Elektroonsete veodokumentide kasutamise võimalikkuse analüüs Eesti maanteetranspordis

Diplomitöö autorid analüüsisid elektroonsete veodokumentide võimalikkust Eesti maanteetranspordis. Selleks püstitasid autorid hüpoteesi, juhul, kui on olemas nii nimetatud elektroonilise veokirja rakendus, mis võimaldab edastada ja vahetada veokirju. Samuti püüdsid autorid välja selgitada kas intervjueeritud ettevõtete esindajatel on sellise lahenduse vastu huvi. Üheselt saab väita, et ettevõtetel on huvi olemas elektroonsete veodokumentide vastu. Autorid võtsid diplomitöös vaatluse alla Eesti siseriikliku maanteetranspordi ja jaekaubandusega tegelevad ettevõtted. Antud valdkonnast võtsid autorid valikuliselt ettevõtted, kes esindasid transpordi kolme osapoolt. Need on kauba saatja, kauba saaja ja vedaja. Valimisse kuulusid: 1. AS Smarten Logistics (esindasid arendusdirektor ja transpordiosakonna arendaja), 2. HA VI Logistics OÜ (esindas transpordiosakonnajuht), 3. Rimi Eesti Food AS (esindas tarneahelajuht), 4. AS Selver (esindas logistikajuht). Valitud ettevõtete esindajatega sai läbi viidud intervjuud, et selgitada välja mil määral on neil huvi hakata ettevõttes kasutama elektroonseid veodokumente, seal hulgas EVR-i. Intervjuudes toodi välja, et praegune süsteem töötab ning rahuldab ettevõtete vajadusi, kuid leidub sellel siiski puudusi. Peamiste puudustena toodi välja mahukas käsitsi tehtav töö dokumentidega ning vajadus lisaväärtuste vastu, mida olemasolev süsteem ei paku. Käsitsi tehtava töö all peetakse silmas korduvat andmete sisestamist. Samuti ka veaprotsent, mis sellise töövõtete juures võib tekkida. Sellest tulenevalt on peamine huvi ettevõtetel elektroonsete veodokumentide vastu. Kui veokirjad on pidevalt kättesaadavad kõikide osapoolte jaoks, siis jääb ära pidev andmete ümber kirjutamine. Antud lahendus aitab ettevõtjal hoida ajaliselt kokku. Kindlasti ei anna EVR-i kasutusele võtmine kohest ning märgatavat ajalist ja majanduslikku kokkuhoidu. Arvestades kokkuhoitud aega pikemal perioodil – on ajaline kokkuhoid märkimisväärne. Tänapäevane majandus on tinginud olukorra, mil aeg on majanduslik väärtus, mis väljendub ütluses „aeg on raha“ ning inimesed kui ka ettevõtted tajuvad aega kui piiratud ressurssi. Lühidalt saab väita, et kui ettevõtted saavad ajas kokkuhoida, mis kulub töö protsesside peale, säästavad nad tegelikult raha mis kulub veoprotsessi teostamiseks 91 algusest lõpuni. Suure ettevõtte jaoks on kindlasti esikohal ka arhiveerimise kulud, mida toob kaasa seadusandlus. Kui dokumendid on elektroonilised, jääb ära vajadus neid ladustada. Samuti on hiljem lihtsam leida üles vajaminev dokument, kui seda füüsiliselt laost otsides. EVR pakub ettevõtetele ka võimalust täita ootused lisaväärtustele, mis seni on jäänud füüsiliste võimaluste taha. Intervjuudest tulid välja, et ettevõtted soovivad võimalust siduda veotellimused GPS positsioneeringuga. See tähendab, et ettevõtted soovivad näha võimalust kontrollida tagantjärele tegelikku läbitud kilometraaži hulka tehtud kaubaveole. Samuti annab võimaluse kontrollida tarne kvaliteeti, kui täpsed olid tarned ajaliselt, millised olid peatused autol enne, kui autojuht jõudis sihtkohta. Tänaseks on logistikaturg jõudnud punkti, kus kõik osapooled loevad kilomeetrihinda ning veo eest maksja ei ole nõus maksma rohkem kui ta tellitud teenuse eest saab. See omakorda on viinud vedaja ning tellija omavaheliste vaidlusteni. Seda kõike saab lahendada, kui on võimalus võtta andmed GPS seadme järgi. Ühtlasi muudab rakendus ettevõtte tööd kergemaks, kui ta omab võimalikult palju liidestamise võimalusi. Liidestatavaks võimaluseks võib olla mõni laoprogramm või raamatupidamistarkvara. Antud võimaluse olemasolu on rakenduse jätkusuutlikuse peamiseks aluseks. Praeguseks on paljudes suurtes ettevõtetes kasutusel kohalik majandustarkvara ettevõtte siseseks kasutamiseks. Ettevõte, kes on investeerinud olemas olevasse lahendusse, ei pruugi näha vajadust rakenduse järele, mis nõuab järjekordset investeeringut ning kohandamist ettevõtte jaoks. Seda enam võib tekkida küsimusi, et programmi kasutusele võtmine võib osutuda üsnagi kulukaks. Nagu autorid eelnevalt välja tõid tasub selle kõik ajaline kokkuhoid, mida antud investeering pakub. Küsimuseks, millele töö autorid vastust ei saanud, jääb aeg, mille jooksul programm end tagasi teenib. EVR-i arendamist ja kasutusele võtmist pärsib riikliku toetuse puudumine. Antud ühtse rakenduse loomine nõuab ettevõtete enda initsiatiivi. Huvi puudumine tuleneb sellest, et riigil puudub majanduslik huvi antud rakenduse loomisesse. Sellisel juhul tuleb rakenduse arendus ja loomine tasuda erasektoril. Ühtlasi selleks, et tagada peale rakenduse väljatöötamist selle jätkusuutlikus, on vaja arendamisel arvestada kõikide osapoolte huvisid. Enne rakenduse arendamist tuleb teha põhjalik ning antud tööst laiahaardelisem uuring ettevõtete seas, kes on huvitatud antud rakenduse kasutusele võtmisest. Kokkuvõtvalt saab väita, et elektroonsetel veodokumentidel Eesti maanteetranspordis on oma koht olemas. Tulevik liigub selle poole, et paberil olev informatsioon asendub e-kujule viidud infoga. Ettevõtted teevad igapäevaselt tööd selle nimel, et saavutada kokkuhoidu kulutustelt ajale ning rahale. Antud diplomitöös ei ole autorid väljaselgitanud täpseid tingimusi ja vaateid, milline peaks 92 olema e-veokirjade rakendus, mis reaalses majanduses ka toimiks. Lähituleviku areng elektroonsete dokumentide osas vajab veel uuringuid, mida toetavad ettevõtete ühtne huvi sellise lahenduse vastu.

