Dokumendihalduse korraldamine üldhariduskoolis

Teabehalduse korraldamisel tuleb lähtuda valitsuse määrusest "Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused" ning Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi koostatud juhistest määruse rakendajatele. Määrusest tulenevalt on määratletud teabehalduse eesmärk, mis toetab asutuse ja avaliku sektori eesmärkide saavutamist teabe haldamise, jagamise ja vahetamisega kõigis infosüsteemides ja andmekogudes. Määruses on toodud välja järgmised teabehalduse alategevused: andmehaldus, dokumendihaldus, sisuhaldus sise- ja välisveebis ning teabele juurdepääsu ja teabe kaitse korraldamine. Kui teabehaldust on hästi korraldatud, siis aitab see tõsta avalike teenuste kvaliteeti ning vähendada nende osutamise kulusid ja bürokraatiat (Dokumendihalduselt teabehaldusele, 2019). Lõputöös keskenduti eelkõige teabehalduse ühele alategevusele - dokumendihalduse korraldamisele. See on oluline iga organisatsiooni jaoks, sest dokumendihaldus aitab maandada organisatsiooni tegevusega seotud riske, kontrollida organisatsiooni tegevuse vastavust õigusaktide nõuetele, kaitsta organisatsiooni teaberessursse ning tagada organisatsiooni tegevuse läbipaistvus. Dokumente luuakse vastavalt organisatsiooni eesmärkidele ja vajadustele ning seetõttu on tähtis, et nende koostamisel lähtutakse konkreetse asutuse tegelikest vajadustest. Uuritavaks objektiks oli üldhariduskool, mille tegutsemise vorm on põhikool ja gümnaasium. Oma tegevuses juhindutakse riigi ja Tallinna õigusaktidest ning kooli põhimäärusest. Koolist omandatakse üldharidus nii põhihariduse kui üldkeskhariduse tasemel. 2021/2022. õppeaastal on antud üldhariduskoolis kokku 53 klassikomplekti, kus õpib kokku 1530 õpilast - põhikoolis 1094 ja gümnaasiumis 435. Koolitöötajaid on kokku 145. Lõputöö eesmärk oli analüüsida dokumendihalduse korraldust üldhariduskoolis ning töötada välja kehtivatele õigusaktidele ja kooli vajadustele vastav dokumentide haldamise juhend. Eesmärgi saavutamiseks töötati läbi erialane kirjandus ja valdkonna õigusaktid, analüüsiti kehtivat asjaajamiskorda ja võrreldi seda õigusaktidest tulenevate nõuetega teabehalduse korraldamisele ning organisatsiooni tegelikele vajadustele ning viidi läbi poolstruktueeritud intervjuu direktori ja juhiabiga. Empiirilises uuringus kasutati juhtumiuuringut, andmete kogumiseks kasutati kvalitatiivset andmekogumismeetodit ning järelduste tegemisel rakendati lõputöös deduktiivset lähenemisviisi. Uurimistöö valimi moodustasid uurimisobjektiks oleva üldhariduskooli kehtiv asjaajamiskord, dokumentide liigitusskeem ning valdkonda reguleerivad riiklikud õigusaktid ja intervjueeritavad. Uuringust selgus, et üldhariduskoolis on vananenud juhend dokumentide haldamiseks, mis tugines aegunud õigusaktidele ning selle nende koostamisel ei ole lähtutud organisatsiooni tegelikest vajadustest. Uuritavas üldhariduskoolis kehtis asjaajamiskord aastast 2007, mis oli tänaseks aegunud. Oluline on juhendite ja nõuete järgimine, mis tulenevad määrustest. Need peavad olema ajakohased, mis tagavad eesmärkide saavutamise läbi teabe haldamise. Dokumendivaatluse ning poolstruktueeritud intervjuu tulemuste analüüsi põhjal selgus, et uude loodavasse dokumentide haldamise juhendisse on vaja sisse viia järgmised punktid: selgitada asjaajamiskorra eesmärki ja kasutatavaid mõisteid/termineid; selgitada asjaajamise üldpõhimõtteid ja dokumendihalduse korraldamist; selgitada allkirjastajad, vastutajad ning kasutatavaid infosüsteeme; selgitada dokumentide registreerimist ja juurdepääsupiiranguid; selgitada dokumentide vormistamist, kasutatavaid dokumendiplanke, pitsateid; selgitada teabe säilitamist ja dokumentide arhiveerimist. Tulenevalt analüüsi tulemustest loodi üldhariduskoolile dokumentide haldamise juhend koos näidistega.

The title of the thesis is „Organization of Document Management in a General Education School“. The thesis is 38 pages long and consists of an introduction, theoretical foundations of document management, empirical study methodology, analysis of the results of the empirical study, conclusions, summary, list of sources used and 16 appendices. The thesis contains 3 drawings and 1 table. The thesis uses 56 literary sources, 8 of which are foreign. The object of study is a general education school, the form of activity of which is basic school and upper secondary school, and they act as one institution. The general education school has had the current administration procedure since 2007, which has now expired due to changes in legislation. There are a number of shortcomings in the current procedure of administration, which, in turn, has led to some problems in working with documents. Consequently, there is a need of creating a new document management guide which is in line with current legislation, which is up-to-date and helps to ensure that objectives are achieved through information management. All necessary information must be documented and classified according to a specific scheme. The work focuses primarily on one sub-activity of information management, i.e. document management. This is important for any organization because document management helps manage the risks associated with the organizational activities, control the compliance of the organizational activities with the requirements of legislation, protect the organization’s information resources, and ensure the transparency of the organizational activities. Documents are created in accordance with the goals and needs of the organization, and therefore it is important that they are drawn up based on the actual needs of a particular institution. The thesis aims to analyse the organisation of Document Management in the general education school for developing a document management guide that is in accordance with the current legislation and the needs of the school. To achieve the goal, the following tasks are set: • explore professional literature and legislation in the field in order to create a theoretical basis for analysing the organization of Information Management and to choose the appropriate methodology for conducting empirical research; • map activities related to the organisation of Information Management in general education school aimed to compare it with the requirements arising from the legislation and the actual needs of the organization in order to create the basis for the preparation of the document management manual; • prepare a general education school document management guide based on the analysis. For the empirical study, data was collected with a document survey and a semi-structured interview. On the basis of the document survey and the analysis of the results of the semi-structured interview, it became clear that the following points should be introduced into the new document management guide: clarify the purpose of the guide and the definitions/terms used; clarify the general principles of document management and the organisation of document management; define the signers, responsible persons and information systems in use; clarify the registration and access restrictions; explain the creation of documents, the document templates used, the seal´s; explain the storage of information and the archiving of documents. Resulting from the analysis, a document management guide with samples of documents was created for the general education school.