Alltöövõtjate hindamise protsessi standardiseerimine ACE Logistics Estonia AS näitel

Alltöövõtjatelt teenuse sisse ostmine on ettevõtete laialdane strateegiline tegevus, mis aitab kulusid kokku hoida ning klientidele kvaliteetset teenust pakkuda. Otsustades sellise strateegia kasuks peab ettevõte hindama ja arvestama ka kaasnevate riskidega, et saavutada äritegevuse turvalisus ning säilitada mistahes situatsiooni väljundina ettevõtte maine. Parim viis teemakohaseid riske hallata on protsessi standardiseerimise teel, kus nii ettevõtte töötajatele kui ka potentsiaalsetele partneritele luuakse kindel reeglistik, mille järgimine tagab koostöö efektiivsuse ja jätkusuutlikkuse. Teema aktuaalsusest lähtuvalt käsitleti lõputöö raames ekspedeerimisettevõtte ACE Logistics Estonia AS alltöövõtjate hindamise protsessi, mille analüüsimise käigus tuvastati protsessi puudulikkus ning uuendamisvajadus. Kuigi ettevõtte autotranspordi osakonna põhitegevuse ehk terminalivedude puhul on lepinguliste partnerite abil veendutud teenuse turvalisuses, siis tervikliku protsessi saavutamiseks on vajalik alltöövõtjate hindamine reguleerida täielikult ka osa- ja täiskoormate kõikidel vedudel. Lõputöö eesmärgist tulenevalt koostati ettevõtte operatiivsetele töötajatele eeskiri ehk standardiseeritud juhend, mis näeb ette alltöövõtjate hindamise nõuded nii uute kui vanade koostöö¬partnerite puhul. Eesmärgi saavutamiseks ja probleemi põhjuste mõistmiseks analüüsiti ettevõtte tööpõhimõtteid ning viidi töötajate seas läbi küsitlus, mis andsid ülevaate alltöövõtjate hindamise protsessi hetkeseisust. Analüüsitulemustena leiti, et ettevõttes rakendatav protseduur ei ole kooskõlas ettevõtte tööprotsessidega ning ettevõtte töötajad ei oska osa- ja täiskoormate vedudel ilma standardiseeritud juhendita hinnata põhilisi partneri maine näitajaid ega mõista täielikult kindlustuskaitse kehtivuse olulisust. Koostatud alltöövõtjate hindamise juhend võeti ettevõttes ACE Logistics Estonia AS kasutusele alates 2. märtsist 2020 ning eesmärgi tulemuslikkuse hindamiseks registreeriti juhendi rakendamisest tulenevate kulude näitajad, et mõõta tasakaalu turvalisuse ja jätkusuutlikkuse vahel. Vaatlusperioodi lõppedes leiti, et osa- ja täiskoormate osakonnas turvalisuse tagamiseks kannab keskmise suurusega ekspedeerimisettevõte kahe kuu jooksul kulusid vähem kui 1500 euro ulatuses ning võib protsessi käigus kaotada kuni 3 tellimust. Alltöövõtjate hindamise ajaline kulu on päevas keskmiselt 4,4 minutit veokorraldaja kohta. Järeldusi tehes jõuti arusaamale, et tagades üle 90 000 saadetise turvalisuse aastas on mainitud kulud piisavalt väikese osakaaluga ning ettevõttel on kasumlikum jätkata juhendi kasutamist kui riskida ligi 1800 kliendi kaubaga aastas. Saavutamaks juhendi kasutamisest parimat võimalikku tulemust, tehti lõputöö järelduste seas ettevõtte juhtkonnale ettepanek ühildada protsessi ka jälgimissüsteem, mille abil oleks võimalik hinnata kas ja millises ulatuses töötajad juhendit rakendavad. Arvestades transpordisektori muutuvat iseloomu ja konkurentsiolukorda, soovitati prioriteetse tegevusena seadistada jälgimissüsteem ka osaks ettevõtte majandustarkvarast, et saavutada protsessi maksimaalne automatiseeritus ja efektiivsus.

Outsourcing the service from subcontractors is a broad strategic activity for companies, in order to save costs and provide quality service to customers. When deciding in favor of such strategy, the company must also assess and take into account the risks involved in order to achieve business security and maintain the company's reputation as an output of any situation. The best way to manage these risks is through standardization of the process, where a clear set of rules is created for both the company's employees and potential partners in order to ensure the efficiency and sustainability of cooperation. Based on the topicality of the issue, the evaluation of the subcontractors of the forwarding company ACE Logistics Estonia AS was discussed within the thesis. As a result of the analysis it was found out that the process is deficient and in a need for renewal. Although the safety is guaranteed with contractual partners for the company’s main activity in road transport department, i.e. for terminal goods, it is necessary to achieve the safety for the whole process with also guaranteeing the safety of full and part load transport. The aim of the thesis was to compile a standardized guide for the company's operational employees based on the insurance conditions and the demands of the management, which define the requirements for both old and new partners for cooperation. In order to achieve the goal and gain an in-depth understanding of the causes of the problem, the company's working principles were analyzed and a survey was conducted among employees, which provided an overview of the current status of the subcontractor evaluation process. The results of the analysis found that the procedure applied in the company is not in line with the company's work processes and the company's employees cannot assess the main indicators of the partner's reputation in part and full load department without a standardized guide and do not fully understand the importance of insurance coverage. The compiled subcontractors’ evaluation guide was implemented in ACE Logistics Estonia AS from the 2nd of March 2020 and in order to measure the effectiveness of the target and the balance between security and sustainability, cost indicators arising from the implementation of the guide were recorded. At the end of the two-month reference period, it was found that in order to ensure security in the part- and full-load department, a medium-sized freight forwarder incurs costs of less than 1500 euros and can lose up to 3 orders in the process. The average time spent evaluating subcontractors per freight forwarder is 4,4 minutes per day. In conclusion, it was realized that by ensuring the security of more than 90 000 shipments per year, these costs are sufficiently small and it is more profitable for the company to continue using the guide than to risk with almost 1800 customers goods per year. In order to achieve the best possible result from the use of the guide, the conclusions of the thesis suggested that the management of the company should also install some kind of monitoring system which would assess whether and to what extent the employees use the guide. Given that in transport sector it is all about the changes and overcoming the competition, the company was also recommended to set up the monitoring system as part of the company's business software as a priority activity in order to achieve maximum automation and efficiency of the process.