Digitaliseeritud ja automatiseeritud protsessid raamatupidamises majandustarkvarade kasutajate näitel

Abstract

Lõputöö eesmärgiks oli välja selgitada raamatupidamise digitaliseeritud ja automatiseeritud protsesside kasutamine raamatupidamistarkvara (Merit Aktiva, SmartAccounts ja SimplBooks) kasutajate hinnangul. Lõputöö eesmärgi saavutamiseks koostati teoreetiline ülevaade ning empiiriline uuring, milles kasutati kvantitatiivset lähenemist ehk koostati ankeetküsitlus. Teoreetilises osas anti ülevaade raamatupidamistarkvarade ajaloost, arengust ning tänapäevasest rollist. Teoreetilisest osast leiti, et majandustarkvarad on lihtsustanud raamatupidajate tööd ning vähendanud käsitsi tehtavat tööd ning lihtsustanud seetõttu ka finantsandmete haldamist ning suurendanud andmete täpsust. Eesti turul kasutatakse järgmiseid raamatupidamistarkvarasid: Merit Aktiva, SmartAccounts ja SimplBooks. Digitaliseerimise ja automatiseerimise eeliseid on palju. Näiteks saab välja tuua aja kokkuhoiu, vigade vähenemise, tööprotsesside kiirenemise ja töö kvaliteedi tõusu. Kitsaskohtadena saab välja tuua turvariskid, vajadus uute oskuste omandamiseks, internetiühenduse sõltuvus ning alginvesteeringud raamatupidamistarkvarasse. Teooriast tulenevalt peetakse otsustavaimaks kriteeriumiks tarkvara valikul kasutajasõbralikkust, turvalisust, veebipõhist ligipääsu, tarkvara funktsionaalsust ja klienditoe olemasolu. Lisaks on olulisel kohal hinna ja kvaliteedi suhe ning kindlasti tuleks raamatupidamistarkvara valikul võtta arvesse ka ettevõtte vajadusi, mille järgi valikut hakata tegema. Empiirilisest uuringust selgus, raamatupidamistarkvara kasutajad hindavad enim hinna ja kvaliteedi suhet, funktsionaalsust ja veebipõhisust. Vähem olulisena toodi välja arenduste ja uuenduste regulaarsust ning lisateenuste olemasolu ja kättesaadavust. Raamatupidamistarkvara kasutajad tõid ka välja erinevaid kitsaskohti, mis võiksid veel rohkem olla arenenud, näiteks parem ostuarvete automaatne töötlemine, automaatsed maksekorraldused, finantsanalüüsi võimaluste parendamine. Lisaks toodi veel välja andmevahetus välispankadega ja e-poodidega ning selgus ka, et kasutajad tunnevad vajadust suurema analüütilise võimekuse ja aruandluse järele. Raamatupidamise digitaliseerimine ja automatiseerimine on kasutajate hinnangul suurendanud oluliselt töö efektiivsust, samas vähendades ajakulu ning lisaks parandanud andmete kvaliteeti ning täpsust. Tarkvarade juures hindavad kasutajad kõige enam kasutajasõbralikkust, toimivat kliendituge, veebipõhist ligipääsu ning hinna ja kvaliteedi suhet. Kõige levinumad automatiseeritumad protsessid on pangatehingud, maksuarvestus (deklaratsioonide esitamine) ja ostuarvete sisestamine ja töötlemine. Kõige sagedasemaks mõjutavaks teguriks toodi välja tarkvara võimalus liidestuda erinevate lisatööriistadega (liidestus maksuametiga, CostPocketi kasutamine) ja internetiühenduse olemasolul töötamine. Lõputöö eesmärk sai autori arvates täidetud. Töö peamised järeldused kinnitavad seda, et digitaliseerimine ja automatiseerimine on toonud raamatupidamisse suure efektiivsuse kasvu, vähendanud vigade teket ja muutnud töö tegemist kiiremaks. Samas peaks raamatupidamistarkvarade kasutajatele pakkuma rohkem teavet uute võimaluste, et kasutada digitaliseerimise ja automatiseerimise võimalusi maksimaalselt ära. Lisaks veel pakkuma rohkem koolitusi tarkvarade kasutamisel. Soovitusena saab välja tuua näiteks selle, et ettevõtted ja raamatupidamistarkvara kasutajad võiksid jälgida tarkvara arengut, et olla uuenduste ja võimalustega kursis. Töö autor veel välja, et töötajate oskuste arendamisse võiks rohkem investeerida. Lisaks tuleks ära kasutada maksimaalselt tarkvarade integreeritud lisafunktsioone ja automatiseeritud liidestusi, et muuta tööprotsesse efektiivsemaks, vähendada käsitsi tehtava töö hulka ja vähendada paberimajandust ja -kasutust. Suurt tähelepanu tuleks kindlasti pöörata andmekaitsele ja varundamisele ja kasutada ainult usaldusväärseid teenusepakkujaid. The aim of the thesis was to determine the use of digitized and automated accounting processes from the perspective of users of accounting software Merit Aktiva, SmartAccounts, and SimplBooks. To achieve the aim of the thesis, a theoretical overview and an empirical study were conducted, using a quantitative approach in the form of a questionnaire survey. The theoretical part provided an overview of the history, development, and current role of accounting software. It was found that business software has simplified the work of accountants, reduced manual labor, facilitated the management of financial data, and increased data accuracy. The accounting software commonly used in the Estonian market includes Merit Aktiva, SmartAccounts, and SimplBooks. There are many advantages to digitization and automation, such as time savings, error reduction, faster work processes, and improved work quality. However, there are also challenges, including security risks, the need to acquire new skills, dependence on an internet connection, and initial investments in accounting software. According to the theory, the most decisive criteria in software selection are user-friendliness, security, web-based access, software functionality, and the availability of customer support. Additionally, the price-to-quality ratio is important, and software selection should be based on the specific needs of the company. The empirical study revealed that users of accounting software value the price-to-quality ratio, functionality, and web-based access the most. Less importance was given to the regularity of updates and the availability and accessibility of additional services. Users also pointed out various shortcomings that could be further developed, such as better automatic processing of purchase invoices, automated payment orders, and improved financial analysis capabilities. Furthermore, users expressed a need for data exchange with external banks and e-commerce platforms, as well as for more advanced analytical capabilities and reporting. According to users, the digitization and automation of accounting have significantly increased work efficiency, reduced time consumption, and improved data quality and accuracy. Users value user-friendliness, reliable customer support, web-based access, and a good price-to-quality ratio the most. The most commonly automated processes are bank transactions, tax accounting (submission of declarations), and the input and processing of purchase invoices. The most frequently mentioned influencing factor was the software’s ability to integrate with various add-on tools (e.g., integration with the Tax Board, use of CostPocket) and to function with an internet connection. In the author’s opinion, the goal of the thesis was achieved. The main conclusions confirm that digitization and automation have brought significant efficiency improvements to accounting, reduced errors, and made work faster. However, more information should be provided to accounting software users about new features to fully exploit the possibilities of digitization and automation. Additionally, more training should be offered on how to use the software effectively. As a recommendation, companies and users of accounting software should monitor software development to stay up to date with innovations and opportunities. The author also pointed out that more investment should be made in developing employees’ skills. Furthermore, companies should take full advantage of integrated additional features and automated interfaces offered by the software to streamline work processes, reduce manual tasks, and minimize the use of paper. Special attention should be given to data protection and backup, and only reliable service providers should be used.