Sirvides Autor "Valdmann, Greteliis" järgi

Näitamisel1 - 1 1-st
  • Pisipilt
    NimetusPiiratud juurdepääs
    Dokumendihalduse korraldamine üldhariduskoolis
    (Tallinna Tehnikakõrgkool, 2022-05-03) Valdmann, Greteliis; Murulaid, Tiia
    Teabehalduse korraldamisel tuleb lähtuda valitsuse määrusest "Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused" ning Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi koostatud juhistest määruse rakendajatele. Määrusest tulenevalt on määratletud teabehalduse eesmärk, mis toetab asutuse ja avaliku sektori eesmärkide saavutamist teabe haldamise, jagamise ja vahetamisega kõigis infosüsteemides ja andmekogudes. Määruses on toodud välja järgmised teabehalduse alategevused: andmehaldus, dokumendihaldus, sisuhaldus sise- ja välisveebis ning teabele juurdepääsu ja teabe kaitse korraldamine. Kui teabehaldust on hästi korraldatud, siis aitab see tõsta avalike teenuste kvaliteeti ning vähendada nende osutamise kulusid ja bürokraatiat (Dokumendihalduselt teabehaldusele, 2019). Lõputöös keskenduti eelkõige teabehalduse ühele alategevusele - dokumendihalduse korraldamisele. See on oluline iga organisatsiooni jaoks, sest dokumendihaldus aitab maandada organisatsiooni tegevusega seotud riske, kontrollida organisatsiooni tegevuse vastavust õigusaktide nõuetele, kaitsta organisatsiooni teaberessursse ning tagada organisatsiooni tegevuse läbipaistvus. Dokumente luuakse vastavalt organisatsiooni eesmärkidele ja vajadustele ning seetõttu on tähtis, et nende koostamisel lähtutakse konkreetse asutuse tegelikest vajadustest. Uuritavaks objektiks oli üldhariduskool, mille tegutsemise vorm on põhikool ja gümnaasium. Oma tegevuses juhindutakse riigi ja Tallinna õigusaktidest ning kooli põhimäärusest. Koolist omandatakse üldharidus nii põhihariduse kui üldkeskhariduse tasemel. 2021/2022. õppeaastal on antud üldhariduskoolis kokku 53 klassikomplekti, kus õpib kokku 1530 õpilast - põhikoolis 1094 ja gümnaasiumis 435. Koolitöötajaid on kokku 145. Lõputöö eesmärk oli analüüsida dokumendihalduse korraldust üldhariduskoolis ning töötada välja kehtivatele õigusaktidele ja kooli vajadustele vastav dokumentide haldamise juhend. Eesmärgi saavutamiseks töötati läbi erialane kirjandus ja valdkonna õigusaktid, analüüsiti kehtivat asjaajamiskorda ja võrreldi seda õigusaktidest tulenevate nõuetega teabehalduse korraldamisele ning organisatsiooni tegelikele vajadustele ning viidi läbi poolstruktueeritud intervjuu direktori ja juhiabiga. Empiirilises uuringus kasutati juhtumiuuringut, andmete kogumiseks kasutati kvalitatiivset andmekogumismeetodit ning järelduste tegemisel rakendati lõputöös deduktiivset lähenemisviisi. Uurimistöö valimi moodustasid uurimisobjektiks oleva üldhariduskooli kehtiv asjaajamiskord, dokumentide liigitusskeem ning valdkonda reguleerivad riiklikud õigusaktid ja intervjueeritavad. Uuringust selgus, et üldhariduskoolis on vananenud juhend dokumentide haldamiseks, mis tugines aegunud õigusaktidele ning selle nende koostamisel ei ole lähtutud organisatsiooni tegelikest vajadustest. Uuritavas üldhariduskoolis kehtis asjaajamiskord aastast 2007, mis oli tänaseks aegunud. Oluline on juhendite ja nõuete järgimine, mis tulenevad määrustest. Need peavad olema ajakohased, mis tagavad eesmärkide saavutamise läbi teabe haldamise. Dokumendivaatluse ning poolstruktueeritud intervjuu tulemuste analüüsi põhjal selgus, et uude loodavasse dokumentide haldamise juhendisse on vaja sisse viia järgmised punktid: selgitada asjaajamiskorra eesmärki ja kasutatavaid mõisteid/termineid; selgitada asjaajamise üldpõhimõtteid ja dokumendihalduse korraldamist; selgitada allkirjastajad, vastutajad ning kasutatavaid infosüsteeme; selgitada dokumentide registreerimist ja juurdepääsupiiranguid; selgitada dokumentide vormistamist, kasutatavaid dokumendiplanke, pitsateid; selgitada teabe säilitamist ja dokumentide arhiveerimist. Tulenevalt analüüsi tulemustest loodi üldhariduskoolile dokumentide haldamise juhend koos näidistega.