Arhiivihaldus kaubandusettevõttes

Arhiivi- ja dokumendihaldus on eksisteerinud juba sajandeid. Kui varasemalt hõlmas dokumendi- ja arhiivihaldus peamiselt paberdokumentide haldust, siis tänasel päeval on sama oluline ka digitaalsete dokumentide arhiivihaldus. Asutuste arhiivihaldus on tänapäeval hästi reguleeritud, kuid ettevõtetel on jäetud paljuski vabad käed. Selle tulemusena ei pööra ka ettevõtted sellele suurt tähelepanu. Arhiivihalduse reguleerimiseks on loodud erinevad õigusaktid, standardid ja juhised. Ettevõtted peavad sama moodi tuginema seadustele ja juhistele korraldades ettevõttesisest dokumendi- ja arhiivihaldust. Arhiivihalduse juhendis peaks välja olema toodud dokumentide eest vastutajad, säilitustähtajad, nende säilitamine ja dokumentide arhiveerimine ning hävitamiseks eraldamine. Lõputöö teemaks oli „Arhiivihaldus kaubandusettevõttes“. Uurimuse objektiks oli ettevõtte dokumendi- ja arhiivihaldus enne 2021 aastat. Uuritaval ettevõttel puudus ülevaade dokumentidest, mis asuvad hoiuruumis. Sealsete dokumentide seast soovitu leidmine oli väga keeruline, kuna ettevõttes puudus konkreetne ülevaade arhiivi saadetud dokumentide üle. Ettevõttes olevad dokumentide liigitusskeem ja asjaajamiskord, ei ole saanud reaalset rakendust. Lõputöö uurimisülesannete hulka kuulus kaubandusettevõtte arhiivihalduse olukorra kaardistamine, et luua arhiivihalduse juhend uuritavale ettevõttele. Juhendi eesmärk on kindlustada ettevõtte nõuetekohane arhiivihaldus. Uuringu andmete kogumiseks kasutati detuktiivset lähenemiseviisi ning kvalitatiivseid ja kvantitatiivseid andmekogumismeetodeid, milleks olid intervjuude läbiviimine ning dokumentide ja arhiivihalduse vaatlus. Intervjueeritavate valimi moodustasid viis kaubandusettevõtte töötajat, kes puutuvad töö käigus otseselt kokku arhiiviväärtuslike dokumentidega. Dokumentide vaatluseks loodud vaatluslehtedega vaadeldi ettevõtte asjaajamisekorda, dokumentide loetelu ja arhiivi ülevaadet. Vaatluse käigus selgitati välja dokumentide vastavus seadusandlusele. Uuringu lõpuks selgus kaubandusettevõtte arhiivihalduse hetkeolukord. Uuringu tulemustele tuginedes saab öelda, et ettevõtte dokumendid vajavad kaasajastamist ja korrastamist. Suur hulk ettevõtte dokumente vajavad hävitamist. Puudusena saab välja tuua veel kaasaegse arhiiviruumi puudumine ja arhiiviloetelu. Praegune hoiuruum ei ole dokumentide pikaajaliseks säilitamiseks sobiv. Samuti ei jää arhiivihalduseks dokumentide loojatel oma töö kõrvalt piisavalt aega, et dokumendid nõuete kohaselt ja õigeaegselt hävitada. Kaubandusettevõtte arhiivi- ja dokumendihalduse hõlbustamiseks soovitab autor eraõiguslikus organisatsioonis juurutada dokumentide loetelu ja asjaajamiskorra kasutusele võttu. Sellisel juhul on dokumentidest ja arhiivist parem ülevaade ning lihtsam ka seaduste uuenemistega kaasas käia. Autor soovitab ajakohastada asjaajamiskorda kord aastas. Ettevõttel tasuks kaaluda ka arhiiviruumi kasutusele võttu, mis tagab dokumentide nõuetele kohase säilimise ning juurdepääsupiirangud vastavalt andmekaitseseadusele. Enne arhiveerimist soovitab autor seada dokumendid hävitamise valmis, s.t enne arhiveerimist tuleks kindlasti eemaldada dokumentidelt kõik metallist klambrid jmt. Autor soovitab ettevõttel palgata arhiivihalduse asjatundja või kasutada teenusepakkujat, kes aitaks ettevõtte arhiivihalduse järje peale saada. Antud lõputöös keskendus autor peamiselt arhiivihalduse juhendi väljatöötamisele, võttes aluseks Tiina Nirgi 2019 aastal koostatud arhiivihalduse juhendi riigiasutustele, mille autor kohandas kaubandusettevõttele kohaseks. Autor pidas oluliseks tutvustada ettevõtte töötajatele arhiivihaldusalast teooriat ning teadvustada arhiivihalduse olulisust. Dokumentide ja arhiivi analüüsist selgus, et ettevõttel on suur hulk paberdokumente, mis vajavad hävitamist. Olukorra parandamiseks liigub ettevõte digiarhiivi rajamise suunas, mis tagab väiksema paberdokumentide hulga. Autor tõi välja erinevad parendusettepanekud, mis aitavad ettevõttel arhiivihaldust paremini hallata. Ettevõte peab aega leidma, et arhiivihaldusega korrektselt tegeleda. Ettevõttele loodud arhiivihalduse juhend on abivahend kõigile dokumentidega tegelevatele töötajatele dokumentide nõuetekohaseks arhiveerimiseks ning hävitamiseks. Ettevõtte töötajaid tuleb teavitada arhiivihalduse olulisusest ning vajalikkusest, et dokumendid saaksid õigeaegselt korrastatud, arhiveeritud ning hävitatud.

The following graduation thesis is „Archive management in trading company“. The thesis consists of 40 pages, the sources, the appendices and three chapters. First chapther is the theoretical part, where have been point out the requirements of the legislation and the general demands. In second chapter you can find methodology of the empirical study and on the third the analysis of the study results, the conclusions and suggestions for the company. The paper is based on 47 sources, 15 of them of foreign origin. The aim of this graduation thesis is to map and analys archive activites in private organization to prepare an archive management guide. The topic of the thesis is important because the documents and archives management supports the main activities of the organization. Companys archive is not managed, there was no overviw of the documents that are sent to archiving and for this reason the author decided to prepare the guide for it. The research tasks were to give a theoretical overview of the legislation and professional literature that regulate the archives management and to find out the archival requirements for a private company, to compile the methodology of empirical resarch, to map the situation of the archive management of trading company in order to create a basis for the development of an archive management guide, develop guide for organaizing archive management and finally to submit proposals to the company’s management for the improvement of the organization of archive management. The empirical part of this thesis was conducted in November-December 2020. Data for this thesis were gathered by complementing methods as interviewing and observing documented data and archives. The interviewees were five company’s workers who deals with archival documents on daily basis. The observation sheets were compiled, which were used to observ company documents and archive. It was clarified wheter the company documents would accord the legislation and the reccomended intructions by the National Archives. Archive room were observed to find out their suitability. As a result of the study the situation of the trading company archives management was clarified. The results suggest that company must update its documents and implement the archive guide. The latter is found in the appendix 4.