The topic of present thesis is „The Analysis of Possible Use of Electronic Transport Documentation in Estonian Road Transport“. Thesis is devided into main chapters which are: 1. Introduction; 2. Overview of the necessary documentation in transportation and the recent developments in turning documentation into electronic based; 3. Description of the application of the electronic bill of lading; 4. The economic impact on businesses using electronic bill of lading application; 5. Conclusions and suggestions; 6. Conclusion In introduction, authors of the thesis are saying that the development of new cloud service is time consuming and requires a large investment in developing. Authors analyse the possibility of the electronic transport documentation and set a hypothesis on the possible use of the electronic bill of lading application. In the first chapter „Overview of the necessary documentation in transportation and the recent developments in turning documentation into electronic based“, authors are giving an overview about the documentation in air transport and sea transport as well as giving an overview of recent development in turning air and sea transportation documents in electronic. In this chapter the authors are describing also an electronic documentation exchange system called „e-freight“ and describing some similar electronic documentation exchange systems in Finland, Poland and in Estonia. Also the authors are describing the Estonian Post functioning courier service. The authors of the thesis have decided to include the materials in this thesis which have been previously described. In the second chapter „Description of the application of the electronic bill of lading“ the authors are describing the application itself as well as the rules of the application which one applies to. In this chapter describtion of the application is based on conducted interviwes with the representatives of 94 interested companies. The authors conducted interviews with the representatives of interested companies to identify main propositions for the application and to map out the main riskis regarding the application of the bill of lading. Also the authors have done SWOT-analysis based on the conducted interviews with representatives of interested companies for the application of the bill of lading. In the end of the second chapter the authors have described the scenarios with and without the application of the bill of lading. In the third chapter „ The economic impact on businesses using electronic bill of lading application“ the authors are describing the possible econimic impact to companies which have taken the application of the bill of lading into use. Also it worth mentionig for that the authors have described the possible process errors which may occur with the use of the application of the bill of lading as well as the possible process speed which may increase with the use of the application of the bill of lading. In the chapter of „Conclusions and suggestions“ the authors are giving their own oppinion of the application of the bill of lading. Also the authors point out a comment which was from the Union of Estonian Automobile Enterprises that the system called ELVIS should be further developed and improved where all modes of transport could use that system. The authors‘ opinion on this comment is that the authors disagree on the comment. The authors‘ opinion is that the intrest in developing an application of the bill of lading which is thesis about is much more relevant than developing a system where 1/3 of its registered users are using it daily. In the end of the chapter the authors are expressing the opinion on wheater or not the idea of the applicaton of the bill of lading is being developed the possible users should be gathered and map out the propositions and risks regarding this application much more widely than this thesis is about. In conclusion the authors are pointing out that the application of the bill of lading is need-based application which the companies have shown interest in. Due to the fact that the application of the bill of lading is idea-based and the Estonian companies are not too keen to invest in the development of an application which is idea-based.