Kuluarvestussüsteemi loomine ehitusettevõttele Aiapaigaldus OÜ

Kuluarvestus on iga ettevõtte tõhusaks toimimiseks hädavajalik, olgu selleks mentaalne või formaliseeritud süsteem. Tõhusad kuluarvestussüsteemid annavad kuludest selge ja õigeaegse ülevaate, mis aitab juhtidel teha teadlikke otsuseid. Mõisteid „kuluarvestus“ ja „juhtimisarvestus“ kasutatakse üha enam sünonüümidena, kuid nende erinevusi tuleks tähele panna. Nii kulu- kui ka juhtimisarvestussüsteemid peavad tootma nõuetele vastavat teavet. Kuluarvestus on oluline osa nii finants- kui juhtimisarvestuses, mis hõlmab kulude, laoseisu ja müüdud kaupade maksumuse kajastamist ja analüüsi. See annab olulist teavet varude hindamiseks ja otsuste tegemiseks, näiteks toote hinnakujunduseks ja reklaamimiseks. Lõputöö aluseks on ehitusettevõte Aiapaigaldus OÜ, mis seisab silmitsi mitmete kuluhalduse ja -arvestusega seotud probleemidega. Ettevõtte juhtkonnal puudub ülevaade kuludest, mis muudab raha kulutamise jälgimise keeruliseks. Lisaks ei suuda praegune kuluarvestussüsteem anda piisavat teavet kulude juhtimiseks ja teenuste hinnakujunduseks. See muudab ettevõtte jaoks keeruliseks resursside jaotamiseks ja oma teenuste hinnastamiseks teadlike otsuste tegemise. Ettevõtte kasvades suurenevad ka kulud ning järjest olulisemaks muutub nende tõhus juhtimine. Nende probleemdega tuleb aga tegeleda, et tagada kasvu jätkumine ja püsida pikas perspektiivis kasumlik. Lõputöö koosneb kolmest peatükist. Esimeses peatükis käsitletakse kuluarvestussüsteemi teoreetilisi aluseid, mis hõlmab kuluarvestuse olemuse ning sellega seotud mõistete ja komponentide uurimist, tuginedes erinevate uurimistööde, raamatute ja internetiallikate tulemustele. Selles peatükis anti ülevaade kuluarvestuse põhiolemusest, eesmärkidest, kululiikidest, -kohtadest ja -kandjatest. Samuti käsitletakse ja selgitatakse nii traditsioonilisi kui ka tegevuspõhiseid kuluarvestuse metoodikaid ja sisu. Teises peatükis kirjeldati empiirilise uuringu metoodikat kombineeritud uurimismeetodi läbiviimiseks, mille käigus toimub andmekogumine dokumendi- ja mitteosaleva vaatluse kaudu. Kolmandas peatükis keskenduti kuluarvestussüsteemi väljatöötamisele, uuritava ettevõtte tutvustamisele ning kulude analüüsi läbiviimisele. Seejärel valiti sobilikud meetodid teooriast lähtuvalt ning katsetati loodud süsteemi ühe reaalse tellimuse näitel.
Uuringu käigus selgus, et juhtkond peab oluliseks, et sobilik kuluarvestus oleks lihtsasti kasutatav ja juurutatav. Kuluarvestussüsteemi luues võeti arvesse ettevõtte vajadused ning samuti ka puudused, sest eelnevalt kasutatav süsteem oli peaaegu olematu ning ettevõttel puudub objektiivne kulude liigitamine. Samuti võeti arvesse, et kuluarvestussüsteem võimaldaks ettevõttel paremini näha ning mõista oma kulusid just objektipõhiselt ning suudaks anda arusaama, kuidas jaotada lisaks põhitegevuse kuludele ka üldkulusid. Võttes arvesse ettevõtte lihtsat struktuuri, autori läbi viidud kulude analüüsi ja ettevõtte soovi näha kulusid detailsemalt just objektipõhiselt, sai välja valitud traditsioonilise kuluarvestuse alla kuuluv tellimuspõhine kuluarvestus. Antud juhul oli see variant parim, sest kuluarvestuse teooriast lähtuvalt on antud ettevõttes iga töö otsekulud selgelt seostatavad konkreetse tööga ning igal tööl võivad olla sageli erinevad kulud. Kuluarvestussüsteem koosneb kululiikide, -kandjate ja -objektide arvestusest. Tellimuspõhise arvestuse teooriast lähtuvalt arvestatakse iga tööd eraldi kuluobjektina ning iga tellimuse kohta luuakse kulude andmikud, mis aitavad liigitada ja arvestust pidada nii otsestel kui ka kaudsetel kuludel ehk üldkuludel. Seega valiti ettevõtte kuluobjektideks aiaehitusprojektid ja kliendid ning kaudsete kulude jaotamiseks võeti kulukäituriks objektidele kulutatud otsesed töötunnid. Kuluarvestussüsteemi paremaks kasutamiseks lõi autor ettevõtte jaoks töökuluandmiku ja abitabeli üldkulu määra leidmiseks. Töökuluandmik on dokument, mis aitab objektiivselt jaotada ettevõtte otsesed materjali- ja tööjõukulud ning ettevõtte üldkulud konkreetsetele kuluobjektidele. Samuti soovitas autor kuluarvestussüsteemi lihtsamaks juurutamiseks kasutusele võtta ettevõttes oleva raamatupidamistarkvara Merit Aktiva pakutava dimensioonide lahenduse ning CostPocketis kuludokumentide liigitamise ja kommentaari lisamise võimalused. Autori hinnangul said lõputöö käigus püstitatud eesmärgid täidetud ning loodud kuluarvestussüsteem vastab ettevõtte vajadustele ja soovidele ning annab parema ülevaate ettevõtte kuludest, mis annab võimaluse teha täpsemaid juhtimisotsuseid. Ettevõtte juhtkond peab antud süsteemi lihtsasti juurutatavaks ja kasutatavaks ning see ei võta ettevõttelt lisa ressurssi, mis oli ka ettevõtte jaoks kõige olulisem ning ettevõte plaanib antud kuluarvestust rakendama hakata.

