Äriprotsesside arendamine ja optimeerimine tootmisettevõttes

Käesolev lõputöö on kirjutatud teemal äriprotsesside arendamine ja optimeerimine tootmisettevõttes. Teema on aktuaalne, sest paljud ettevõtted peavad lisandväärtuse loomist ning tootlikkuse tõstmist oma ettevõtte tööprotsessides oluliseks ning mõistavad, et see on aluseks ettevõtte arengule. Endiselt puudub aga paljudel ettevõtjatel usk pikaajalise planeerimise positiivsesse mõjusse ettevõtte arengule.

Lõputöö teoreetiline osa annab ülevaate äriprotsesside arendamise põhimõtetest ettevõtetes ning on eelkõige suunatud juhtkonnatasandile mõistmaks, kuidas pidev protsesside optimeerimine ja töötajate kaasamine omab pikaajaliselt ettevõtte arengule positiivset mõju. Teoreetilise osa koostamiseks vajalike allikate leidmiseks kasutati teemakohaseid artikleid, teaduslikke ajakirju, internetiallikaid, raamatuid, teaduslikke andmebaase ning Eesti avaliku sektori poolt tellitud uuringuid ning õppematerjale.

Lõputöö teoreetilisest osast selgus, et ettevõttete edu võtmeteguriks on erinevate protsesside edukas omavaheline põimumine ning eesmärgipärasus. Protsesside kaardistamine loob eelise protsessi kiiremaks mõistmiseks ning parema arusaamise saavutamiseks. See on vajalik, et kindlustada protsesside haakuvus ettevõtte üldiste eesmärkidega. Protsessikaardistuse juures on võtmetähtsusega asjaolu, et iga protsess ja selle osa looks kliendile väärtust ja toetaks seega ettevõtte strateegiliste eesmärkide saavutamist. Analüüsides kaardistatud protsesse saame leida probleemikohti, mille täiendav analüüsimine ja parendusmeetmete leidmine tagab organisatsioonile suurema tootlikkuse, madalamad kulud ja teenuse kõrgema kvaliteedi. Kaardistatud protsesse on oluline pidevalt üle vaadata, analüüsida ja parandada, sest see tagab ka ettevõtte pideva arengu ja kliendirahulolu.

Lõputöö eesmärk oli kaardistada uuringu objektiks oleva ettevõtte peamine tootmisprotsess (as-is), seda analüüsida ning pakkuda parendusmeetmeid, mis aitaksid vähendada väärtust mitte lisavaid tegevusi ning seeläbi muuta tootmisprotsessi efektiivsemaks. Lõputöö empiiriline uuring viidi läbi kolmes etapis. Uuringu etappides koguti andmed viies läbi korduvaid töötubasid, vaatluseid töökohal ning dokumentide analüüsi. Esimeses etapis viidi läbi kvalitatiivne analüüs ning koostatati olemasolev (as-is) protsessimudel, teises etapis kasutatati kvantitatiivset analüüsi, sidusrühmade analüüsi ja juurpõhjuse analüüsi, et kaardistada olemasoleva protsessi nõrkused, kolmandas etapis rakendatati LEAN-metoodika filosoofiaid, esitati nende põhjal parendusmeetmed ja loodi nende põhjal to-be protsessimudel. Olemasolevate protsesside tulemuslikkuse ja tulevikus läbiviidavate parendusmeetmete mõju paremaks hindamiseks töötati välja tulemuslikkuse mõõdikud.

Uuringu tulemustest ja analüüsist lähtuvalt esitati ettevõtte juhtkonnale järgnevad ettepanekud tootmisprotsessi optimeerimiseks:

