Kuluarvestuse korraldus ja selle täiustamise võimalused riigiasutuses

Kuluarvestuse andmed on olulised nii finantsarvestusele kui ka juhtimisarvestusele. Kuluarvestuse süsteemi näol on tegemist pidevalt areneva valdkonnaga. Sellepärast tuleb kvaliteetse info saamiseks hoida süsteem ajakohasena. Kuna juhtimisarvestus ja sellele sobiva kuluarvestussüsteemi loomine on organisatsioonidele vabatahtlik, siis ei ole valdkond õigusaktidega reguleeritud. Seeläbi on antud juhtidele vabadus luua just selline kuluarvestussüsteem, mis kõige paremini vastab konkreetse asutuse vajadustele ja eesmärkidele. Asutuse seisukohalt on parim niisugune kuluarvestussüsteem, mida saab kasutada nii finantsarvestuse kui ka juhtimisarvestuse tarbeks. Kuluarvestust teostatakse peamiselt läbi kululiikide, kulukandjate ja kuluobjektide arvestuse. Oluline on pöörata tähelepanu ka kulukäituritele ehk kulude muutuste põhjustajatele. Kuluarvestussüsteemi kuuluvad kulude arvestuses kasutatavad meetodid, põhimõtted, eeskirjad, juhendid, protseduurid, reeglid, infotehnoloogilised lahendused ja tegevused, mida on vaja kulude juhtimiseks ja arvestamiseks. Seejuures peab loodud süsteem olema paindlik ja kohandatav ning vastama seatud eesmärkidele. Olulised ülesanded kuluarvestussüsteemile on võimaldada varude hindamist, kuluobjektide kulude mõõtmist ja planeerimist ning juhtidele protsesside tulemuslikkuse kohta majandusliku tagasiside andmist. Lõputöö käigus vaadeldi kuluarvestuse korraldust ja selle täiustamise võimalusi riigiasutuses. Lõputöö eesmärk oli selgitada välja asutuses kasutatava kuluarvestuse vastavus kuluarvestussüsteemi teoreetilistele alustele ning leida kuluarvestuse andmete ja prognooside vahelise vastuolu põhjus, selleks et tõsta tulevikus prognooside täpsust. Seejärel esitada ettepanekud olukorra parandamiseks. Andmete kogumiseks kasutati dokumendivaatlust ja poolstruktureeritud intervjuud asutuse rahandusosakonna juhatajaga. Analüüsides asutuse kuluarvestussüsteemi selgus, et süsteemile seatud eesmärkide hulgas on nii üldiseid kui ka spetsiifilisi, mis kõik ühtivad valdkonna teoorias kirjeldatud eesmärkidega. Asutuse kuluarvestus toimub läbi nelja komponendi: kululiik, kulukeskus, kuluobjekt ja projekt. Kuna tavapäraselt teostatakse kuluarvestust läbi kolme komponendi, siis on loodud eriti põhjalik kuluarvestussüsteem, mille komponentide ülesehitus vastab valdkonna teooriale. Kuluarvestuses kasutatavad koodid kohati kordavad sama infot. Seega oleks mõistlik eemaldada korduvad osad ja muuta koodid lühemaks ning süsteem seeläbi lihtsamaks. See vähendaks eksimisvõimalust koodide kasutamisel ja parandaks visuaalset ülevaadet ilma, et muutuks kuluarvestusest saadava info detailsus. Kulude arvestamiseks on asutuses kehtestatud vajalikud protseduurid, mis peavad tagama, et kuluarvestussüsteemist on võimalik saada täpsed kulude andmed. Uuringu käigus selgus, et ajendatuna soovist vähendada bürokraatiat ja allüksuste töökoormust, tehti mõned aastad tagasi muudatus varustamise protseduurides. Varasemalt pidid kõik kuluhaldurid soovitud varustuse kohta esitama taotlused. Muudatuse käigus loodi standardnimekiri, mis arvutas vajaminevad kaubakogused automaatselt vastavalt sisestatud kulukäiturite arvule. Edaspidi genereeriti taotlused standardnimekirjast. Nende alusel tehti soetused, määrati finantsdimensioonid ja kajastati kulud Axaptas. Uuringu käigus selgus, et standardnimekirja alusel soetatud kogused ei ühti üksuste tegelike vajadustega. Seoses sellega tekkisid kõikumised eelarvestatud ja tegelike kulude vahel. Kuna osa kaupu jäi lattu seisma ja kasutati hiljem teiste projektide elluviimisel, siis ei vastanud ka kuluarvestuse andmed enam tegelikkusele. Peale selle suurenes aruandlus, tõusis varustaja, laohoidja ja kauba vastuvõtja töökoormus ning lisandus laopinna ebaefektiivne kasutamine. Seega lõhuti ühe muudatusega varustamise protseduurides vaadeldud valdkonna kuluarvestussüsteem ning kuluarvestusest saadavad andmed ei vastanud enam tegelikkusele. Neid andmeid ei saa aluseks võtta järgmiste perioodide kuluprognooside koostamisel. Samuti ei saa häid prognoose koostada standardnimekirja alusel, sest seal kajastuvad kogused ei vasta tegelikele vajadustele. Seni standardnimekirja alusel koostatud prognoosid ongi põhjustanud eelarvestatud ja tegelike kulude vahelise vastuolu. Kursuste kuluvahendite üle peetakse VERPis bilansivälist arvestust. Kuna e-arved laekuvad Axaptasse, siis tuleb varustajal edastada laohoidjale arve ja laohoidjal varude arvestuse pidamiseks see VERPi sisestada. VERP näitab ära üksikasjaliku kaubaliikumise kaubaartiklite ja koguste lõikes, kuid kulukoodide lõikes laos enam arvestust ei peeta. Seega on kasutuses kaks erinevat programmi, millest üks näitab üldist kulude väljavõtet kulukoodide lõikes, teine aga detailset kaubaliikumist ilma kulukoodideta. Analüüsides erinevaid võimalusi tekkinud probleemi lahendamiseks jõudis töö autor järeldusele, et parim võimalus olukorra parandamiseks on loobuda kahe erineva ja mitteühilduva programmi kasutamisest ning viia bilansiväliste varude arvestus VERPist üle Axaptasse. Seni VERPi ülalpidamiseks kulunud vahendid tuleks suunata Axapta arendusse, mis võimaldaks saatelehtede koostamisel lisada kulukoodid ja hiljem genereerida kuluväljavõtteid kulukoodide ja kaubaartiklite lõikes. See omakorda tagaks täpsed kuluandmed ja võimaldaks korrigeerida standardnimekirja vastavalt tegelikkusele. Selline