Sirvides Autor "Karu, Katrin" järgi

Näitamisel1 - 1 1-st
  • Pisipilt
    NimetusPiiratud juurdepääs
    Kuluarvestuse korraldus ja selle täiustamise võimalused riigiasutuses
    (Tallinna Tehnikakõrgkool, 2021-05-10) Karu, Katrin; Luts, Siiri
    Kuluarvestuse andmed on olulised nii finantsarvestusele kui ka juhtimisarvestusele. Kuluarvestuse süsteemi näol on tegemist pidevalt areneva valdkonnaga. Sellepärast tuleb kvaliteetse info saamiseks hoida süsteem ajakohasena. Kuna juhtimisarvestus ja sellele sobiva kuluarvestussüsteemi loomine on organisatsioonidele vabatahtlik, siis ei ole valdkond õigusaktidega reguleeritud. Seeläbi on antud juhtidele vabadus luua just selline kuluarvestussüsteem, mis kõige paremini vastab konkreetse asutuse vajadustele ja eesmärkidele. Asutuse seisukohalt on parim niisugune kuluarvestussüsteem, mida saab kasutada nii finantsarvestuse kui ka juhtimisarvestuse tarbeks. Kuluarvestust teostatakse peamiselt läbi kululiikide, kulukandjate ja kuluobjektide arvestuse. Oluline on pöörata tähelepanu ka kulukäituritele ehk kulude muutuste põhjustajatele. Kuluarvestussüsteemi kuuluvad kulude arvestuses kasutatavad meetodid, põhimõtted, eeskirjad, juhendid, protseduurid, reeglid, infotehnoloogilised lahendused ja tegevused, mida on vaja kulude juhtimiseks ja arvestamiseks. Seejuures peab loodud süsteem olema paindlik ja kohandatav ning vastama seatud eesmärkidele. Olulised ülesanded kuluarvestussüsteemile on võimaldada varude hindamist, kuluobjektide kulude mõõtmist ja planeerimist ning juhtidele protsesside tulemuslikkuse kohta majandusliku tagasiside andmist. Lõputöö käigus vaadeldi kuluarvestuse korraldust ja selle täiustamise võimalusi riigiasutuses. Lõputöö eesmärk oli selgitada välja asutuses kasutatava kuluarvestuse vastavus kuluarvestussüsteemi teoreetilistele alustele ning leida kuluarvestuse andmete ja prognooside vahelise vastuolu põhjus, selleks et tõsta tulevikus prognooside täpsust. Seejärel esitada ettepanekud olukorra parandamiseks. Andmete kogumiseks kasutati dokumendivaatlust ja poolstruktureeritud intervjuud asutuse rahandusosakonna juhatajaga. Analüüsides asutuse kuluarvestussüsteemi selgus, et süsteemile seatud eesmärkide hulgas on nii üldiseid kui ka spetsiifilisi, mis kõik ühtivad valdkonna teoorias kirjeldatud eesmärkidega. Asutuse kuluarvestus toimub läbi nelja komponendi: kululiik, kulukeskus, kuluobjekt ja projekt. Kuna tavapäraselt teostatakse kuluarvestust läbi kolme komponendi, siis on loodud eriti põhjalik kuluarvestussüsteem, mille komponentide ülesehitus vastab valdkonna teooriale. Kuluarvestuses kasutatavad koodid kohati kordavad sama infot. Seega oleks mõistlik eemaldada korduvad osad ja muuta koodid lühemaks ning süsteem seeläbi lihtsamaks. See vähendaks eksimisvõimalust koodide kasutamisel ja parandaks visuaalset ülevaadet ilma, et muutuks kuluarvestusest saadava info detailsus. Kulude arvestamiseks on asutuses kehtestatud vajalikud protseduurid, mis peavad tagama, et kuluarvestussüsteemist on võimalik saada täpsed kulude andmed. Uuringu käigus selgus, et ajendatuna soovist vähendada bürokraatiat ja allüksuste töökoormust, tehti mõned aastad tagasi muudatus varustamise protseduurides. Varasemalt pidid kõik kuluhaldurid