Krediidivõlgade ennetamine ja sissenõudmine AS Eesti Post näitel

Enamik ettevõtteid müüb oma toodangut klientidele krediidiga ehk viitmaksmisega. Selline usaldusel põhinev võimalus arveid hiljem tasuda tekitab müüjale riski, et arved jäävad laekumata, mis omakorda võib tekitada olukorra, kus ettevõttel endal ei ole piisavalt vahendeid, et tasuda endale võetud kohustusi või üldse jätkata äritegevusega. Maailmas valitsev kriisiolukord süvendab maksejõuetuse ja krediidiprobleemide riski veelgi. Kuigi krediidiuuringute infot kajastatakse tänapäeval laialdaselt, siis krediidivõlgnevuste tekkimine on endiselt aktuaalne probleem. Lõputöö käigus selgitati teoreetilistele allikatele ja seadustele tuginedes välja võimalikud krediidivõlgnevuste ennetamise ning sissenõudmise toimingud ja nende sisu, misjärel võrreldi neid uuritavas ettevõttes rakendavate meetmetega. Esmalt on selliste võlgnevuste ennetamisel ja hiljem ka sissenõudmisel abiks, kui ettevõttes on koostatud krediidipoliitika dokument, mis sisaldab kokkuvõtlikku reeglite ja toimingute kogumit krediiditehingutega toimetamiseks. Oluline on selles paika panna see, kes on ettevõttes iga krediiditoimingu eest vastutav. Enne lepingu sõlmimist ja krediidiga müümist tuleks kontrollida iga uue tehingupartneri tausta ning hinnata tema maksevõimet ja usaldusväärsust. Internetist leiduvatest avalikest andmebaasidest on võimalik leida infot ettevõtte senise maksekäitumise ja tegevusajaloo kohta. Lisaks tasuta andmebaasidele on tasu eest võimalik kasutada ka vastavate teenusepakkujate abi, et saada abi krediidiotsuste langetamisel. Lisaks uuritava ettevõtte näitajatele on oluline uurida ka juhatuse ning osanike/aktsionäride tausta. Toimiva krediidipoliitika omamine ja uute klientide põhjalik taustakontroll aitab potentsiaalseid võlglasi ennetada juba eos. Oluline samm võlgnevuste ennetamiseks on klientidega sõlmida leping. Lepingus on võimalik fikseerida tingimusi ja kohustusi, mis on mõeldud täitmiseks mõlemale lepingupoolele. Riskide maandamiseks on mõistlik sõlmida kirjalik leping, sest suulise lepinguga on oma õigusi raske tõendada. Kõige enam mõjutavad võlgnevuste tekkimist ostjatele lepingutes kehtestatud müügitingimused, seetõttu on oluline mõelda, mida lepingutes fikseerida. Kokku tuleb leppida ka selles, mis juhtub siis, kui mõni lepingupool oma kohustusi ei täida. Kõik see aitab tulevikus tekkivaid vaidlusi vältida. Lepingute koostamisel tasub mõelda erinevatele ennetavatele ja distsiplineerivatele tingimustele, mis aitavad võlgnevusi vältida. Kõige olulisem samm on määrata klientidele sobivad maksetähtajad. Seejärel tuleks klientidele määrata vastavad krediidilimiidid. Mõningatel juhtudel tasub partneritelt küsida ka ettemaksu. Kui eelmisi variante pole võimalik rakendada, siis võiks kaaluda käenduse või garantii küsimist. Üks võimalus on ka sõlmida võlatunnistus. Mõistlik on müügiarvetele märkida ka viivise protsent, mis rakendub maksetähtaja ületamise korral. Enda õiguste kaitseks tasub mõelda ka leppetrahvi, käsiraha või omandireservatsiooni rakendamisele. Alati on mõistlik lepingupoolte kaitseks lepingutes määrata ka lepingust taganemise ja ülesütlemise tingimused. Üks võlgnevuste ennetusmeede on ka faktooringu kasutamine, mis tähendab arvete rahastamist müües oma nõude teisele isikule. Kui vaatamata võlgnevuste ennetamisele on tekkinud siiski võlgnevused, siis tuleb kasutada võlgnevuste sissenõudmise toiminguid. Oluline on sellega mitte viivitada ning tegutsema hakata võimalikult varajases võlgnevuse etapis. Esmalt tasub rakendada vähem kulukaid ja kiiremaid meetmeid kohtuvälise sissenõudmise teel. Kõige olulisem on kliendiga suhelda ning saata võlgnevuse kohta meeldetuletuskirju. Vajadusel võiks kliendile pakkuda osamaksetega maksegraafikut. Järgmise sammuna tasub kasutusele võtta karmimad meetmed nagu inkassomenetlus ja maksehäireregistrisse sissekande tegemine. Kui eelnevad toimingud ka tulemust ei anna, siis tasub kaaluda kohtulikku sissenõudmist. Väikeste summade puhul ei ole see mõistlik. Kohtulikuks