Maanteetranspordi ettevõtte protsesside digitaliseerimine

Abstract

Käesoleva töö eesmärk oli leida ettevõttele CTT Logistic OÜ sobivaim logistika protsesside digitaliseerimise tarkvara. Eesmärgi saavutamiseks leiti ettevõttele üldiselt sobivad tarkvarad, uuriti ettevõtte protsessidest tulenevaid eripärasid ning võrreldi erinevate lahenduste kasutust läbi aja- ja rahakulu kui ka olemasolevate funktsioonide. Töö teoreetilises osas on kirjeldatud nõuded maantee kaubaveole Euroopa Liidus ja Eesti-siseselt. Kui rahvusvaheliselt on vedude tingimused määratud CMR konventsiooniga, on Eesti-sisestel vedudel dokumentide vormistus lahtine. Nõuded elektroonilistele veoselehtedele on lahti kirjeldatud läbi e-CMR-i ja eFTI määruse. e-CMR on lisaprotokoll CMR konventsioonile, mis täpsustab elektrooniliste dokumentide sisu, vormistuse ja osapoolte ligipääsu nõuded. eFTI määrusega on pandud paika nõuded EL-i riikidele veoselehtede kasutamise valmisolekuks ning infovahetuse funktsionaalsuseks. Teoreetilise osa viimases peatükis on üldiselt kirjeldatud lahti erinevad Eestis veondusvaldkonnas kasutatavad digilahendused ning nende võimalused ja piirangud. Läbi teoreetilise osa on leitud ettevõttele CTT Logistic sobivad lahendused ning saadud üldine arusaam nende võimalustest ja nõuetest. Empiiriline osa koosneb metoodika, andmete kogumise, saadud tulemuste ja tulemuste hindamise osast. Metoodika osas on välja valitud teoreetilise osa põhjal leitud lahendused. Lahenduste uurimiseks katsetati neid läbi kindlate tellimuste töötlemise. Uuriti tarkvarade kasutamise tegevusi ja funktsioone tellimuse sisestamiseks, autojuhi kasutamiseks ning arvete koostamiseks. Mõõdeti lahenduste ajalisi ja otseseid rahalisi kulusid. Andmete kogumise osas on kirjeldatud tegevused nii kvantitatiivsete kui ka kvalitatiivsete andmete kogumiseks. Saadud tulemused on kirjeldatud iga lahenduse kohta eraldi. Kõigi lahenduste tegevusprotsessid ja muud uuritavad andmed on üldiselt kaardistatud ning täpselt kirjeldatud lahti. Hetkeolukorra saamiseks on lahti kirjeldatud ka töö kirjutamise hetkel paberlehtedega tehtavad protsessid. Peale lahenduste uurimist ja tulemuste kirjeldamist valiti välja kõigist lahendustest erinevad mugavusfunktsioonid, mis võiksid veoettevõtte tegevusi mugavdada. Lahenduste võrdlemiseks loodi eraldi hindamismudel. Iga lahenduse puhul hinnati nende ajakulu, rahakulu ja olemasolevaid funktsioone, mis tulemuste peatükis ära määrati. Funktsioonid jaotati kolmeks osaks, milleks olid tellimuse sisestamine, autojuhi kasutusmugavus ja arve koostamine. Raha- ja ajakulu olid hinnatud vastavalt määratud vahemikele ning andsid iga üks kuni viis punkti. Funktsioonide hindamine toimus funktsiooni olemasolu põhiselt. Iga olemasolev funktsioon andis määratud punktide arvu, üldjuhul üks punkt funktsiooni kohta. Kõigi punktide kokku liitmisel saadi igale lahendusele hinne, mille põhjal määrati lahenduse sobivus ettevõttele. Hindamismudeli tulemuste põhjal oli ettevõttele sobivaim lahendus LiveSoft. Tarkvara puhul oli keskendutud erinevate mugavusfunktsioonide olemasolule, mis andsid teiste lahenduste ees suure eelise. Kui teised tarkvarad said mudeli põhjal hinde vahemikus 25-27, sai LiveSoft 32,5. Võrreldes hetkel kasutusel olnud pabereveoselehtedega sai võitnud lahendus 13,5 hindepunkti rohkem. Tarkvara kasutamine võimaldaks mõõtmistulemuste põhjal iga lehe kohta säästa vähemalt 6 minutit ja 10 sekundit. Paberveoselehtede kasutamise otsesed kuu kulud tulid kõige kallima digilahendusega võrreldes umbes 129 € odavamad ning keskmise digilahenduse hinna puhul umbes 21 € odavamad. Kuigi rahalised otsekulud tulid paberveoselehtede puhul odavamad, ei olnud kuludesse arvestatud tööjõu aega, mis antud ettevõtte puhul oli ühe lehe kohta peaaegu 3,6 korda suurem kui digilahendust kasutades. Ühe paberist digitaalse veoselehe kulu saamiseks lisati mõõdetud tulemustele eeldatult tellimuse sisestamise ja edastamise aeg ning ühe tunni palgakulu tööandjale. Toetudes nii mõõdetud kui ka eeldatud tulemustele saadi ühe paberveoselehe kuluks 4,54 € ning digitaalse dokumendi kuluks 3,09 €, mis koostatud veoselehtede arvu tõstmisel kuni 500 leheni, langesid vastavalt 3,69 €-le ja 1,42 €-le. Antud hindade arvutamisel kasutati kõige kallimat saadud digilahenduse kuuhinda. Tarkvaral oli mitmeid olulisi võimekusi nutiseadmes kasutamisest peaaegu automaatse arveldamiseni, mis võimaldasid eemaldada mitmeid infovahetusprotsesse kõigi osapoolte vahel ning kõigi tellimuse andmete hoidmist ühes platvormis. Ettevõttes CTT Logistic OÜ LiveSofti kasutuselevõtmine võimaldaks lihtsustada ettevõttesiseste osapoolte vahelist tellimuste infovahetust, mis hoiaks kokku tegevusi, aega ning läbi aja tõenäoliselt ka raha paberlehtede kasutamisega kaasnevatest protsessidest.