lahendus tõstaks Axapta funktsionaalsust ja vähendaks erinevate programmide hulka. Kuigi laohoidjal tuleks sisestada saatelehele kulukoodid hoiaks Axaptale üleminek kokku laohoidja aega, mis enne kulus arvete sisestamiseks teise programmi. Samuti ei tuleks enam oodata arvete edastamist varustaja poolt, vaid need liiguksid laohoidjale automaatselt. Kokkuvõtvalt võib öelda, et empiirilisele uuringule seatud eesmärgid said täidetud. Lõputöö esimeses osas koostatud teoreetiline käsitlus oli empiirilise osa võrdlemiseks ja analüüsimiseks piisav. Uurimistöö käigus leidis töö autor vastused kuluprognooside ja tegelike kulude vastuolu põhjustele ning tegi ettepanekud olukorra parandamiseks. Probleemi lahendamine võimaldab tulevikus tõsta ressursside kasutamise efektiivsust ja prognooside täpsust, mis omakorda vähendab aruandlust ja säästab tööaega.

The cost accounting system, together with the planning and reporting system, is the company’s main area of management accounting. As management accounting is voluntary for companies, there are no legal regulations, and the whole system is built according to the needs of the organization. The information gathered is used for planning within the organization, coordinating the activities of the subdivisions, evaluating the results, and making the best choices. The most important authors whose sources were used in the thesis are S. Karu, T. Haldma, R.S. Kaplan and R. Cooper and J. Alver, and L. Reinberg. In the course of the thesis, a state budget agency was observed and analyzed, where it is necessary to prepare forecasts and budget every year, monitor budget execution, and prepare budget implementation reports and proposals for amendments. The agency has a cost accounting system that allows the forecasts of various projects to be based on the experience of previous periods, making budgeting easier and more realistic. Unfortunately, the experience of previous years has shown that the costs of teaching aids for the courses conducted by the agency cannot be correctly forecasted. This, in turn, causes a chain reaction, as it results in incomplete forecasts from which errors are passed on to the budget. Differences between actual expenditures and the budget led to increased reporting, waste of resources, reduced budgetary credibility, and difficulties in meeting the budget and meeting the targets set. The aim of the thesis is to find out the correspondence of the cost accounting used in the agency to the theoretical bases of the cost accounting system and to find the reason for the discrepancy between the cost accounting data and forecasts in order to increase the accuracy of forecasts in the future. To this end, the following tasks are set: • to give an overview of the theoretical bases of the cost accounting system; • to describe and analyze the cost accounting system of the investigated agency; • to identify the reasons for the discrepancy between the agency’s cost accounting and cost estimates; • to make proposals to improve the situation. The empirical study was conducted using document review and semi-structured interviews with the head of the institution’s finance department for collecting the data. An analysis of the agency’s cost accounting system revealed that the established system is very thorough and corresponds to the theory of the field. The cost codes used for cost accounting are assigned separately to each purchase invoice in the Axapta business software. Since the created cost codes sometimes repeat the same information, it would be reasonable for the author of the work to remove the duplicate parts, making the codes shorter and thus the system easier. This would reduce the possibility of errors in the use of codes and improve the visual overview without changing the level of detail of the cost accounting information. The study revealed that driven by the desire to reduce the workload and bureaucracy of the subunits, some changes were made a few years ago in the procedures for equipping the agency. As a result, the cost accounting system for the sector was dismantled, and the cost accounting no longer reflected the actual data. A standard list was used to purchase and plan course expendables, in which the quantities presented did not correspond to reality. This led to differences between the budget and the actual costs. The expendables of the courses are kept off-balance sheet in the VERP accounting program, which allows you to see the detailed movement of goods, according to reality, but in which cost codes are no longer assigned. Analyzing the different options for solving the problem, the author came to the conclusion that the best way to improve the situation is to abandon the use of two different and incompatible programs and transfer the accounting of off-balance sheet items from VERP to Axapta. The resources spent so far on maintaining VERP should be channeled into the development of Axapta, which would allow cost codes to be added to the waybills and later cost statements to be generated by cost code and item. Such a change would ensure accurate cost data and allow the standard list to be adjusted according to reality. The goals set for the empirical study were met. In the course of the research, the author found answers to the reasons for the discrepancy between the cost estimates and the actual costs and made suggestions for improving the situation.