Järelteeninduse paberivabaks muutmine ettevõttes Inchcape Motors Estonia OÜ

Käesoleva lõputöö eesmärgiks oli luua raamistik järelteeninduse paberivabaks muutmiseks Inchcape Motors Estonia OÜ Jaguar Land Roveri järelteeninduses. Lisaks muule tuli ka keskenduda äri jätkusuutlikkuse põhisuundadele: võtmemõõdikute parendamine, töötajate rahulolu kasv, rohe-eesmärkide saavutamine ja kliendikesksus. Eelnimetatud aspektide hindamiseks teostas autor digitaliseerimise projekti kuluanalüüsi ning hindas, millise perioodi jooksul toob investeering tulu. Töö autor viis töökojas läbi ka küsitluse, kus uuris ettevõtte töötajate valmisolekut digitaliseerimiseks. Antud lõputöös hinnati ka digitaliseerimise süsinikujalajälge, mis on väiksem kui paberi kasutamisel. Autor hindas erinevaid tarkvaralahendusi ning koostas valitud tarkvarale ka juhendi, mille abil töötajad saavad esmase koolituse, kuidas antud tarkvara kasutada. Nii on igal töötajal võimalus juhendi juurde tagasi minna ja vaadata üle punktid, mis veel selgusetud on. Lõputöö käigus läbiviidud küsitluses selgus, et töötajad on igati töökoja digitaliseerimise poolt. Küsitluses toodi välja ka huvitavaid tähelepanekuid digitaliseerimise osas, kuid oluline on, et inimesed on teadlikud digitaliseerimise kasulikkusest. Analüüsides digitaliseerimisega kaasnevaid majanduslikke tegureid leidis autor, et projekt tasub end ära kolme kuuga, kui loobuda paberi kasutamisest täielikult. Lisaks eelnevale aitab digitaliseerimine täita ka ettevõtte rohe-eesmärke, mis on täna üha enam olulised. Digitaliseerimise läbi ollakse vastutustundlikud looduse suhtes. Lisaks looduse säästmisele muutub ka töötajate töövoog sujuvamaks ning vähendatakse ebaefektiivset tööaega. Autoril tekkis lõputöö käigus veel ideid, kuidas järelteeninduse digitaliseerimist edasi arendada. Töö lõppfaasis võeti töökojas tahvelarvutid päriselt kasutusele ning esimesed kogemused programmiga on olemas. Ilmnes ka mõningaid tagasilööke, kuid tänaseks on need lahendatud ja ka tagasiside on olnud väga positiivne. Tehnikud saavad ise sõidukite hooldusajalugu vaadata ja pääsevad ligi tehasejuhenditele ning neid ei pea enam välja printima. Seeläbi ollakse vastutustundlikud ning hoitakse loodust.

The aim of this thesis was to create framework for making the Jaguar Land Rover aftersales department of Inchcape Estonia digital. Taking everything into consideration, the sustainability views of businesses, such as upgrading the key factors, growth of employee satisfaction, achieving environmental goals and customer focus had to be issued. To evaluate the forementioned aspects author conducted a cost analysis for the digitalization project and assessed its payback time. Furthermore, author conducted and carried out a survey in the workshop to explore the employees’ preparedness regarding the digitalization project. Moreover, size of the carbon footprint for this project was judged and proven to be smaller than before. In addition, author of this thesis evaluated divergent software solutions and developed a document of user instructions to chosen one which can be used in the main training of the employees. This creates an opportunity for each employee to turn back to the guide in case of anything that has remained unclear. The results of the conducted survey showed that all the employees were in favour of digitalizing the workshop. Although numerous interesting remarks were made in the responses, the major take from the survey is that personnel appreciates the digital change and prefers it to paperwork. While analysing the economic factors regarding the digitalization project author learnt that if the aftersales department would become utterly paper free, it will be beneficial in three months. Furthermore, digital transformation will help the entrepreneurship achieve its environmental goals which are increasingly important in today’s developing society. Through this project the business will be more considering to the nature. In addition, it ensures smoother flow of work and decreases ineffective operating time. Author also apprehended more ideas to develop the digitalization of the aftersales department even further. In the final phase of the project tablets were put into practise and the business has its first experience with the programmes. Although some setbacks appeared, they have been solved today and feedback for the program has been thoroughly positive. Technicians are able to check the maintenance history and manuals themselves. Therefore, the need of printing out these documents disappears, thereby reducing the company’s ecological impact.