Eelarve koostamise protsess logistikaettevõttes Havi Logistics OÜ

Eelarvestamisega tegelemine tähendab ettevõtte edu planeerimist. Eelarvete kaudu kommunikeerib juhtkond töötajatele ettevõtte eesmärgid ja juhtide ootused. Asutused teevad eelarvetega palju tööd, kuid neid kasutatakse vähe. Lisaks on eelarve koostamine liialt keerukas ja ajamahukas. Ka juhised eelarve koostamiseks on liiga üldised, mis omakorda põhjustab vigu eelarvete koostamisel. Käesoleva lõputöö eesmärgiks oli selgitada välja ettevõtte eelarve protsessi põhimõtted ja esitada ettevõttele parendusettepanekud eelarve protsessi paremaks korraldamiseks. Eelarve on oluline planeerimise tööriist ja see on üks etapp organisatsiooni planeerimisprotsessis. Äriettevõtte üks peamisi eesmärke on kasumi teenimine, seega on eelarvet kui plaani vaja selleks, et püüda paika panna viisid, kuidas eesmärki saavutada ehk kasumit teenida. Lõputöö viidi läbi Havi Logistics OÜ eelarve protsessi analüüsides. Uuringu tulemustest selgus, et eelarve koostamine on ettevõttes ajamahukas ja keeruline protsess, mis nõuab palju inimresurssi ja aega. Ettevõttes kasutatakse baasilist eelarvestamist. Vaatamata antud eelarvestamise meetodi lihtsusele võrreldes nullbaasieelarvega on ettevõttes eelarve koostamise periood ligi viis kuud, mille jooksul oleks võimalik eelarvet koostada ka nullbaasiga. Seoses struktuuri muudatustega on meeskonnad jäänud väiksemaks ja personal on ülekoormatud. Selle tulemusel jäi inimestel vähem aega oluliste asjade jaoks ning eelarves tekkisid vead. Eelarve koostamise protsessiga alustatakse juulis ning tähtaeg eelarve valmimiseks on novembris. Ettevõte pakub teenust Rimi Eesti Foods AS-ile ja prioriteediks on kliendile eelarve koostamine vastavalt esitatud nõuetele. Kliendi eelarve koostamine võtab kogu eelarve protsessis kõige kauem aega. Eelarve juhend ettevõttes on koostatud globaalselt ja on Balti riikide jaoks liiga üldine. Arvesse ei ole võetud riikide eripära ja erinevusi arvestuspõhimõtetes ning kulude kajastamises. Ettevõttes puudub eelarvekomitee, mis on äärmiselt oluline eelarvega seotud küsimuste ja probleemide arutamiseks. Eelarve koostab ettevõttes finantskontroller. Kõik eelarvega seotud küsimused ja väljakutsed käivad läbi ettevõtte finantsjuhi, kes on Balti riikidel ühine ja eelarveperioodil äärmiselt ülekoormatud. Sellega seoses liigub info aeglaselt ja pikendab eelarvestamisele kuluvat aega. Otsused võetakse vastu kitsas ringis ja kiirustades, mistõttu on eelarvesse tekkinud puudujääk. Eelarve koosolekud veebis osalemise võimalusega, kuhu on kaasatud kõik osakondade juhid ja eelarvestamisega seotud töötajad, vähendaksid tunduvalt eelarvestamisele kuluvat aega ja info jõuaks asjaosalisteni kiiremini.

Autor tegi ettevõttele ettepanekud eelarve protsessi paremaks korraldamiseks. Nimelt soovitati täiendada ja kaasajastada eelarve juhendis Balti riikide jaoks eraldi mõeldud osa; luua eelarve komitee kliendi eelarvega seotud küsimuste lahendamiseks, kuhu on kaasatud lisaks finantsjuhile ka osakondade juhid; luua eelarve komitee kliendi eelarvega seotud küsimuste lahendamiseks, kuhu on kaasatud lisaks finantsjuhile ka osakondade juhid; luua veebikeskkond materjalide/info jagamiseks ning teha täpsemad alaeelarved 3-kuuliste perioodide kohta. Parendusettepanekud edastati ettevõtte finantsjuhile ning need võetakse arutlusele järgmisel juhatuse koosolekul

Lõputöö eesmärgi saavutamiseks kasutati deduktiivset strateegiat, mis tähendab, et liiguti üldiselt üksikule. Teooria seoti konkreetse ettevõttega ja teooriast lähtuvalt toimus analüüs. Lõputöö koostamisel kasutati vertikaalset ülesehitust.

