Digilahenduste kasutamine raamatupidamises raamatupidamisbüroo Tinevex OÜ näitel

Maailmas valitsev koroonakriis on päevakorda tõstnud erinevate digilahenduste kasutamise ja kaugtöö tegemise ning seda suures osa just finantsvaldkonna töötajate seas. Vaatamata erinevatele kasutatavatele raamatupidamisprogrammidele, on raamatupidajatel aga ka palju selliseid tööülesandeid, millega tuleb tegeleda programmiväliselt ning Eestis on väga palju neid, kes seda teevad suures osas veel käsitsi. Kuna varasemalt koostatud uuringust on selgunud, et suurel osal raamatupidajatest napib aega uurimaks erinevate tehnoloogiliste lahenduste rakendamise võimalusi oma töös, oli lõputöö käigus läbiviidav empiiriline uuring vajalik, selgitamaks välja raamatupidajate abistamiseks digilahenduste kasutamise võimalused, mis lihtsustaks nende tööd vähendades ajapuudust, muutes tööprotsessid võimalikult kiireks ning parandades nende kvaliteeti ja tulemuslikkust. Oma olemuselt on digilahendus mobiiliäpp, veebi - või tarkvaralahendus või ka teatud sorti riistvara, mis aitab inimestel lahendada ettetulevaid probleeme erinevates eluvaldkondades, lihtsustades igapäevatööd ning hoides kokku aega ja kulusid. Õigete digilahenduste valikuni nii raamatupidamises kui ka muudes protsessides viib ettevõtte probleemide ja vajaduste kaardistamine. Raamatupidamisprogrammi valides tuleks silmas pidada eelkõige raamatupidamise tööprotsesside maksimaalset automatiseerimise võimalikkust ning erinevate funktsioonide rohkust. Põhilised automatiseeritavad protsessid raamatupidamises on müügi-ja ostuarvetega seotud sisestused, pangatehingute kajastamine, palgaarvestus, laoarvestusega seonduv ning digiteeritud dokumentide arhiveerimine aga ka aruandlus ning finantsosakonna üldine töökorraldus. Raamatupidamise tööprotsessides lisatöö vältimiseks, aja kokkuhoiuks ning kulude vähendamiseks on võimalik kasutusel võtta mitmeid erinevaid lisaprogramme ning äppe, kasutada andmete sünkroonimist ja API- liidestusi, dokumentide digiteerimist ja e-arveldamist ning mitmeid pilvelahendusi erinevate dokumentide ja failide käsitlemisel. Eeliseid, mida annab ettevõttele digilahenduste kasutamine, on palju, ometigi võib öelda, et erinevad digilahendused loovad ettevõttele efektiivset lisandväärtust pigem siis, kui neid kasutades on küberhügieeni teemal koolitatud töötajate ning kompleksse seadmete ja internetiturvalisuse lahenduse näol tagatud ka piisav turvalisus. Lõputöö koostamisel läbiviidu empiirilise uuringu uurimisobjektiks oli kolme töötajaga raamatupidamisbüroo Tinevex OÜ, kes pakub raamatupidamisteenust aastast 2009. Kuna suurim osa pearaamatupidaja tööajast kulub klientide nõustamisele ning nende probleemide lahendamisel, on ülejäänud kohustused ning plaanitud tegevused kuhjunud ning ettevõttes valitseb pidev ajapuudus, mistõttu oli ka empiirilise uuringu läbiviimine vajalik. Uuring viidi läbi ajavahemikul 01.11.2021-21.12.2021, mil üheks andmekogumise meetodiks oleva osalusvaatluse käigus ettevõtte tööst ka osa võeti. Juhtumiuuringus kasutati deduktiivset lähenemisviisi, kus arutluskäik liigub üldiselt üksikule. Lisaks osalusvaatlusele, kus vaadeldi erinevaid tööprotsesse, kasutatavat raamatupidamisprogrammi ning ettevõttesiseseid dokumente, kasutati andmekogumiseks ka poolstrukrueeritud intervjuud pearaamatupidaja-ettevõtte juhiga. Kogutud andmete analüüsiks kasutati võrdlusmeetodit, kus võrreldi teoorias välja toodud digilahenduste kasutamise võimalusi ettevõttes kasutusel olevate lahendustega ja lahendustega, mida oleks seal veel võimalik kasutusele võtta. Saavutatud uurimistulemused on esitatud sõnalise tekstina, mida täiendavad joonised, milleks on ekraanitõmmised ettevõttes kasutatavast raamatupidamisprogrammist ning seal leiduvatest juhenditest. Uuringu tulemustest selgus, et ettevõtte digilahenduste ja automatiseerituse tase ostu- ja müügiarveid ning pangatehinguid puudutavates tööprotsessides võiks olla oluliselt suurem ning kasutamata on mitmed teoreetilises osas pakutavad võimalused, mis tõstaksid märkimisväärselt ettevõtte töö ja äritegevuse tulemuslikkust. Palgaarvestuses ja aruandluses on enamik teoorias pakutavatest võimalustest siiski kasutusele võetud ning kuigi neid ei rakendata kõigi klientide puhul, on nimetatud tööprotsesside automatiseerituse tase siiski hea. Infovahetus ning üldine töökorraldus on ettevõttes veidi konarlik ja läbimõtlemata ning selle tõhustamiseks saaks kasutusel võtta samuti mitmeid seni veel kasutamata digilahendusi. Ettevõttes valitseb ka suur turvarisk, kuna kõiki andmed hoitakse varundamata kasutatavates seadmetes, millel on vaid tasuta viirusetõrje ning vajalik kaitse puudub ka internetile. Uuringu tulemusi analüüsides jõuti järeldusele, et: • ettevõttes valitseb pidev ajapuudus, kuna paljud kliendid esitavad kuludokumente paberil, topelt, ettenähtud tähtajast hiljem ja puudulikult, mistõttu tehakse ettevõttes palju lisatööd ning töökoormus on jaotunud ebaühtlaselt, • olulist ajakulu ning erinevaid muid lisakulusid tekitab ka klientidele kogu raamatupidamisteenuse osutamine paberil, • suurt ajakulu ning vigade teket töös põhjustab dokumentide käsitsi sisestamine, • töö üldist tulemuslikkust vähendab asjaolu, et erinevate tööprotsesside juures ning ettevõtte üldises töökorralduses on kasutamata paljud automatiseerimise ja digitaliseerimise võimalused, • varitseb oht andmete lekkeks ning nendest ilma jäämiseks, sest kasutatavate seadmete ja internetiühenduse turvalisus ettevõttes on madal ning andmeid ei varundata. Lähtudes uuringu eesmärgist, tehti ettevõtte töö tulemuslikumaks muutmise võimaldamiseks järgnevad ettepanekud: • minna täielikult üle paberivabale