Tarnekvaliteedi parendamine AS Chemi-Pharm näitel

Lõputöö eesmärgiks oli pakkuda välja lahendusi mittevastavuste vähendamiseks ja tarnete kvaliteedi parendamiseks tootmisettevõttes AS Chemi-Pharm. Lõputöö teema sisend tuli arutlusest ettevõtte juhtkonnaga, kus viidati ettevõttes esinevatele tarnete kvaliteediprobleemide sagedusele. Toodi ka välja, et probleeme küll nähakse, kuid tihti jääb puudu aega, et muudatusi päriselt ellu viia. Läbi olemasolevate protsesside kirjeldamise ja analüüsimise sai autor välja pakkuda seniste protsesside parendamise võimalusi. Töö tulemuseks olid konkreetsed välja pakutud lahendused kitsaskohtade täiustamiseks. Lõputöö raames uuriti kvaliteedijuhtimise, tarnijasuhete haldamise ja koostöö hindamise olulisust, samuti kaasnevaid parimaid praktikaid, mis on laiemalt rakendatavad mitmetes ettevõtetes.

Eesmärkide saavutamiseks kasutas töö autor nii eesti- kui ka võõrkeelset erialast kirjandust ning näidisettevõtte sisemisi allikaid, nii materjalide kui ka töötajatelt kogutud informatsiooni näol. Töös kasutatud kvalitatiivne meetod osutus tõhusaks vahendiks andmete kogumisel ja analüüsi tulemusena järeldusteni jõudmisel. Tuginedes püstitatud uurimisülesannetele toob autor lühidalt välja järgmised tähelepanekud:

1. Selgitada ettevõtte kvaliteedijuhtimise olemust. Autor tutvus ettevõttesiseste dokumentidega, sealhulgas Integreeritud Juhtimissüsteemi Käsiraamatuga, kus on põhjalikult kirjeldatud ettevõtte kvaliteedijuhtimine ja ISO standartide integreerimine AS-is Chemi-Pharm. Organisatsioon rakendab oma töös ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 ja ISO 13485:2016 rahvusvahelisi kvaliteedijuhtimisstandardeid. Ettevõttes on kasutusel pidevalt uuendatavad tööjuhendid, protsessijuhendid, -skeemid ja muud dokumendid toetamaks kvaliteedijuhtimist läbi selle kontrolli ja tagamise tegevuste. Chemi-Pharm järgib pideva täiustamise põhimõtteid läbi hästi korraldatud kvaliteedijuhtimise.

2. Uurida tootmismaterjalidele seatud kvaliteedikriteeriumeid ettevõttes. Lõputöö praktilise osa fookuses on tarnitavate pudelite kategooria. Nimetatud ülesande täitmiseks ja ettevõttes seni seatud kvaliteedikriteeriumite väljaselgitamiseks tutvus autor tarvikute vastuvõtu teostamiseks ja tootmiseks väljastamiseks loodud kvaliteedi eelkontrolli juhenddokumendiga. Juhendi eesmärk on läbi eelkontrolli tagada lattu tulevate tarvikute nõuetele vastavus. Dokumentaalvaatluse käigus selgus, et pudelitele seatud kvaliteedikriteeriumid, mida ka vastuvõtu kvaliteedikontrolli läbiviimisel tuleb järgida, on eelkõige seotud pudeli värvuse, keerme, korpuse ja puhtusega. Ei tohi esineda määrdumist, värvivarjundeid, auke, lohke ega muid dokumendis välja toodud defekte. Konkreetsed kriteeriumid, mille põhjal vastu võetud tarvikuid hinnatakse, on tarnijatega eelnevalt kokku lepitud ning peavad vastama üks ühele etalonile või selle puudumisel eelnevalt sobivuse kontrolli läbinud ja ettevõtte poolt heaks kiidetud tootenäidistele.

3. Uurida tarnijate hindamise ja tagasisidestamise protsessi ettevõttes. Tarnijate hindamiseks ei ole hetkel konkreetset ja objektiivset süsteemi kasutusele võetud. Samuti puudub mõõdikute süsteem, mis oleks võtmetarnijate hindamissüsteemi sisendiks. Tarnijaid tagasisidestatakse kvaliteediprobleemide avastamisel ning mittevastavust puudutav oluline info registreeritakse kvaliteediprobleemiga kauba registris, mille põhjal saab analüüsida probleemide esinemise sagedusi ning vajadusel koostada raporteid. Üha korduvate probleemide puhul lepitakse vajadusel kokku kohtumine, kuid perioodilist hindamist ning tulemuste jagamist ettevõtte esindaja ja tarnija vahel ei toimu.

