Personalihaldustarkvara juurutamine ettevõttes Väike Päike Lasteklubi

Lõputöö eesmärk oli leida ettevõttele Väike Päike Lasteklubi sobiv personalihaldustarkvara ning selle juurutamine. Teoreetilise raamistiku loomisel kasutas autor erinevate allikate ja autorite teoseid, sealhulgas K. Laasi ja D. Danieli välja antud artikleid, mis käsitlesid personalihaldusega seotud protsesside digitaliseerimist. Nende autorite tööd on andnud olulisi teoreetilisi aluseid uurimusele, mille keskmes on personalijuhtimise protsesside digitaliseerimine ettevõtetes. Teoreetilises osas anti ülevaade personalihaldusprotsesside juhtimisest ja jälgimisest ettevõtetes. Lisaks tõi autor välja personalihaldusprotsessi toetavad dokumendid, nagu töölepingud ja muud personaliga seotud dokumendid. Samuti kirjeldati puhkusearvestuse dokumentide rolli personalihaldusprotsessides. Lisaks uuris personalihaldust toetava tarkvara funktsioone, mis võimaldavad personalihalduse protsesside efektiivset juhtimist ja jälgimist. Lõputöö eesmärgi saavutamiseks püstitati lähteülesanne ning kaardistati hetkeolukord ettevõttes. Puudus ühtne personalihaldussüsteem, kuna faile hoiti erinevates andmebaasides ja ka personali isiklikes tööarvutites. Vaatluse käigus jõuti järeldusele, et on vaja kasutusele võtta terviklik personalihaldust toetav tarkvara, mis koondaks kogu ettevõtte personalihaldusprotsessi ühte süsteemi, et tagada efektiivsem ja tõhusam personalihaldus. Tarkvarale funktsionaalsete nõuete väljaselgitamiseks kasutati kasutajalugusid (User Storys) ning nende alusel määrati tarkvarale rollid ja vastused, kasutades CRUD maatriksit. Lisaks kasutajalugudele toodi välja ka kasutusjuhud (Use Cases) vastavalt kasutajate nõuetele. Mittefunktsionaalsete nõuete püstitamine toimus kasutajalugude poolsete nõuete ja FURPS analüüsimeetodi põhjal. Uurimuses keskenduti sobiva personalihaldustarkvara leidmisele. Selleks koostati tellija poolsed nõuded ja erinevate tarkvara lahenduste vahel valiti välja kolm tarkvara, mis omakorda läbisid põhjalikuma analüüsi. Valituks osutus Wemply tarkvara kuna see vastas enim tellija poolsetele nõuetele. Juurutusprojekti realiseerimiseks pandi kokku meeskond, kuhu kuulus viis inimest. Meeskonna vahel jagati ära rollid ja ülesanded. Juurutusprojekti metoodika valikul arvestati projekti eripäradega ning jõuti järeldusele, et koskmeetod sobis kõige paremini, kuna see võimaldas paremini kontrollida projekti tegevusulatust ning tagas järkjärgulise ja kontrollitud ülemineku uuele personalitarkvarale. Lõputöö raames testiti personalitarkvara erinevaid omadusi, eelkõige keskenduti kasutajaliidese, turvalisuse ja andmete terviklikkusele. Kasutajaliidese puhul hinnati kõrgelt selle lihtsust ja intuitiivsust, mis võimaldas kiiret ja kerget navigeerimist süsteemis. Turvalisuse testimisel selgus, et tarkvara suudab turvaliselt hoiustada andmeid ning takistab volitamata isikutele juurdepääsu. Ning andmete terviklikkuse testis jõuti järeldusele, et tarkvara suudab täita teoreetilises raamistikus kehtestatud nõudeid, näiteks automaatselt arvestada puhkusepäevi vastavalt seadusele ja töötajate õigustele. Tarkvara juurutamine viidi läbi järk-järgult, kasutades varem mainitud koskmeetodit. Alustades siis personali tarkvara paigaldamisest ja seadistamisest, mille järgnes objektide loomine. Objektide loomine võimaldas luua struktuuri, mis peegeldas ettevõtte käsuahelat. Järgmise sammuna loodi kasutajakontod, peale mida alustati varasematest andmebaasidest andmete importimist uude tarkvarasse. Seejärel keskenduti integreerimisprotsessile, et kõik süsteemid töötaksid koos korrektselt ning sisestati töötajate andmed. Ja viimases etapis lasti tarkvaral automaatselt koostada tööajagraafikuid, kasutades eelnevas etapis sisestatud andmeid. Peale tarkvara kasutuselevõttu korraldati töötajatele koolitused, kus tutvustati live-demo ja saadeti välja kasutusjuhend, et tagada töötajatele vajalik oskusteave uue tarkvara kasutamiseks. Lõputöö raames viidi läbi töötajatele suunatud küsimustik ja intervjuu, mille käigus koguti tagasisidet uue personalihaldustarkvara kohta. Saadud tagasiside põhjal võib öelda, et respondendid olid valdavalt positiivselt meelestatud uue tarkvara suhtes. Tänu personalihaldusprotsesside digitaliseerimisele ja uue tarkvara kasutuselevõtule on töötajate rahulolu paranenud ning üldine tööprotsesside efektiivsus ja kiirus on suurenenud. Sellest tulenevalt võib projekti hinnata õnnestunuks ja lõputöö eesmärgid saavutati.

The following thesis on „The Implementation of Human Resources Software in the Company "Väike Päike Lasteklubi“ is written in Estonian and consists of 69 pages including 2 drawings, 8 tables, 7 attachments and 71 references. The aim of the thesis was to find suitable HR software for the company Väike Päike Lasteklubi, which previously lacked a unified HR management system. The theoretical basis of the profitability of digitization in personnel management is presented in the work. To achieve that goal, a task was set to map out current situation in the company. It was established, that there currently is no unified HR management system as the files were stored in different databases and on employees' personal computers. During the observation, it was concluded that it is necessary to introduce a comprehensive HR management software that would consolidate the entire HR management process of the company into one structured system. User Stories was used to identify the functional requirements of the software to then assign roles and responses were assigned to the software using a CRUD matrix. In addition to User Stories, Use Cases were also presented according to user requirements. The non-functional requirements were set based on user requirements and the FURPS analysis method. To find the best suitable HR software, the client's requirements were compiled, and three software solutions were selected for a more in-depth analysis. As a results, Wemply software was chosen as it best met the client's requirements. The implementation of the Wemply software was carried out gradually, using the Waterfall method. The thesis tested various features of the HR software, focusing mainly on user interface, security, and data integrity. Simplicity and intuitiveness were the most valued user interfaces, which allowed simply navigation in the system. During the security testing, it was found that the software can securely store data and prevent unauthorized access. In the test of data integrity, it was concluded that the software meets the requirements set in the theoretical framework like automatically calculating vacation days according to the law and employee rights. Installation and configuration of the HR software was followed by the creation of objects. The creation of objects enabled to compose the structure that reflected the company's command chain. The next step was to create user accounts which included transferring user data from previous databases was imported into the new software. Subsequently, employee data was entered to focus on the integration process to ensure all systems work together correctly. In the final stage, the software was allowed to automatically generate work schedules using the data entered in the previous stage. In addition as part of the thesis, questionnaires and interviews were conducted among employees to gather feedback on the new HR management software. Based on the feedback received, that the respondents were predominantly positive towards the new software. Furthermore, thanks to the digitization of HR processes and the introduction of the new software, employee satisfaction has improved, and overall work process efficiency has increased. To conclude, as the objectives oh the thesis were achieved, the project can be evaluated as successful.