkumiseks taotleda juurdepääsud klientide pankadesse peale pearaamatupidaja ka teistele töötajatele, • info parema ja kiirema liikumise ning ettevõttesiseses töökorralduses segaduste vältimiseks võtta kasutusele pilvepõhine failide ning kalendri jagamise lahendus, • turvalisema töökeskkonna ja andmetöötluse tagamiseks võtta kasutusele kompleksne lahendus VPN-võrgu, tulemüüri ja seadmete viirusetõrje näol. Tänu uuringu läbiviimisele saab ettevõte ülevaate oma igapäevatöö digitaliseerituse tasemest ning lähtudes uuringu tulemuste põhjal tehtud järeldustest ja ettepanekutest, teha edaspidiseid valikuid täiendavate digi- ja automatiseerimislahenduste kasutuselevõtuks töö tulemuslikumaks muutmise nimel.