Muudatuste juhtimine kahe asutuse ühinemisel

Käesoleva lõputööga püstitati eesmärk välja selgitada töötajate hinnangud seoses muudatuste juhtimisega kahe asutuse ühinemisel, et vajadusel teha parandusettepanekuid edaspidiseks muudatuste juhtimise protsessi parendamiseks. Eesmärgi saavutamiseks püstitas autor neli uurimisülesannet. Muudatuste läbiviimisel on oluline panna paika kindel plaan, kuidas tegutsetakse enne muudatusi, nende sisseviimisel ning peale muudatuste protsessi. On olemas mitmeid teooriaid, kuidas muudatusi edukalt juhtida, kuid kõige tuntum neist on Lewini teooria, mis koosneb kolmest etapist “lahtisulatamine“, “muutmine“ ja “kinnikülmutamine“. Peale teda hakkasid erinevad teadlased seda edasi arendama. Organisatsioonidel, kellel pole piisavalt teadmisi muudatuste juhtimise teooriatest, on mõistlik esialgu võtta aluseks Kotteri 8-sammuline mudel, kus on kajastatud kõige olulisemad põhimõtted ning edaspidi ise otsustada, kui palju rõhku on kindlale etapile vajalik panna. Töötajate poolset vastupanu muudatustele peetakse tihti takistuseks. Juhtkonnal on siinkohal oluline roll sellega tegeleda, mitte selle möödumist oodata. Vastuseisu vähendamine on oluline selleks, et töötajad saaksid muudatuse protsessist täieliku selguse ning tunneksid, et neid kuulatakse ja kaasatakse. Vastasel juhul võib muudatus ebaõnnestuda. Vastuseisu vähendamisel on seda oluline teha algusfaasides, kui vastuseisjate hulk pole liiga suureks läinud. Selle jaoks on samuti loodud erinevaid strateegiaid, kuid enamikest neist tuleb välja kolm kõige olulisemat tegevust: kommunikeerimine, kaasamine ja toetamine. Strateegiates on käsitletud ka läbirääkimisi, manipulatsiooni kui ka sundi, kuid neid on sobilik kasutada ainult äärmuslikel juhtumitel. Käsitlusviisiks valis autor deduktiivse lähenemisviisi, mis tähendab seda, et kõigepealt loodi teooria, mille põhjal koostati empiiriline analüüs. Uuringustrateegiaks valiti Survey meetod, millega koguti enamasti kvantitatiivseid andmeid, kuid vähesel määral ka kvalitatiivseid. Andmekogumismeetodiks oli kombineeritud meetod, mis aitas autoril luua terviklikumat ülevaadet muudatuste juhtimisest uuritavas organisatsioonis. Lisaks töötas autor välja andmekogumisinstrumendid ja viis läbi empiirilise uuringu. Kvantitatiivsete andmete kogumiseks koostati ankeetküsimustik, millega selgitati välja töötajate hoiakud seoses muudatuste juhtimisega igas muudatuse etapis. Küsimustikus kasutati ettekavatsetud valimit. Kvalitatiivsete andmete kogumiseks töötati välja poolstruktureeritud intervjuu, mis viidi läbi ühe juhtkonna liikmega, täpsustamaks kõiki detaile. Lõpetuseks analüüsiti ankeetküsimustiku ja poolstruktureeritud intervjuu tulemusi kolmes muudatuse etapis: muudatusele eelnev faas, muudatuse sisseviimise faas ning muudatusele järgnev faas. Muudatusele eelneva faasi analüüsist selgus, et vastajad tundsid, et nad ei saanud esitada niipalju ettepanekuid kui oleks soovinud. Selle vastu soovitas autor tulevikus korraldada rohkem muudatusega seotud konkursse ja küsimustikke, kus saavad sõna anda kõik muudatusega seotud töötajad. Muudatuse sisseviimise faasi analüüsist selgus, et vastajate rahulolu muudatuse läbiviimisega ajaga langes. Selle jaoks, et tulevikus vastupanu ei suureneks tuleks selle vähendamisega tegeleda juba algusfaasides, töötajatele tuleks selle käigus kindlasti selgitada muudatusega seotud motiveerivaid tagajärgi. Lõpufaasi analüüsis jõudis autor järelduse, et kuna lõplikult muudatuse vajalikkust ei mõistetud ja arvati, et tegemist oli sundolukorraga, siis ei kadunud täielikult ka vastupanu kahe asutuse ühinemisele. Siinkohal esitati konkreetne ettepanek vähendada järgnevate muudatuste puhul vastupanu esimeses faasis läbi Kotteri ja Schlesingeri koolitamise ja informeerimise strateegia, mis aitaks töötajatel luua parema arusaama muudatuse vajalikkusest. Kolmest osast koosneva lõputöö esimeses peatükis käsitleti järgnevaid teemasid: organisatsiooni muutumisvõime, muudatuste liigid, muudatuste läbiviimine, vastuseis muudatustele ja vastuseisu vähendamine. Teises peatükis anti ülevaade empiirilisest uuringust. Viimases osas tutvustati uuringu tulemusi, nende põhjal tehtud järeldusi ning teooria põhjal tehtud ettepanekuid. Kõik püstitatud uurimisülesanded teostati ning lõputöö eesmärk sai täidetud.

The title of the thesis is "Change Management in the Merger of Two Institutions". The thesis consists of 50 pages, including 11 figures, 3 tables, and 28 used sources. The relevance of the thesis is based on a survey conducted by Change Partners in 2022, which investigated Estonian organizations in change management. The survey revealed that over half of the organizations do not use a structured approach to change management, leading to a situation where organizations face too many changes simultaneously, which was identified as a problem for most Estonian organizations according to the survey. The aim of the thesis was to determine employees' perceptions regarding change management in the merger of two organizations, in order to make improvement suggestions for enhancing the change management process in the future if necessary. To achieve the aim of the thesis, the author set the following research objectives: to clarify the principles of change management to create a theoretical framework for empirical research; to analyze the possibilities of reducing resistance during the implementation of changes; to design and conduct empirical research in the organization under study; to evaluate the results of the research, identify problematic areas in change management, and make suggestions to the management for implementing future changes. The object of the research was an organization that was merged between Institution X and Institution Y. Both the pre-change phase and the post-change phase lasted for 1 year each. The author chose a deductive approach as the method and a Survey method as the research strategy, collecting both quantitative and qualitative data. A combined method was used for data collection to provide a more comprehensive overview. A questionnaire survey was conducted to collect quantitative data, exploring employees' attitudes toward change management at each stage of the change. The questionnaire used a purposive sample. For qualitative data collection, a semi-structured interview was developed and conducted with one member of the management. Analysis of the pre-change phase revealed that respondents felt they were not able to make as many suggestions as they would have liked. The author suggested organizing more contests and surveys related to the change in the future. Analysis of the change implementation phase showed that respondents' satisfaction with the change decreased over time. In the analysis of the final phase, the author concluded that since the necessity of the change was not fully understood, resistance did not completely disappear. Therefore, it was recommended to use Kotter and Schlesinger's training and informing strategy in the initial phase.