raamatupidamisele, • võtta kasutusele arvete ja tšekkide digiteerimiseks mõeldud äpp CostPocket, • suurendada automatiseeritud tööprotsesse, • kvaliteetsema ja kiirema teenuse pakkumiseks taotleda juurdepääsud klientide pankadesse peale pearaamatupidaja ka teistele töötajatele, • info parema ja kiirema liikumise ning ettevõttesiseses töökorralduses segaduste vältimiseks võtta kasutusele pilvepõhine failide ning kalendri jagamise lahendus, • turvalisema töökeskkonna ja andmetöötluse tagamiseks võtta kasutusele kompleksne lahendus VPN-võrgu, tulemüüri ja seadmete viirusetõrje näol. Tänu uuringu läbiviimisele saab ettevõte ülevaate oma igapäevatöö digitaliseerituse tasemest ning lähtudes uuringu tulemuste põhjal tehtud järeldustest ja ettepanekutest, teha edaspidiseid valikuid täiendavate digi- ja automatiseerimislahenduste kasutuselevõtuks töö tulemuslikumaks muutmise nimel.

The title of this dissertation is “The use of digital solutions in accounting: on the example of the accounting firm Tinevex OÜ”. The thesis is 67 pages long and consists of three chapters. Estonia has been acknowledged as one of the most progressed countries in digital solutions. According to the Digital Economy and Society Index (DESI) of 2021, which takes into account the performance of European member states in digitization in the last two years, Estonia ranks seventh in the overall ranking, significantly exceeding the EU average. According to Statistics Estonia, the use of paid cloud services in companies has increased from 34 percent in 2018 to 57 percent by 2020, and almost 90 percent of enterprises have used e-services provided by the country or municipality in 2020, most of them 66 percent, in finance and taxation. The coronavirus crisis in the world is also raising the profile of various digital solutions. Because of that, a lot of attention is paid to the possibility of teleworking in companies. In 2020, Statistics Estonia predicted that by the end of the last quarter of the same year, the number of teleworkers in Estonia would have exceeded 200,000, a very large part of whom will be employees in the financial and insurance sectors. The aim of the empirical study of the dissertation is to map and analyze the use of digital solutions of the accounting firm Tinevex OÜ, to find out the unused possibilities and to make proposals for making the work of the researched company more effective. The main research tasks required to achieve this goal are: • create an observation plan and interview questions, • to map, on the basis of theoretical sources, and to analyze the digital solutions used in Tinevex OÜ in order to find out the unused possibilities, • draw conclusions, and make proposals to make the work of the said company more effective. The study was conducted using a deductive approach and participatory and semi-structured interviews as data collection methods. The data is analyzed using a comparison method, which compares the possibilities of using the digital solutions presented in the theory with the solutions used in the company and the solutions that could still be used there. The results of the study are presented in verbal text and show that the level of digital solutions and automation in the company could be significantly higher, and many of the theoretical possibilities, which would significantly increase the efficiency of the company's work and business, have not been used. The theoretical solutions have been conducted based on relevant articles from accounting and technology web portals and on the results of similar previous works. The analysis of the results of the study concluded that: • there is a constant lack of time in the company, as many customers submit expense documents on paper, twice, late, and incomplete, which means that a lot of additional work is done in the company, and the workload is unevenly distributed, • the provision of all accounting services on paper to customers also incurs significant time and various other additional costs, • the manual input of documents is unnecessarily time-consuming and causes more errors, • the overall efficiency of the work is reduced by the fact that many possibilities of automation and digitization are not used in various work processes and in the general work organization of the company, • there is a risk of data leakage and loss because the security of the equipment and internet connection used in the company is low and the data is not backed up. Based on the aim of the study, the following proposals were made to make the company's work more efficient: • move completely to paperless accounting, • introduce the CostPocket app for digitizing invoices and checks, • increase automated workflows, • to grant access to customers' banks for employees other than the chief accountant in order to provide higher quality and faster service, • to prevent confusion in the organization, introduce a cloud-based file and calendar sharing, • introduce a comprehensive solution in the form of a VPN, firewall, and device antivirus to ensure a more secure work environment and computing. Thanks to the survey, the company can get an overview of the level of digitalization of its daily work and, based on the conclusions and suggestions made on the basis of the survey results, make further choices for the introduction of additional digital and automation solutions to make work more efficient. By following all the proposals made, the company under investigation would be able to alleviate the current lack of time and reduce costs. Work processes would become faster and more accurate, and it would be possible to provide quality service to more customers.