Hooldusosakonna tööprotsesside uurimine ja tõhustamine BMauto OÜ näitel

Lõputöö oli kirjutatud BMauto OÜ heaks, uurides ettevõtte tööprotsesse, kommunikatiivseid protsesse ja tuues välja parendusettepanekud. Tehtud ettepanekute tasuvust analüüsiti hilisemalt. Esmalt vaadeldi ettevõtte majandusnäitajaid ja analüüsiti, saamaks ülevaadet ettevõtte finants trendidest, kuivõrd need on seotud töökoja tõhususega. Ettevõttes pole varasemalt tõhusust mõõtvaid uurimusi tehtud. Töö autor kogus andmeid ja esitas need diagrammi vahendusel. Diagrammilt lähtus, et töökoja keskmine efektiivsus on 83%, kui erinevus töötajate lõikes on suur. Järgnevalt seati eesmärgiks töökoja keskmine efektiivsus saavutada 90%. Selleks uuriti kahte erinevat kontseptsiooni, millest üks oli suunatud kahe kõige madalama tehniku tõhususe tõstmiseks, mõne kindla instrumendiga. Teine lähenemine vaatles töökoja efektiivsust üldisemalt, tõstes kõigi töötajate tõhusust, muutmise aluseks oli protsesside parendamine. Seejärel uuriti tööprotsesse, mille ülevaatlikumaks esitamiseks viidi nad voodiagrammi vormi. Lisaks kirjeldati kõigi ametikohtade tööülesandeid ja koostati analüüsi baasilt probleemsete kohta koondtabel. Probleemsete kohtade analüüsist selgus, et diagnostikud ei kirjelda piisavalt sõidukiga tehtud töid, mistõttu on hooldusnõunikel keeruline müüa maha töötunde. Selle probleemi lahenduseks pakkus lõputöö autor välja teha ettevõttes miniuuring, viies sisse ühe diagnostiku töökäsu digitaalne formaat. Miniuuringust selgus, et selle tulemusena kasvas diagnostiku nädala müüdavate töötundide maht 22%. Seejärel arvutati välja kogu hooldussaali üleminek digitaalsele töökäsule kasumlikus. Lahendus teeniks tekkinud kulutused tagasi kuuendal päeval. Mistõttu võib ettevõte kaaluda seda lahendust. Lisaks tuli analüüsist välja, et tehnik ja lao töötaja istuvad koos arvuti taga ja teevad mootoritöödega seonduvaid hinnapakkumisi, mis kestavad keskmiselt 52 minutit. Lõputöö autori arvates saaks seda aega kasutada teiste tööülesannete täitmiseks, kui võtta kasutusele standardsete hinnapakkumistega süsteem ehk panna kokku 10 kõige kasutatavamat hinnapakkumist. Selle jaoks hinnati, kui palju hetkeliselt aega raisatakse pakkumiste tegemiseks ja millal teeniks ettevõte tagasi kulutused, kui valmistada standardsed hinnapakkumised, mida saab hilisemalt uuesti kasutada. Tasuvusanalüüsist selgus, et tasuvuspunktiks tuleb kolm kuud. Lisaks hinnati võimalust jätta hinnapakkumiste tegemine selliselt nagu ta hetkel on, selleks arvutati, kui palju hetkel raisatakse aega hinnapakkumiste tegemisele. Kasumite omavahelisel võrdlemisel sai selgeks, et optimaalsem on luua standardsete pakkumiste tabelid. Analüüsist selgus, et ettevõte võib kaaluda minna üle teisele töökoja haldamistarkvarale, jättes Directo ja vahetades see välja mõne teise vastu. Selleks kõrvutati tarkvarade kuutasud ja kitsaskohtade lahendusvõimalusi, mis hetkel BMautos kasutatava tarkvara puhul ilmnevad. Viimase probleemina käsitleti hommikust esimeste tööde peale sõitmise probleemi. Nimelt on see hetkel BMautos ühe inimese töö. Uurimisest selgus, et viimane tehnik saab enamasti 22 pärast tööpäeva algust oma tööga alustada. Selleks, et olukorda muuta, analüüsiti võimalust anda tehnikutele igal hommikul puhtad tunked ja nii võimaldada neil endil sõidukid töökohale sõita. Järeldus, et sellega suudetakse kokku hoida aega, mida hooldusnõunikul on võimalik maha müüa. Realiseerumisel teenib investeering ennast kuuendal päeval tagasi.

The following graduation thesis Analyzing and intensifying working processes of service department with an example on the basis of BM Auto OÜ aim is to examine service advisers and technician working processes and to make improvement proposals. Some of the proposals are analyzed later for profitability. Organization managers are concerned about low service department effectiveness, but never measured the magnitude of it. Two years ago spare parts storage was established and two more technicians included to team. Those improvements added more pressure to have efficient service processes and to stay in live at competition on the field of car shops. Thesis consists of three main parts. Firstly overviewed financial numbers and enterprise overall situation. Overview is needed, because it gives the main idea of where enterprise is heading at and its goals to move there. Ascent in effectiveness is part of the financial purposes and help to catch the planned goals for selling profitable hours. Thesis second part observed working and communicative processes. All processes presented as a flowchart. It helps to capture the situation easily and gives good overview to make improvements. Department overall effectiveness was 83% and should be higher. Goal was determined to 90% of overall effectiveness. That means more profitable hours are produced in single working hour. Next part looked over two strategies to catch effectiveness goals in service department. First one focused on working processes and the second more on employees. Thesis writer constructed two example charts, based on goal to achieve 90% of effectiveness. Mathematical models showed it is necessary to look two strategies together, not separately. That means individual approach and changing processes are connected and should be treated that way. All service department processing problems included in one table. Thesis third part focused on processing problems that are inefficient. Those were work order readability and spare part storage problem. First is situated how technicians explain their work on the paper. Problem was that they didn’t want to write down what they have done with car. Because of that, sales adviser had lack of information to sell more efficiently to the customers. Thesis writer made pilot survey, where technician used digitalized work orders, which are easier to read and give opportunity to explain more done work details. Effectiveness rose about 10%. Next problem was situated especially with engine repairing. Technician and parts storage worker sat together behind computer and found right parts. In thesis writer opinion, it’s totally wasting useful time that can be sold by service adviser. Process changed so that storage worker ability should be observed and then sent to additional training. Additionally make a set of standard engine work part lists, which gives freedom in future for technician and storage worker to make something more profit-making. Next problem was situated with DMS program that organization uses at the moment. Program is not able to give all needed information about technician effectiveness and copy the same working order on technician’s timetable. Thesis writer then compared different DMS programs from their price and capability. Two programs meet organization needs and should be considered. Last problem in thesis looked how cars get to the working place in the morning. At the moment its one man job. Thesis writer measured the time for the process and got that last technician had his work on place 22 minutes after the working day has started. Process were revised and changed so the technician’s drive the morning works on their own. Now it’s about 3 minutes to get every car on working place. To summit all, processes should be mapped and presented as flowchart. So it’s easy to capture where effectiveness is abolished. After analyzing data and measured time in processes it showed the main problems. Cars didn’t get to working place fast enough, DMS program that is in use doesn’t have all needed capabilities and last problem where technician and parts storage worker find together rights parts. Thesis writer and organization manager changed some of the processes, so now working is more effective and service adviser has opportunity to sell more efficiently to customers. Processing changes rely on profitable calculations