Elektroonilisel teel saadetavate arvete eelised ja kitsaskohad Stora Enso Eesti AS näitel

Lõputöö eesmärk oli analüüsi põhjal selgitada välja elektroonilisel teel saadetavate arvete eelised ja kitsaskohad Stora Enso Eesti AS näitel. Antud teema on aktuaalne, sest aina rohkem riike muudavad e-arvete saatmise ettevõtete vahel kohustuslikuks. Võrreldes teiste Euroopa riikidega on Eesti aga digitaalses arvelduses mahajäänute hulgas. Lõputöö teooriaosas tehti ülevaade digitaalsete arvete arengust Euroopa Liidus ning kirjeldati, milliseid meetmeid on Euroopa Liit ja Eesti riik rakendanud e-arvelduse toetamiseks ja laiemaks kasutuselevõtuks. Toodi välja arvetele esitatavad nõuded, selgitati arhiveerimisprotsessi ning PDF- ja e-arve sisulist poolt koos teenusepakkujate nimekirjaga. Teooritilises osas keskenduti elektroonilisel teel saadetavate arvete eelistele ja kitsaskohtadele erialases kirjanduses väljatoodud seisukohtade põhjal. Teooriast selgus e-arveldusele ülemineku vajalikkus. Sellega kaasneks üks arvete töötlemise süsteem senise kolme asemel, mis tõstaks andmete kvaliteeti, vähendaks töötlemisele kuluvat aega, säästaks kulusid ning muudaks arvete edastamise ja vastuvõtmise mõlemale osapoolele mugavaks. E-arvetele üleminek võib riigil aidata säästa umbes 2,5 miljonit eurot aastas. PDF-arve on elektroonselt edastatav arve, millelt info ei ole masinloetav. Info tuleb sisestada süsteemi käsitsi, sest tegemist on tavalise pildifailiga. PDF-arveid saab samuti saata läbi operaatori, kuid sellisel juhil ei tohi olla arve parooliga kaitstud ega krüpteeritud ning ühes failis peab olema ainult üks arve koos lisadega. Kahjuks ei ole e-kiri aga usaldusväärne, sest see ei pruugi alati õige adressaadini jõuda ning hiljem ei saa ka seda tuvastada, miks on e-kiri ja selles sisalduv arve kaduma läinud. PDF-arvete edastamisel võib meilimanusega lisanduda ka pahavara või viirus ning vältida ei saa ka võltsitud arveid, mis võivad tekitada tõsist ohtu ettevõttele. E-arve väljastatakse läbi operaatori, kelleks võib olla nii teenusepakkuja kui pank. Operaatorid on omavahel teinud rändluskokkuleppeid, mille tõttu ei pea e-arve väljastaja ja vastuvõtja kasutama sama operaatorit, vaid e-arve liigub operaatorite vahel rändluskokkulepete abil tasuta. Müügiarve saatmiseks peab sisestama vastuvõtja e-arve aadressi ning vastuvõtja operaatori tunnuse. E-arveid saadetakse Eestis kasutatavas E_invoice formaadis. PDF- ja e-arved koostatakse lähtudes käibemaksuseaduses esitatud nõuetest. Digitaalsel kujul saadetavad arved peavad olema arhiveeritud seitse aastat nagu ka teised raamatupidamise algdokumendid. Andmete loetavus peab olema tagatud kogu säilitusaja jooksul. Programmivaatluse teel leiti, et Stora Enso Eesti AS on võimeline vastu võtma arveid kolmel viisil: paberarved, e-arved ja PDF-arved. Peamiselt esineb probleeme PDF-arveldusega, kuna suures osas lükatakse tagasi PDF- vormingus SAP süsteemi saabunud arveid. Tagasilükatud arveteks nimetatakse neid arveid, mis on SAP programmi jõudnud, kuid ebakorrektse infoga. Peamiselt on see tingitud teenusepakkuja vigadest, sest vigased arved peaksid olema tagasi lükatud enne süsteemi jõudmist. See toob endaga kaasa suure töö- ja ajakulu, kuna arve välja maksmiseks on vaja küsida tarnijalt nii kreeditarvet kui ka uut arvet. Samuti on PDF-arvelduse juures hulk nõudmisi, mida on vaja tarnija poolt täita, et arve üldse SAP süsteemi jõuaks. Programmivaatluse teel tuvastas autor kõik võimalikud vead, mille puhul lükkab Stora Enso teenusepakkuja arved tagasi kas tarnijale või finantstugiteenusekeskuse vastavale osakonnale. Põhjusteks võis olla näiteks, et e-mailis oli liiga palju manuseid, failide maht või lehekülgede arv ületas lubatud limiiti, e-mail oli saadetud vales (RTF) formaadis, arve saaja nimi on ebakorrektne või üks dokument sisaldas mitut arvet. Kõikide nende nõudmiste tõttu muutub PDF-arvelduse protsess väga aeganõudvaks ning põhjustab pahameelt tarnijate hulgas õigeaegselt maksmata arvete tõttu. Hetkest, kui tarnija saadab arve PDF-arvelduse emaili aadressile, jõuab see Stora Enso