Cost accounting is essential for the proper functioning of any business, be it a mental or formalized system. Effective cost accounting systems provide a clear and timely overview of costs that help managers make informed decisions. The terms "cost accounting" and "management accounting" are increasingly used interchangeably, but their differences should be noted. Both cost and management accounting systems must produce information that meets the requirements. Cost accounting is an important part of both financial and management accounting, which includes the recording and analysis of costs, inventory and cost of goods sold. It provides important information for inventory evaluation and decision-making, such as product pricing and promotion. The following thesis Creating a cost accounting system for a construction company Aiapaigaldus OÜ is based on the construction company Aiapaigaldus OÜ, which faces several problems related to cost management and accounting. The management of the company does not have a proper overview of the expenses, which makes it difficult to monitor the spending of money. In addition, the current cost accounting system is unable to provide sufficient information for cost management and service pricing. This makes it difficult for the company to make informed decisions about how to allocate resources and how to price its services. As the company grows, the costs also increase, and their effective management becomes more and more important. However, these issues must be addressed to ensure continued growth and remain profitable in the long term. The thesis consists of three chapters. The first chapter deals with the theoretical foundations of the cost accounting system. It involves the study of the nature of cost accounting and the related concepts and components. Both traditional and activity-based costing methodologies are covered. The second chapter describes the methodology of the empirical study to conduct a mixed research method, during which data collection is carried out through document observation and non-participant observation. In the third chapter, the focus is on developing a cost accounting system, introducing the researched company and conducting cost analysis. Then suitable methods are selected based on theory and the created system is tested on the example of one real order. When creating the cost accounting system, the needs of the company were taken into account, as well as the shortcomings, because the previously used system was almost non-existent and the company largely lacks an objective classification of costs. It was also taken into account that the cost accounting system would allow the company to better see and understand its costs on an object-by-object basis and to be able to provide an understanding of how to allocate general costs in addition to core business costs. The company considered it important that suitable cost accounting is easy to use and implement. Taking into account the simple structure of the company, the author's cost analysis and the company's desire to see the costs in more detail based on the object, the order-based costing under traditional costing was selected. In this case, this option was the best, because based on the theory of cost accounting, the direct costs of each job in a given company can be clearly linked to a specific job, and each job can often have different costs. The cost accounting system consists of the accounting of cost types, cost bearers and cost objects. Based on the theory of order-based accounting, each job is considered as a separate cost object, and cost data are created for each order, which help classify and keep records of both direct and indirect costs, or overhead costs. Therefore, garden construction projects and customers were selected as the company's cost objects, and the direct labor hours spent on the objects were taken as the cost driver for the distribution of indirect costs. To better use the cost accounting system, the author created a job cost data for the company and a help table to find the overhead rate. The labor cost data is a document that helps to objectively allocate the company's direct material and labor costs and the company's general costs to specific cost objects. The author also recommended using the dimensions solution offered by the company's accounting software Merit Aktiva and the options for classifying cost documents and adding comments in CostPocket for easier implementation of the cost accounting system. According to the author, the goals set during the thesis were met and the created cost accounting system meets the company's needs and wishes and provides a better overview of the company's costs, which gives the opportunity to make more accurate management decisions. The company's management considers this system easy to implement and use, and it does not take additional resources from the company, which was also the most important for the company, and the company plans to start implementing this cost accounting.