Teadmusjuhtimise koostoime teabehaldusega Eesti Maksu- ja Tolliametis

Lõputöö eesmärgiks oli välja selgitada teadmusjuhtimise rakendatus ning selle koostoime teabehaldusega Eesti Maksu- ja Tolliametis, et tuua välja võimalused teadmusjuhtimise edendamiseks organisatsioonis. Teadmusjuhtimine, mis toetab töötajate arengut, kasvatab organisatsiooni teadmusvaramut ning loob seeläbi võimalused inovatsioonile, on oluliseks teguriks EMTA ühe strateegilise peasuuna, olla inovaatiline ning pidevalt arenevate töötajatega organisatsioon, täitmiseks. Kuna teave ja teadmus on omavahel tugevalt seotud, kuid teadmusjuhtimise ja teabehalduse vahelisi seoseid võib olla tänu valdkondade erinevusele raske märgata, pidas autor oluliseks uurida nende koostoimet. Lõputöö eesmärgi saavutamiseks koostati esmalt teoreetiline raamistik, tuginedes teemakohasele kirjandusele nii kodumaistelt kui ka välismaistelt autoritelt. Teabehalduse eesmärk on tagada kvaliteetse teabe säilimine ja kättesaadavus, mis eeldab teabehalduse, kui terviku nägemist ning panust kõigilt organisatsiooni liikmetelt. Teadmusjuhtimise keskmes on inimesed, teadmus paikneb inimeste peas ning seda on märksa keerulisem hallata, kui teavet. Teadmusjuhtimise protsessi integreeritus juhtimisstrateegiasse, aitab muuta personaalseid teadmis kollektiivseks teadmuseks ning tagab teadmusringluse jätkusuutliku toimimise. Teabehaldust ja teadmusjuhtimist ei saa käsitleda, kui sama protsessi, kuid mõlemad on organisatsiooni efektiivsuse tagamiseks olulised ning neid peaks rakendama paralleelselt. Teave on teadmuse sisendiks, teabehaldus toetab teadmusjuhtimise protsessi ning õige tehnoloogiline infrastruktuur aitab kaasa nii mõlema valdkonna edukale toimimisele, kui nende koostoimele. Empiirilise uuringu metoodika valimisel toetuti eelnevalt loodud teoreetilisele raamistikule ja uuringu eesmärgile. Uuringustrateegiaks oli kaardistusuuring (survey), milles lähtuti deduktiivsest käsitlusviisist. Uuring viidi läbi kvalitatiiv-kvantitatiivsel meetodil (mixed methods), mille tarbeks koguti esmaseid andmeid autori poolt loodud uurimisinstrumentidega. Kvalitatiivsete andmete kogumisel kasutati vaatlustabelit. Vaatluse valimi moodustasid EMTA dokumendid jm allikad, kus teabehaldust või teadmusjuhtimist käsitletud oli. Kvantitatiivseid andmeid koguti e-ankeedina koostatud ankeetküsimustikuga. Küsitluse valim moodustati lähtudes ettekavatsetud valimi (purposive sample) põhimõtetest ning selle moodustasid peadirektori asetäitja tolli alal vastutusalasse kuuluvate osakondade 367 töötajat ja ametnikku. Lõplikuks suuruseks kujunes 116 vastajat, vastamisprotsent oli seega 31,6%. Kogutud andmete analüüsimiseks kasutati kirjeldavat statistikat, tulemusi korrastati ning analüüsiti programmis Microsoft Excel. Uuringu tulemustest anti põhjalik ülevaade kõrvutades vaatluse raames kogutuid andmeid, küsitluse teel kogutud andmetega. Uuringutulemuste analüüsi põhjal järeldati, et asutuses on olemas ilmingud teadmusjuhtimisest, kuid see ei ole integreeritud dokumentidesse ühtse protsessi osana ning seega ei ole teadlik tegevus. Teadmusjuhtimise mõistet dokumentides ei kajastu, selle ilminguid esinevad erinevatest kohtadest. Teenistujad küll jagavad oma teadmise ja kogemusi ning kasutavad ka kolleegide teadmisi tööülesannete täitmisel, kuid puudu on juhtkonna toetusest ning ühtsest teadmuse talletamise süsteemist. Teadmusjuhtimise protsesside toimimisele avaldab mõju teabehalduse korraldus. Olemas on tehnoloogiline baas mõlema valdkonna ja nende koostoime toetamiseks, kuid kitsaskohti esineb süsteemides paikneva teabe asjakohasuses ja selle kättesaadavuses. Teavet ei salvestata kohtadesse, kus see säiliks ja oleks kättesaadav kõigile, mis on põhjustatud nii teenistujate teadmatusest, kui vähesest turvatundest. Puudujäägid teabehalduses takistavad nii teadmuse teket, säilimist kui ka levitamist. Teadmusjutimise edendamiseks on vajalikud muudatused mõlema valdkonna korraldamises, millest lähtuvalt on töö autor teinud järgmised ettepanekud: • tedmusjuhtimise strateegia väljatöötamine, milleks on vajalik läbi viia teadmusaudit; • teabehalduse alase koolituse käivitamine teenistujatele, mis sisaldab baaskoolitus ja iga-aastast põhitõdede meeldetuletust ja teabehaldusespetsialistide määramine, kes toetavad ja abistavad teenistujaid teabehaldusprotsesside läbiviimisel; • vastutavad täitjad infosüsteemidele, kelle ülesandeks on teabe aja- ja asjakohasuse tagamine ning süsteemide esitamine osakonniti, koos koheselt juurde lingitud ülevaatliku kirjelduse ja juhendmaterjalidega; • koolituste materjalide, salvestuste, parimate praktikate, kogetud õppetundide jms intranetti koondamine; • teadlikuse tõstmine olemasolevatest enesearenguvõimalustest ja nende kasutamise soodustamine.