raamatupidamise süsteemi keskmiselt kahe päeva jooksul, kui kõik arvele kehtestatud nõuded on täidetud. Juhul, kui emailiga esineb probleeme, saadetakse tarnijale või Stora Enso finantstugiteenuse vastavale meeskonnale automaatne arve tagasilükkamise teavitus. Võltsitud arveid tuvastatakse arvete töötlemise käigus ning pahavara arvutisse sattumise vältimiseks ei soovitata avada võõraid veebilinke. Uuringu käigus ilmnes, et kuigi äriregister seda ei väljenda, siis Stora Enso Eesti AS’ile on võimalik saata e-arveid. E-arvete saatmine ettevõttele käib vaid ühel viisil, milleks on arvete edastus läbi SAP programmi. Kahjuks kasutavad sellist võimalust vaid vähesed ettevõtted ning e-arvete maht jääb vaid paarisaja juurde kuus mitme tuhande arve seast. Intervjuust selgus, et suurettevõtete peamine probleem e-arvelduse juures on see, et kuna Stora Ensol on palju osakondi ja üksuseid, siis tarnijatel on raskuseid leida õige info selle kohta, milliste andmetega arveid tuleb saata. Stora Enso raamatupidajatel on sealjuures keeruline leida õige kontakt tarnija poolel, kellelt paluda arve korrigeerimist. Lõputöö tulemusena tõi töö autor välja võimalikud viisid, kuidas Stora Enso arvelduse viise parendada. Vältimaks olukordi, et tarnijad ei tea täpset põhjust, miks tema dokument tagasi lükati ning mis oleks edasine samm, peaks täpsustama automatiseeritud tagasilükkamise teavitust. Samuti peaksid raamatupidajad jälgima, millistele e-maili adressaatidele tagasilükkamise teavitused saadetakse, et olla veendunud teavituse kohalejõudmises. Selleks, et arhiveerida saaks kõikides formaatides PDF-arveid (ka allkirjastatud dokumente) ning probleeme ei ilmneks dokumentide binaarsel tasandil, peab ühendust võtma arhiveerimist võimaldava teenusepakkujaga ning küsima võimalikke lahendusi. Stora Enso infoveebilehele oleks vaja lisada rohkem informatsiooni arvete saatmise kohta. Lõputöö autor tõi välja kaks varianti, kuidas Stora Enso Eesti AS saaks hakata vastu võtma e-arveid: PEPPOL elektrooniliste dokumentide vahetamise keskkonnaga liidestumine või operaatori vahetamine. Soovituslik on valida operaator, kes on juba PEPPOLiga ühendatud, et vältida lisatasusid.

The topic of the thesis is advantages and difficulties of electronically forwarded invoices in the case of Stora Enso Eesti AS. The thesis contains 13 657 words, includes 9 figures, 4 annexes and 67 sources of used literature. As of 1. July 2019, invoices to the public sector can only be sent as E-invoices in accordance with the Accounting Act approved by the Estonian Parliament on 20. February 2019. Unfortunately, Estonia is lagging behind in the use of e-invoices in the European Union. Approximately 83% of invoices are transmitted between the biller and the payee via electronic channels. The goal of this research was to find out the advantages and difficulties of electronically forwarded invoices based on analysis of Stora Enso Eesti AS. The research assignments are: 1) to compare the overall situation of finance digital development in Estonia and the European Union; 2) give an overview of the nature of PDF invoices, e-invoices and highlight the advantages and disadvantages; 3) provide an overview of electronically forwarded invoices by Stora Enso Eesti AS describing the software used, the characteristics of the service provider and analyzing the differences in the process flows; 4) describe the advantages and disadvantages of electronically sent invoices based on the example of Stora Enso Eesti AS; 5) identify opportunities for receiving e-invoices and submit proposals for making invoicing more efficient. The study is done deductively. The results of the study are analyzed in a combined way (includes both quantitative and qualitative methods). Data collection is in two parts: interview and a program observation. Conclusion of this thesis is that e-invoices help to reduce the amount and time of invoice processing, improve data quality and overall save lots of money. The author of the thesis created proposals and conclusions for improving e-invoicing situation in Stora Enso Eesti AS.