Sisseostu protsessi optimeerimise võimalused Tele2 Eesti AS näitel

Käesoleva lõputöö eesmärk oli analüüsida Tele2 Eesti AS-i ostuprotsessi, tuvastada selle kitsaskohad ning pakkuda välja sobiv automatiseerimislahendus, mis parandaks ettevõtte tõhusust, vähendaks vigade ohtu ja optimeeriks ressursikasutust. Uurimistöö käigus keskenduti esialgu protsessi kaardistamisele ja kitsaskohtade määratlemisele, seejärel uuriti ja võrreldi turul kättesaadavaid lahendusi ning viidi läbi kvantitatiivne ja kvalitatiivne analüüs, mis lõppes soovituse koostamisega. Töö meetodid hõlmasid nii kvalitatiivseid intervjuusid ostuspetsialistidega kui ka kvantitatiivset protsessianalüüsi. Esimeses etapis intervjueeriti spetsialiste, et saada ülevaade praegusest olukorrast ja peamistest probleemidest. Oluliseks väljakutseks osutus käsitsi andmete haldamine ja prognoosimine, mis põhjustas märkimisväärset ajakulu ja vigade ohtu. Kvantitatiivse analüüsi käigus koostati protsessikaardid, mis näitasid, et manuaalsed protsessid tarbivad olulise osa tööajast. Turuanalüüsi käigus võrreldi erinevaid tarkvaralahendusi, kasutades otsusemaatriksit, et hinnata nende vastavust ettevõtte vajadustele. Analüüs tõi esile Microsoft Dynamics 365 Business Central ja Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management kui parimad kandidaadid. Pärast põhjalikku analüüsi ja arutelu otsustati soovitada Microsoft Dynamics 365 Business Central, kuna see vastab ettevõtte praegustele vajadustele, pakkudes taskukohase hinnaga paindlikke lahendusi, mis on kergesti integreeritavad olemasolevate süsteemidega. Majandusliku analüüsi tulemused kinnitasid, et Microsoft Dynamics 365 Business Central'i juurutamine võimaldab vähendada manuaalsele tööle kuluvat aega 74–87%, säästes igas kuus umbes 14,2–16,7 töötundi. Lisaks viidi ettevõttele ettepanek konkreetse juurutuskava kohta, mis hõlmas kasutuselevõtu plaani, ajakava ja hinnangulisi kulusid. Juurutamise esialgsed kulud hõlmasid tarkvara litsentsitasusid, töötajate koolitust ning süsteemi integreerimise kulusid, mis olid hinnatud eelarvesõbralikeks võrreldes saadava kasuga. Lõputöö tulemused kinnitavad, et ostuprotsessi automatiseerimine Microsoft Dynamics 365 Business Central'i abil võimaldab Tele2 Eesti AS-il saavutada märkimisväärset ajakulu kokkuhoidu, vähendada vigade ohtu ja suurendada tõhusust. Lisaks toetab lahendus ettevõtte strateegilisi eesmärke, parandades kliendikogemust ja tugevdades konkurentsivõimet.

The aim of this thesis was to analyse the purchasing process of Tele2 Eesti AS, identify its weaknesses and propose a suitable automation solution that would improve the company's efficiency, reduce the risk of errors and optimise the use of resources. The research initially focused on process mapping and identification of bottlenecks, followed by a study and comparison of solutions available on the market, and a quantitative and qualitative analysis, culminating in a recommendation. The methods used included both qualitative interviews with purchasing professionals and quantitative process analysis. In the first phase, specialists were interviewed to gain an overview of the current situation and the main problems. Manual data management and forecasting proved to be a major challenge, leading to significant time consumption and risk of errors. A quantitative analysis produced process maps which showed that manual processes were consuming a significant proportion of working time. The market analysis compared different software solutions using a decision matrix to assess their suitability for the company's needs. The analysis identified Microsoft Dynamics 365 Business Central and Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management as the best candidates. After a thorough analysis and discussion, it was decided to recommend Microsoft Dynamics 365 Business Central as it meets the company's current needs by providing an affordable, flexible solution that can be easily integrated with existing systems. The results of the economic analysis confirmed that the implementation of Microsoft Dynamics 365 Business Central would reduce the time spent on manual work by 74-87%, saving around 14.2-16.7 hours of work each month. In addition, the company was provided with a proposal for a specific implementation plan, including a roll-out plan, schedule and estimated costs. The initial implementation costs included software licence fees, staff training and system integration costs, which were estimated to be budget-friendly in relation to the benefits to be gained. The results of the thesis confirm that automating the purchasing process using Microsoft Dynamics 365 Business Central will enable Tele2 Eesti AS to achieve significant time savings, reduce the risk of errors and increase efficiency. In addition, the solution supports the company's strategic objectives by improving customer experience and strengthening competitiveness.