4. Leida kitsaskohad, mis mõjutavad tarnekvaliteeti. ● Lepinguliste tarnijate maht on väike ning senised lepingutingimused jätavad ostva ettevõtte piisava kaitseta. Enamus ostutellimuste raames antud lubadused piirduvad tellimuskinnitusega. Leping annab võimalus viidata konkreetsetele kriteeriumitele, mida tarnija ettevõte täita pole suutnud. ● Puudub tarnijate hindamise süsteem ja selle sisendiks olevad ettevõtte eesmärke toetavad mõõdikud. Oluline on hinnata tarnijaid, kellega on toimival koostööl suurem tähtsus ning sellega ka suuremad kaasnevad riskid. Pidev hindamine võimaldab jälgida trende ning anda tarnijale põhjalikumat tagasisidet. ● Tarnijate tagasisidestamine toimub reklamatsioonide esitamisega vastavalt probleemi tekkimisele. Puudub järjepidev tarnijate tulemuste analüüsimine ja perioodiline tulemuste jagamine. Kui reklamatsioonid jäävad korduma, aga konkreetseid trende ei ole mõõtmissüsteemi puudumise tõttu välja tuua, on tarnija arendustele motiveerimise võimalused piiratud. ● Ettevõtte protsessid ei ole detailselt kaardistatud, mistõttu puudub üksikasjalik ülevaade protsessi sisenditest, väljunditest ja tööetappide vastutajatest. Protsessiskeemi täiustamisel saaks sellele lisada ka välja töötatud mõõdikud.

Tarnekvaliteedi parendamine eeldab senise tarnijate hindamise ja tagasisidestamise protsessi edasi arendamist. Tuginedes uuringu tulemustele soovitab autor AS Chemi-Pharmi tarnekvaliteedi parendamiseks ning seniste süsteemide edasi arendamiseks järgmist: ● Segmenteerida tarnijad olulisuse järgi ja juurutada võtmetarnijatele ühtne ja objektiivne hindamissüsteem. ● Luua võtmetarnijatega kokkulepped lepingu näol. Selleks, et anda tarnijale selge ja üksikasjalik arusaam teenuse ja jõudluse eeldatavast tasemest, on võimalus lisada olemasolevale lepingule teenustaseme kokkulepe ehk SLA. Kokkuleppes määratletu peab vastama hindamiskriteeriumitele, olema konkreetne ning mõõdetav, et ootused oleks mõlema osapoole jaoks üheselt mõistetavad. ● Panna paika tarnekvaliteediga seonduvad eesmärgid ja luua igale eesmärgile vastav mõõdik, tuginedes SMART kriteeriumitele. ● Kasutada välja arendatud registreid ja tarkvara selleks, et nendes sisalduv info oleks sisendiks loodud mõõdikutele. ● Muuta hindamise protsess võimalikult automatiseerituks, et perioodiline hindamine ei jääks töötajate ajapuuduse taha ning et mõõtmistulemused sisaldaks minimaalselt vigu, oleks täpsed ja usaldusväärsed. ● Iga kindla perioodi järel võiks hindamisele järgneda partneritevaheline koosolek, kus tegeletakse valdkondadega, kus tulemuslikkus ei vasta ootustele ning hindamistulemuste põhjal saab välja mõlemapoolselt töötada pideva täiustamise plaanid.

Autori hinnangul osutus lõputöö edukaks, sest püstitatud uurimisülesanded on lahendatud ning tänu sellele sai täidetud ka uurimiseesmärk, milleks on autori poolt välja pakutud lahendused tarnete kvaliteedi parendamiseks. Antud lõputöö ei keskendu parendusettepanekute tulemusanalüüsile, kuid edasiarenduste käsitlemine on võimalik tulevastes uuringutes.

Ka koostöö sujus autori hinnangul edukalt, sest ettevõte ise on lahendustele suunitletud ning tundis huvi võimalike parendusettepanekute vastu. Edukad ettevõtted on need, kes tahavad ja oskavad probleeme lahendada ning ei karda muutusi läbi viia.

The aim of this thesis was to propose solutions to reduce non-conformities and improve the quality of deliveries in the production company AS Chemi-Pharm. The topic input came from the management of the company who referred to the frequency of supply quality problems occurring in the company. It was also brought up that appearing problems are seen but there is often a lack of time to implement the changes. By describing and analyzing the existing processes, the author was able to map potential bottlenecks and risks. The work resulted in specific proposed solutions for improvements. Within the framework of the thesis, the importance of quality management, supplier relationship management and cooperation evaluation were studied, as well as the accompanying best practices that are widely applicable in several companies.