Andmete kogumiseks kasutati kombineeritud andmekogumismeetodit, mis tähendab, et kasutati nii kvantitatiivset kui kvalitatiivset lähenemisviisi. Uurimiseks vajalikud andmed saadi poolstruktureeritud intervjuu ja dokumendivaatluse käigus. Intervjuu toimus lisas 2 välja toodud küsimuste alusel ning dokumendivaatlus viidi läbi lisas 1 välja toodud plaani alusel. Dokumendivaatluse andmeid täiendati intervjuust kogutud informatsiooniga.

Analüüsist ja esitatud parendusettepanekutest lähtuvalt on ettevõtte eelarve protsessi korraldust võimalik oluliselt parandada ning tagada ettevõtte eesmärkide parem saavutamine. Lõputöös selgitati välja eelarve protsessi põhimõtted ja esitati ettevõttele parendusettepanekud eelarve protsessi paremaks korraldamiseks, seega sai lõputöö eesmärk täidetud.

The thesis was done on the topic ’’Budgeting process in logistics company Havi Logistics OÜ’’. The aim of this thesis was to clarify the principles of the company's budgeting process and to present improvement proposals to better organize the budgeting process for the company. Budgeting is an important planning tool and it is one stage in the organization's planning process. One of the main goals of a business enterprise is to earn profit, therefore budgeting is necessary as a plan to establish ways to achieve this goal, i.e., to earn profit.

The thesis was conducted by analyzing the budgeting process of Havi Logistics OÜ. The study revealed that budgeting is a time-consuming and complex process in the company, requiring a lot of human resources and time. Despite the simplicity of baseline budgeting compared to zero-based budgeting, the budgeting period in the company is nearly 5 months, during which it would be possible to compile the budget using zero-based budgeting. Due to structural changes, teams have become smaller, and people are overloaded. As a result, people have less time for important matters, leading to errors in budgets. The budgeting process begins in July, and the deadline for budget completion is in November. The company provides services to Rimi Eesti Foods AS, and a priority is to prepare the budget for the client according to the requirements submitted. Compiling the client's budget takes the longest time in the entire budget process.

The budget guide in the company is compiled globally and is too general for the Baltic countries. Country-specific characteristics and differences in accounting principles and cost allocation have not been taken into account. The company lacks a budget committee, which is extremely important for discussing budget-related issues and problems. The budget is compiled by the financial controller in the company. All budget-related questions and challenges go through the company's CFO, who is common for the Baltic countries and is extremely overloaded during the budget period. As a result, information moves slowly and extends the time spent on budgeting. Decisions are made in a narrow circle and in a hurry, resulting in budget deficits. Budget meetings with the possibility to join online involving all department heads and employees involved in budgeting process would significantly reduce the time spent on budgeting and ensure that information reaches stakeholders faster.

The author made proposals to the company for better organizing the budget process. The suggestions were to: supplement and update the budget guide with a separate section intended for the Baltic countries, create a budget committee to resolve issues related to the client's budget, plan budget meetings two times a month with the possibility to join online involving department heads in addition to the financial manager to discuss budget related questions and problems, create an online platform for sharing materials/information, and make more detailed sub-budgets for 3-month periods. Proposals were submitted to the company's financial manager, and they will be discussed at the next board meeting.

To achieve the goal of the thesis, a deductive strategy was used, meaning moving from the general to the specific. The theory was linked to a specific company, and analysis was conducted based on the theory. The thesis was structured vertically.

A combined data collection method was used to gather data, meaning both quantitative and qualitative approaches were utilized. The necessary data for the study were obtained through semi-structured interviews and document analysis. The interview was conducted based on the questions outlined in Annex 2, and document analysis was carried out according to the plan outlined in Annex 1. The data from document analysis were supplemented with information gathered from the interview.

Based on the analysis and the improvement proposals presented, it is possible to significantly improve the organization of the company's budgeting process and ensure better achievement of the company's goals. The thesis clarified the principles of the budgeting process and presented improvement proposals for better organizing the budgeting process for the company, thus fulfilling the aim of the thesis.