The aim of this thesis was to find a suitable digitalisation software for the transport company CTT Logistic OÜ. The company operates with seven crane trucks of various capabilities and at the time of writing, used digital solutions for only tracking and bookkeeping. For the process of selection, several softwares were chosen based on their qualification. Throughout the paper, the processes of the transport company were separated into order management, driver’s use and invoice management. Various solutions were tested on the example of the company’s processes and the results were compared to determine the most fitting for the given company. The paper consists of a theoretical and a practical part. Through the use of already existing sources, the author described the current requirements for transport documentation internationally and for freight within Estonia. While the regulations for international transport are specifically determined through the CMR convention, in Estonia the requirements are much more general, which allows for more freedom in the layout and information within the document. The main sources for plans and requirements involving electronic freight documents come from the e-CMR and eFTI regulations. Focusing on e-CMR reduces the freedom in what one can write on a freight document, which practically changes the documentation requirements in Estonia. The last section of theory describes the various digitalisation softwares already used in Estonia, and their compatibility with transport companies. While many solutions are excellent for use of tracking, work management, transport management or documentation, many of the currently used softwares lack compatibility with eFTI. The softwares selected for final evaluation were determined through the compabitibility with eFTI and focus on road carriers. The selected solutions were tested using the processes of the transport company. Throughout the testing process, the author measured the time and money costs of the different solutions, as well as the various existing functions. The final evaluation was done through the use of an evaluation model made by the author. Using the model, the selected solutions were assigned points for time cost, direct money cost, and available functions. The functions that were selected had to have a meaningful impact on the company’s processes. Time and money costs were assigned ranges which had assigned points one through five. The functions were graded based on whether or not a specific solution had them. If a solution had a function, it was given either half a point, one point or two points, otherwise they got none. After grading each solution, the results were added together for a final grade. Based on the grading model, the most fitting solution for CTT Logistic was LiveSoft. The software was heavily focused on various functions, which allowed for use in mobile phones, assigning price-lists, almost automated invoicing and more. Compared to paper documents, using LiveSoft allowed the company to save at least 6 minutes and 10 seconds per order processing, excluding the forwarding of freight information to the driver and the driver’s writing time of the paper document, which were not measured. Using non-measured but realistic assumptions in addition to the factual data allowed calculation of the rough costs of one paper and one digital document. After adding assumed hourly wage cost and time costs from driver’s writing and initial order management to the previously measured data, the cost for one paper document came to be 4,54 € and for one digital document 3,09 €. By increasing the number of made documents per month up to 500 pieces, the costs per document reduced respectively to 3,69 € and 1,42 €. The price calculation included the highest monthly software cost offered to the company. All of the digital solutions were, by direct measured costs, up to 129 € per month more expensive than using paper documents, but the vast amount of time saved and processes simplified, would give the justification for the company to switch to digital documents, specifically LiveSoft.