1. Uuendada ametijuhendeid.
2. Töötada müügiosakonnale välja kliendilt tellimuste jaoks andmete kogumiseks standardiseeritud checklist (nimekiri vajalikest puntkidest).
3. Seada töötajatele tegevuste prioriteetsuse tase lähtuvalt ootamisega seotud kulukohtadest.
4. Luua checklistid järgmistesse protsessidesse edastatava info jaoks.
5. Lisada materjalide lattu vastuvõtmise protsessi täiendav kvaliteedikontroll sissetulevale materjalile.
6. Koostada operaatoritele illustreeritud juhend kvaliteedikontrolli nõuetega.
7. Töötada välja selged nõuded ja juhendid mittevastavuste registri täitmiseks.
8. Ümber struktureerida ja muuta mittevastavuste register kasutajasõbralikumaks.
9. Luua materjalide markeerimise süsteem. Autori ettepanek on kasutada materjalitüüpide eristamiseks värve. Autor hindab piisavaks vaid silmaga eristamatute materjalitüüpide markeerimist kasutades kahte värvi – punast ja valget. Markeerida tuleks materjali nurgad. Markeerides vaid materjalide küljed on võimalik veenduda, et tähistatud on kõik lehed pakis.
10. Luua üheselt mõistetav kindlaksmääratud laokohtade süsteem ning viia läbi muudatused materjalide liigutamise protsessis. Autori soovitus on luua kindlaksmääratud laokohad ning kujundada sellega seonduvalt ümber materjali vastuvõtmise ja lattu võtmise protsessid. Protsessi optimeerimine aitab tunduvalt kokku hoida aega, mis kulub materjali otsimisele ning sellega seoses suurendab seadmete üldist tõhusust.
11. Tagada operaatoritele ligipääs ettevõttes kasutatavatele infovahetuskanalitele.
12. Luua selge juhend GlobalReader tarkvaras seisakute raporteerimiseks.

Autori hinnangul täideti lõputöö eesmärk. Antud töö mahtu ja aega silmas pidades autori poolt välja pakutud parandusmeetmete ja to-be protsessimudeli ellurakendamine ja tulemuste analüüs käesoleva lõputöö hulka ei kuulu ning on üks võimalusi käesoleva lõputöö edasiarendamiseks.

The topic of the thesis is The Development and Optimization of Business Processes in a Manufacturing Company. A survey conducted in 2021 by the Ministry of Economic Affairs and Communications among Estonian entrepreneurs showed that 80% of respondents had been involved in process development over the past three years. This indicates that a significant number of companies consider increasing productivity and creating added value important and understand that strategic planning and continuous developing of existing business processes are crucial for the overall development and growth of the company. However, it has been revealed that many entrepreneurs still lack faith in the positive impact of long-term planning on the company’s development, or they lack the necessary knowledge and capability for it.

The subject of the thesis is a manufacturing company, that specializes in sheet metal processing. The thesis addresses a critical issue arising from the necessity to optimize processes within the department experiencing the highest workload. Timely deliveries significantly impact order confirmations from customers, hence maintaining competitiveness necessitates optimal resource utilization.

The aim of the thesis is to map the company’s main manufacturing process (as-is), analyze it and propose improvement measures to reduce non-value-adding activities, consequently enhancing the efficiency of the manufacturing process.

The theoretical part of the thesis provides an overview of the principles of business process development in companies and is primarily aimed at the management level to illustrate how continuous process optimization and employee involvement have a positive effect on the company's development in the long term. In order to find the necessary sources for the preparation of the theoretical part, relevant articles, scientific journals, internet sources, books, scientific databases, as well as studies commissioned by the Estonian public sector and educational materials were used.

The empirical study of the thesis was conducted in three stages. During the study, data was collected through repeated workshops, workplace observations, and document analysis. The first stage involved qualitative analysis, resulting in the creation of as-is process model. In the second stage, quantitative analysis, stakeholder analysis, and root cause analysis were employed to identify weaknesses in the existing process. In the third stage, improvement measures were presented to the management, utilizing the principles of the LEAN methodology. Additionally, to-be process models were created. Performance metrics were developed to better evaluate the effectiveness of current processes and the potential impact of future improvement measures.

Based on the results and analysis of the research, the company's management was presented with the following proposals for optimizing the production process:

1. Update job descriptions.
2. Develop a standardized checklist for the sales department to gather customer order data.
3. Set priority level of tasks for employees based on the costs that are related to waiting.
4. Create checklists for transferring information to subsequent processes.
5. Include additional quality control during material reception at the warehouse.
6. Prepare an illustrated manual for operators outlining quality control requirements.
7. Establish clear requirements and instructions for completing the Non-Conformity Registry.
8. Restructure and make the Non-Conformity Registry more user-friendly.
9. Implement a material marking system, using red and white colors for distinguishing material types.
10. Establish an explicit storage location system, involving changes in material movement processes. Optimizing this process reduces material search time, thereby enhancing equipment efficiency.
11. Ensure operators have access to the company's information exchange channels.
12. Create a clear guide for reporting outages in the GlobalReader software.

The author of the thesis considers the thesis's objective fulfilled. Due to the scope and timeframe of this work, implementing the proposed corrective measures, along with result analysis, are not part of this thesis but present opportunities for further development.