sissenõudmiseks on enamasti neli võimalust: maksekäsk, hagimenetlus, pankrot ning likvideerimine. Empiiriline uuring viidi läbi ettevõttes, kus esmapilgul võis autorile tunduda, et kuna uuritav objekt on sisuliselt riigiettevõte, kus töötavad erialaspetsialistid ning palgatud juriidiline osakond, siis võiks selles äriühingus antud toimingute eeskirjad, toimimine ja järelevalve olla laitmatu ning ettepanekuid parendamiseks tulla ei saa. Siiski kerkisid uuringu käigus esile mõned kitsaskohad, mille parendamiseks töö autor tegi omapoolsed ettepanekud. Tulemused tuginevad nii ankeetküsimustiku vastustele kui ka läbitöötatud dokumentidele. Krediidipoliitika rakendamise poole pealt on ettevõttes olemas põhjalikud kirjalikud juhendid, kus on detailselt ära kirjeldatud kõik krediidikorraldusega seotud protsessid ning etappide eest vastutajad. Paraku tõid mõned vastajad välja orienteerumisraskused erinevate dokumentide vahel. Autor soovitab ühtset dokumenti või krediidimüügi-teemalise tööruumi loomist siseveebis. Selgus, et taustakontroll viiakse läbi iga uue (ja vahel ka olemasoleva kliendi) ja tema omanike puhul ning saadud tulemuse alusel rakendatakse talle vastavad krediidilimiidid või hoopis ettemaks, käendus vms. Kuna taustakontrolli allikaid on kasutusel vähe, on taustakontrolli allikate loetellu soovitatud lisada täiendavaid allikaid, näiteks kliendi koduleht ja kohtulahendite register. Taustauuringu meetodite osas ollakse ettevõttes üsna põhjalik, kuid autor soovitab neile lisada finantsnäitajatega tutvumise meetmed. Samuti soovitatakse töötajatele korraldada koolitusi finantsaruannete analüüsimiseks. Nagu soovitavad spetsialistid, siis sõlmitakse kliendilepingud alati kirjalikult ning need sisaldavad kõiki vajalikke tingimusi ja kohustusi mõlemale osapoolele. Lepingute sõlmimise koha pealt on välja toodud, et lepingud on põhjalikud ning sisaldavad teoreetilises osas käsitletud vajalikku infot, kuid on esinenud puudusi lepingute registreerimisel. Autor soovitab läbi viia põhjaliku lepingute inventuuri ning lisada puuduvad dokumendid registrisse, et ennetada klientidega tekkida võivaid vaidlusi. Lepingutingimuste osas saab välja tuua sobivaid maksetähtaegu ja kõrvalkohustusi. Võlglastega suhtlemisel ei ole kõikidel osapooltel kasutusel spetsialistide poolt soovitatud kokkulepitud kirjamalle, mistõttu soovitatakse koostada universaalsed dokumendipõhjad võlglastega suhtlemiseks. Võlgnevuste sissenõudmise protsessi kohta on välja toodud, et sissenõudmise toimingud on reguleeritud kindla juhendiga ning kasutusel otstarbekad meetmed. Rakendatakse nii kohtuväliseid kui ka kohtulikke meetmeid. Iga protsess on reguleeritud põhjalikult ning tuginetakse seadusele. Kuna mõningatel töötajatel puudub teadmine antud juhendi kohta, siis soovitab autor korraldada koolitusi, et tagada ühtne arusaam ettevõtte krediidikorraldusest. Ka kõikide krediiditoiminguid tegevate töötajate ametijuhendid ei reguleeri krediidikorraldustega seotud tegevusi ning vastutust, autor soovitab need sinna lisada, et töötajatel oleks teadmine enda tööalasest vastutusest. Kokkuvõtlikult võib öelda, et ettevõttes on krediidivõlgnevuste ennetamiseks ja sissenõudmiseks kindlad kokkulepitud reeglid ning toimingud. Dokumente nende toimingute reguleerimiseks on üsna palju ning need on igati põhjalikud. Nende täitmiseks on töötajatele loodud sobivad tingimused. Ettevõttes on kasutusel enamik teoreetilises osas käsitletud ennetamise ja sissenõudmise meetmeid. Rakendatakse just ettevõtte enda jaoks mõistlikke ning tõhusaid meetmed. Dokumendivaatlusest ja küsitlusest ei tulnud välja mittevastavust seadustele, kuid esines mittevastavust mõningatele teoreetilistele seisukohtadele (finantsnäitajate analüüsi läbiviimine, taustakontrolli allikate mitmekesisus, dokumendipõhjade olemasolu klientidega suhtlemisel). Üldiselt on tarvitusele võetud suurel hulgal vajalikke abinõusid, kuid infokülluse, infosulu ning inimfaktori koosmõjul esineb mõningaid probleeme, mis on kõrvaldatavad. Autori seisukohalt on lõputöö eesmärk täidetud.