To achieve the goals of the study, the author processed the literature related to the topic in Estonian and English as well as internal sources of the sample company, both in the form of documents and information collected from employees. The qualitative method used in the work turned out to be an effective tool for collecting data and reaching conclusions as a result of the analysis. Based on the set research tasks, the author briefly makes the following observations:

1. Explain the company's quality management principles. During documentary observation the author examined company's internal documents, including the Integrated Management System Manual, which thoroughly describes the company's quality management and the integration of ISO standards in AS Chemi-Pharm. The organization applies ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 and ISO 13485:2016 international quality management standards in its work. The company uses constantly updated work instructions, process instructions, diagrams, and other documents to support quality management through its control and assurance activities. Chemi- Pharm follows the principles of continuous improvement through well-organized quality management.

2. Study the quality criteria set for production materials in the company. The practical part of the thesis focused on the category of delivered bottles. In order to fulfill the mentioned task and to find out the quality criteria set in the company so far, the author got acquainted with the quality pre-check instruction document created for the reception of accessories and their release for production. During the documentary inspection, it became clear that the quality criteria set for the bottles, which must also be followed during the reception quality control, are primarily related to the color, thread, body, and cleanliness of the bottle. There must be no soiling, color shading, holes, dents, or other defects specified in the document. The specific criteria based on which the received accessories are evaluated are agreed in advance with the suppliers and must correspond to one standard or, in the absence of one, to product samples that have previously passed the suitability check and been approved by the company.

3. Study the supplier evaluation and feedback process in the company. No specific and objective system has been created to evaluate suppliers of Chemi-Pharm. There is also no system of metrics that would be an input to the evaluation system. Suppliers are given feedback when problems are discovered, and important information regarding non-compliance is recorded in the company's internal register. If needed, meetings and discussions are arranged in the case of recurring problems, but there is no periodic evaluation and feedback sharing between the company representative and the supplier.

4. Find bottlenecks that affect delivery quality. • There is only one contracted supplier of bottles, and the existing contract conditions leave the purchasing company without sufficient protection. Most promises made within purchase orders are limited to order confirmation. A comprehensive contract provides an opportunity to refer to specific criteria that the supplier's company has not been able to meet. • There is no supplier evaluation system and metrics that support the company's goals as input. It is important to evaluate the suppliers with whom effective cooperation is more important and the associated risks are greater. Continuous evaluation allows you to monitor trends and provide more comprehensive feedback to the supplier. • Feedback from suppliers is done by submitting complaints according to the problem. There is no consistent analysis of supplier results and periodic sharing of feedback. If the complaints keep reoccurring, but specific trends cannot be identified due to the lack of a measurement system, the possibilities of motivating the supplier to develop are limited. • The company's processes are not mapped in detail, so there is no detailed overview of the process's inputs, outputs and those responsible for the steps. As the process diagram is improved, the developed metrics could also be added to it. Further developments result in a simplified understanding between activities and responsibilities.

Improving delivery quality requires further development of the existing supplier evaluation and feedback process. Based on the results of the study, the author recommends the following to improve the supply quality of AS Chemi-Pharmi and to further develop the existing systems: • Categorize suppliers by importance and implement a solid and objective evaluation system for key suppliers. • Create contracts with key suppliers. In order to give the supplier a clear and detailed understanding of the expected level of service and performance, it is recommended to add a service level agreement to an existing contract. What is defined in the agreement must meet the evaluation criteria, be specific and measurable, so that the expectations are unambiguous for both parties. • Establish goals related to delivery quality and create a metric for each goal based on SMART criteria. • To use the existing developed registers and software so that the information contained in them could be used as input to the created metrics. • Automate the evaluation process as much as possible so that periodic evaluation does not fall behind the lack of time and that the resulting information contains minimal errors, is accurate and reliable. • After each specific period, the evaluation could be followed by a meeting between the partners, where the areas of unmet expectations are dealt with, and based on the evaluation results, continuous improvement plans can be developed on both sides.

According to the author’s assessment, the thesis was successful. Established research tasks have been solved, and the research goal was fulfilled, which was to propose possible solutions to improve the quality of supplies. This thesis does not focus on the analysis of the results of the improvement proposals, but the consideration of further developments is possible in future studies.

The author considers the cooperation also to be successful: the company itself is oriented towards solutions and was interested in possible improvement proposals. Successful companies are those that want to solve problems and are not afraid to take steps towards changes.