soovitud varustuse kohta esitama taotlused. Muudatuse käigus loodi standardnimekiri, mis arvutas vajaminevad kaubakogused automaatselt vastavalt sisestatud kulukäiturite arvule. Edaspidi genereeriti taotlused standardnimekirjast. Nende alusel tehti soetused, määrati finantsdimensioonid ja kajastati kulud Axaptas. Uuringu käigus selgus, et standardnimekirja alusel soetatud kogused ei ühti üksuste tegelike vajadustega. Seoses sellega tekkisid kõikumised eelarvestatud ja tegelike kulude vahel. Kuna osa kaupu jäi lattu seisma ja kasutati hiljem teiste projektide elluviimisel, siis ei vastanud ka kuluarvestuse andmed enam tegelikkusele. Peale selle suurenes aruandlus, tõusis varustaja, laohoidja ja kauba vastuvõtja töökoormus ning lisandus laopinna ebaefektiivne kasutamine. Seega lõhuti ühe muudatusega varustamise protseduurides vaadeldud valdkonna kuluarvestussüsteem ning kuluarvestusest saadavad andmed ei vastanud enam tegelikkusele. Neid andmeid ei saa aluseks võtta järgmiste perioodide kuluprognooside koostamisel. Samuti ei saa häid prognoose koostada standardnimekirja alusel, sest seal kajastuvad kogused ei vasta tegelikele vajadustele. Seni standardnimekirja alusel koostatud prognoosid ongi põhjustanud eelarvestatud ja tegelike kulude vahelise vastuolu. Kursuste kuluvahendite üle peetakse VERPis bilansivälist arvestust. Kuna e-arved laekuvad Axaptasse, siis tuleb varustajal edastada laohoidjale arve ja laohoidjal varude arvestuse pidamiseks see VERPi sisestada. VERP näitab ära üksikasjaliku kaubaliikumise kaubaartiklite ja koguste lõikes, kuid kulukoodide lõikes laos enam arvestust ei peeta. Seega on kasutuses kaks erinevat programmi, millest üks näitab üldist kulude väljavõtet kulukoodide lõikes, teine aga detailset kaubaliikumist ilma kulukoodideta. Analüüsides erinevaid võimalusi tekkinud probleemi lahendamiseks jõudis töö autor järeldusele, et parim võimalus olukorra parandamiseks on loobuda kahe erineva ja mitteühilduva programmi kasutamisest ning viia bilansiväliste varude arvestus VERPist üle Axaptasse. Seni VERPi ülalpidamiseks kulunud vahendid tuleks suunata Axapta arendusse, mis võimaldaks saatelehtede koostamisel lisada kulukoodid ja hiljem genereerida kuluväljavõtteid kulukoodide ja kaubaartiklite lõikes. See omakorda tagaks täpsed kuluandmed ja võimaldaks korrigeerida standardnimekirja vastavalt tegelikkusele. Selline lahendus tõstaks Axapta funktsionaalsust ja vähendaks erinevate programmide hulka. Kuigi laohoidjal tuleks sisestada saatelehele kulukoodid hoiaks Axaptale üleminek kokku laohoidja aega, mis enne kulus arvete sisestamiseks teise programmi. Samuti ei tuleks enam oodata arvete edastamist varustaja poolt, vaid need liiguksid laohoidjale automaatselt. Kokkuvõtvalt võib öelda, et empiirilisele uuringule seatud eesmärgid said täidetud. Lõputöö esimeses osas koostatud teoreetiline käsitlus oli empiirilise osa võrdlemiseks ja analüüsimiseks piisav. Uurimistöö käigus leidis töö autor vastused kuluprognooside ja tegelike kulude vastuolu põhjustele ning tegi ettepanekud olukorra parandamiseks. Probleemi lahendamine võimaldab tulevikus tõsta ressursside kasutamise efektiivsust ja prognooside täpsust, mis omakorda vähendab aruandlust ja säästab tööaega.