The title of the thesis is „Prevention and collection of credit debts in AS Eesti Post“. Most companies sell their products to customers on credit. Such a trust-based option to pay invoices later creates a risk for the seller that the payments will not be received, which in turn can create a situation where the company itself does not have enough funds to pay the obligations assumed or to continue doing business at all. Although credit research information is widely reported today, based on the statistics of the register of payment defaults (Maksehäireregister) and the Tax and Customs Board (Maksu- ja Tolliamet), the occurrence of arrears in the granting of credit is still a problem. According to the Intrum Baltics 2021 survey 73% of Estonian, 77% of Lithuanian and 80% of Latvian companies consider credit losses problematic. The global crisis situation further aggravates the risk of credit problems. Therefore, the management of credit depts is a topical issue in order to reduce the costs rising from the later receipt of money. The research object of this thesis is the company AS Eesti Post, where a large part of settlement is done by credit sales. The amount of 71,000 euros of the institution's uncollected receivables which went into expenses in 2023 was within the limits allowed by the company, but since the company ended the 2023 financial year in a loss and wants save costs as much as possible, and since insolvency is an ever-increasing problem in today's society, it is reasonable to pay more attention direct to credit arrears. In addition, the company has many business clients with different profiles, and many people with different expertise prepare contracts and conduct credit sales transactions on behalf of the company, due to which actions for the prevention and collection of debts may be incomplete. The aim of the thesis is to find out the company's compliance of credit debt prevention and collection operations with theory and laws for their better organization. Due to the objective, the following tasks have been set: • point out credit debt prevention measures, their content and necessity; • outline credit debt recovery measures and their content; • prepare an empirical research methodology; • map and analyze the company's credit debt prevention and collection measures, their implementation and analyze their compliance with theory and laws; • present conclusions and proposals to the company's management for better organization of credit debts prevention and collection. A deductive approach is used in the preparation of the thesis. The data collection is carried out by document observation of the company and a survey of the company's credit operating employees is carried out in order to get an overview of the company's credit management and their assessment of its operation. Regarding of the credit policy, the company has comprehensive written instructions, which describe in detail all processes related to credit management and the people responsible for the stages. Unfortunately, some respondents pointed out difficulties in navigating between different documents. The author recommends a single document or the creation of a credit sales-themed workspace on the company’s internal website. It turned out that a background check is carried out for every new (and sometimes also existing) customer and their owners. Based on the result the corresponding credit limits, an advance payment or a guarantee are applied to them. Since there are only a few background check sources in use, it has been recommended to add additional background check sources to the list. In terms of background research methods, the company is quite thorough, but the author recommends analyzing the financial indicators. She also recommends organizing training for employees to analyze financial statements. As recommended by specialists, customer contracts are always concluded in writing and contain all necessary conditions and obligations for both parties. It has been pointed out that the contracts are comprehensive and contain the necessary information discussed in the theoretical part, but there have been shortcomings in the registration of the contracts. The author recommends conducting a thorough inventory of contracts and adding missing documents to the register in order to prevent potential disputes with clients. Regarding the terms of the contract, suitable payment terms and secondary obligations can be identified. When communicating with debtors, not all parties use agreed letter templates, therefore it is recommended to prepare universal document templates for communicating with debtors. Regarding the debt collection process, it has been pointed out that collection operations are regulated by a specific manual and appropriate measures are used. Both non-judicial and judicial measures are applied. Each process is thoroughly regulated and based on law. Since some employees do not have knowledge of this manual, the author recommends organizing training sessions to ensure mutual understanding of the company's credit management. Also, the job descriptions of all employees performing credit operations do not regulate activities and responsibilities related to credit arrangements, the author recommends adding them there so that the employees have knowledge of their professional responsibilities. In summary, it can be said that the company has certain agreed rules and procedures for the prevention and collection of credit debts. There are quite a lot of documents to regulate these operations and they are very comprehensive. Appropriate conditions have been created for employees to fulfill them. The company uses most of the prevention and collection measures discussed in the theoretical part. Reasonable and effective measures are implemented precisely for the company itself. The document review and survey did not reveal non-compliance with the law, but there was some non-compliance with theoretical positions (conducting analysis of financial indicators, variety of background check sources, existence of document templates in communication with customers). In general, many necessary remedies have been put to use, but due to the combined effect of information abundance, information moving problems and the human factor, there are some problems that can be eliminated. From the author's point of view, the aim of the thesis has been fulfilled.