Töötajate rahulolu kahe ameti liitmise muudatuste juhtimise protsessiga Viljandi Linnavalitsuse haldusametis

Lõputöö teoreetilises osas käsitletakse ja analüüsitaks muudatuste juhtimise teoreetilisi käsitlusi erinevate autorite poolt- Kurt Lewini jääkuubiku meetodit, John P. Kotteri 8- tasandiline muudatuste läbiviimise ramistikku ning võimalikke muudatusi takistavaid jõude. Lõputöö uuringu eesmärgiks on analüüsida töötajate rahulolu kahe ameti liitmisel toimunud muudatuste juhtimise protsessiga ning antud uuringu põhiprobleemiks olid seoses muudatuste juhtimisega esile kerkivad probleemid. Ameti töötajad ei ole rahul muudatuste protsessiga. Neile ei edastatud piisaval määral muudatusi puudutavat informatsiooni ning nende läbiviimise ajakava. Kuigi nad said protsessi vältel esitada endapoolseid ettepanekuid ning muudatuste eestvedaja oli nende hinnangul pädev oli üldine rahulolu madal. Selle põhjusena võib välja tuua ebapiisava planeerimise ning halva infovahetuse juhtkonna ja töötajate vahel. Uuritud Viljandi linnavalitsuse haldusametis pole varasemalt uuritud kas ja kuidas mõjutab muudatuste läbiviimine selle kõige kriitilisemat edutegurit- ameti töötajaid ehk inimesi. Seega tulevad läbiviidud uuringu tulemused ametile tulevikus kindlasti kasuks. Uuringu eesmärgi saavutamiseks kasutati uurimisinstrumentidena ankeetküsimustikku ja poolstruktuaalset intervjuud. Kvantitatiivse uuringu läbiviimiseks kasutatud ankeetküsimustik koosnes 28 küsimusest ning koosnes kahest osast. Esimeses osas koguti andmeid vastajate sotsiaalsete ja demograafiliste näitajate kohta ning teine osa oli jaotatud kolmeks erinevaks osaks vastavalt Kurt Lewini jääkuubikumeetodile: muudatuste planeerimine, muudatuste läbiviimine ja muudatuste kinnistamine. Kvalitatiivse uuringu läbiviimiseks kasutatud poolstruktuaalse intervjuu küsimustik koosnes kümnest küsimusest, millele lisaks said intervjueeritavad tuua omapoolseid näiteid. Küsimustik saadeti autori poolt intervjueeritavatele viis tööpäeva enne intervjuu toimumist e-kirjaga. Kvantitatiivse uuringu teise osa keskmisest hinnangust (2,88) saab järeldada, et töötajad ei olnud muudatustega rahul ja nende hoiakud olid pigem negatiivsed. Ainukesena ületas aritmeetilise keskmise muudatuste planeerimise etapp, muudatuste läbiviimise ja kinnistamise etapi keskmised hinnangud jäid alla keskmise. Kvalitatiivse uuringu poolstruktuaalsete intervjuu põhjal, mis viidi läbi juhtidega, saab järeldada, et juhid hindasid kogu muudatuste protsessi pigem positiivselt. Välja toodi töötajatega korraldatud koosolekuid ja neile saadetud e-kirju info jagamiseks. Samuti paranenud ametisisest infovahetust, tööprotsesside tõhustumist ning varasemaga võrreldes kiiremat probleemilahendust. Uuringu tulemusest saab järeldada, et uuringule seatud eesmärki täideti kuna tulemustest tulid välja töötajate rahulolu ja hoiakud seoses kahe ameti liitmisel toimunud muudatuste juhtimise protsessiga. Analüüsist selgus, et töötajatele oli selge muudatuste vajalikkuse põhjus ning ka muudatuste eestvedaja oli nende hinnangul pädev. Üldiselt olid töötajad muudatuste suhtes negatiivselt meelestatud ning pärast muudatuste toimumist ei oldud rahul uute töövõtete kinnistamisega ning kollektiivi rahuloluga. Autoripoolne kõige olulisem soovitus muudatuste protsessi edukaks juhtimiseks asutuse juhtkonnale on tulevikus moodustada muudatuste juhtimise töörühm, kuhu on kaasatud nii kogenud töötajad kui ka töötajad, keda muudatused otseselt puudutavad. Antud meeskonnal tuleb koostada selge ajakava koos eesmärkidega ning korraldada info jagamist. Selliselt on võimalik muudatusi tulevikus paremini läbi viia.

The topic of this thesis is „Employee satisfaction with the change management process of the merger of two departments in Viljandi City Government administrative office“. The thesis consists of three chapters in total. The first chapter gives an overview and analyzes the theoretical approaches to change management: the nature of change management, the planning of change management in an organization, Kurt Lewin’s ice cube method, John P. Kotter’s 8-step process for leading change and the forces that may hinder change. The second chapter gives an overview of study methodology used for the thesis. The third chapter presents the results of the empirical study and the conclusions together with the resulting proposals. Questionnaires have been attached to thesis, with the help of which an empirical study was conducted. The topic of the thesis is relevant because research on change has shown that implementing organizational change is not an easy task. Previous researches have concluded that changes were succesful in only 40% of the cases. A survey of 93 companies indentified that most common problems are insufficient preparation of employees for change. Another study concluded that in many cases the failure to implement changes was due to insufficient employee participation. It is therefore important for the managers to be able to make the need for change undestandable to employees and to create an organizational culture that supports change and promotes learning. Inadequate change management skills are a major cause of failed organizational change, as the problem of any change initiative can be prevented or resolved according to the skills of the change leader. The focus has been on the people who are directly affected by the changes and on whom the success of the changes depends. The attidudes of those people and their role in the process of making changes has become decisive. The purpose of the thesis is to analyze the satisfaction of eployees with the change management process that took place in the merger of the two departments in the administrative office of Viljandi City Government and to make proposals to the management for better change management. The following tasks have been set to achieve the goal: 1. To explain the nature and bases of change management and to analyze modern theories of change management in order to create a framework for empirical reseacrh. 2. Develop a suitable metholody for conducting the study, conduct an empirical study and analyze the results. 3. Draw conclusions from the study and make suggetions to management for better change management. The analysis of the empirical study of this thesis has been complied on the basis of the results of the change management research conducted among the employees and managers of the Viljandi City Government adiministration office. The survey was conducted with employees using questionnaires on paper and with managers using a semi-structured interview format. The analysis showed that the employees understood the need for the changes and in their opinion the leader of the changes was also competent. In general employees were negative about the changes and after the changes took place, they were not satisfied with the consolidation of new work methods and the satisfation of the whole team. Based on the semi-structual interviews with the managers, it can be concluded that the managers assessed the whole change procces rather positively. The author’s most important recommendation for the successful management of the change process for the management of the office in the future is to form a change management work group, which includes both experienced employees and employees directly affected by the changes. This team needs to set a clear schedule with goals and share information to other employees. In this way, it is possible to lead changes better in the future.