The title of this final paper is “Knowledge management interaction with information governance in the Estonian Tax and Customs Board”. The paper comprises 59 pages, 1 table, 14 illustrations, 46 references and 2 appendices and is divided into 3 chapters and their subsections. The focus of today's global economy shifts from tangible resources to intangible assets accompanied by a transition to a knowledge-based economy in which information, knowledge and skills are the most important strategic resources. The conscious management of information and knowledge strongly contributes to innovation and competitive advantage and helps to prevent the loss of important organizational knowledge even when employees leave or retire. The average age of the employee in the Estonian Tax and Customs Board is 48 years and is in a constant growth trend, nearly 30% are over the age of 55. This will lead to the departure of senior members in the upcoming years, which entails the risk of losing important organizational knowledge. The conscious development of knowledge management in the organization manifests itself in the increase of performance and minimizes the loss of organizational knowledge. Since one of the sources of knowledge creation is the information generated during the organization's activities, efficient information governance is a prerequisite for knowledge management. The objective of this thesis is to ascertain the implementation of knowledge management and its interaction with information governance in the Estonian Tax and Customs Board in order to bring out opportunities for advancing knowledge management in the organization. The following goals have been set to achieve the objective of this thesis: • to create a framework that gives an overview of the implementation of information governance and knowledge management in organizations and the connections between the two fields; • to develop a methodology and research instruments for conducting an empirical study at the Estonian Tax and Customs Board; • to evaluate the functioning of information governance and the implementation of knowledge management in the Estonian Tax and Customs Board; • to analyze the interaction of knowledge management with information governance and, as a result of mapping existing problems, prepare proposals for the Estonian Tax and Customs Board. The first chapter of the thesis provides an overview of information governance and knowledge management. The nature and goals of the two concepts are explained and an overview of the connections and interaction between the two fields is given. The theoretical framework relies on sources created by foreign and Estonian authors and various legal acts. The main sources are Smallwood, Schopflin and Walsh, Iuga ja Kifor and Sokoh and Okolie works and approaches presented in the textbook of information sciences compiled by Virkus, Lepik, Uverskaja, Reimo, Metsari, Ruusalepa, Möldre and Laurits. The second chapter describes the research object and the chosen empirical research methodology. Furthermore, an overview of quantitative research strategy is given, also the principles of sample selection, research process and data analysis are described. The third chapter analyses the findings of empirical research using descriptive statistics. In the subchapters the functioning of information governance and the implementation of knowledge management have been analyzed, as well as the interaction of information governance and knowledge management. Based on the analysis conclusions and proposals are made. Based on the research results, it was concluded that there are manifestations of knowledge management in the Estonian Tax and Customs Board, but it is not integrated into documents as a part of a unified process, and thus it is not a conscious activity. The employees do share their knowledge and experience as well as use the knowledge of their colleagues in the performance of their tasks, but there is a lack of support from the management and there is no unified knowledge storage system. Information governance has an impact on the functioning of knowledge processes. There is a technological base to support both areas and their interaction, but there are deficits in the relevance and availability of the information located in the systems. Information is not stored in places where it would be preserved and accessible to everyone, which is caused by the ignorance of the employees as well as the lack of sense of security to participate in information and knowledge processes. Thus, deficiencies in information governance prevent the creation, preservation and dissemination of knowledge.