Dokumendihaldussüsteem eraettevõttes

Ettevõttes elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutamine ja dokumendihalduse protsesside kirjeldamine on oluline, kuna see võimaldab tõhusat dokumentide haldamist, tagades nende turvalise säilitamise, hõlpsa ligipääsu ja järjepideva halduse. Lisaks aitavad selged protsessikirjeldused parandada töötajate arusaamist nende ülesannetest, vähendada segadust ning tagada dokumentidega seotud tegevuste sujuv toimimine ning üleüldise dokumendihalduse toimimise tagamise. See omakorda parandab ettevõtte produktiivsust, vähendab vigade ning äririskide tekkimise võimalust ning aitab organisatsioonil vastata õiguslikele nõuetele ja standarditele. Lõputöö eesmärgiks oli uuringu tulemusi analüüsides teha ettepanekud AS Fujitsu Estonia dokumendihalduse korraldamiseks ning elektroonilise dokumendihalduse keskkonna, süsteemi loomiseks rahvusvahelises IT ettevõttes. Eesmärgi täitmiseks uuriti erialast kirjandust, seadusi, juhendeid ja standardeid, et kujundada teoreetiline raamistik dokumentide haldamiseks ning uuriti elektroonilisele dokumendihaldussüsteemile esitatavaid nõudeid. Eesmärgi saavutamiseks kaardistati ja analüüsiti ettevõtte dokumentide haldamise hetkeolukorda ning uuriti ettevõtte töötajate ootuseid kaasaegsele lihtsasti hallatavale dokumendihaldussüsteemile. Teoreetiliste allikate ning seaduste ja juhendite läbitöötamine aitas leida eesmärgi täimiseks sobiva empiirilise uuringu läbiviimise meetodi. Uuringustrateegiaks valiti juhtumiuuring (Case Study) ning lähenemisviisiks deduktiivne viis. Esmaste andmete kogumiseks kasutati empiirilises uuringus dokumendivaatlust ning veebipõhist ankeetküsitlust. Uuringus kasutati nii kvalitatiivset kui ka kvantitatiivset andmete kogumist, et saavutada põhjalikum arusaam uuritavast probleemist.

The title of this thesis is "Document management system in a private company". Document management can be considered the comprehensive management of a document through the life stages of an entire document. It is important to ensure that the integrity and trustworthiness of the documents are maintained and an overview of the documents used and under the responsibility of the organization is created. Simplified and easy-to handle electronic processes and document systems that comply with legislation help the organization achieve success in the business world and reduce business risks related to official documents. The aim of the thesis is to make proposals, as a result of the research, for document overall management and implemetation of an electronic document management system. The aim of the thesis is achieved through the following tasks: • to map the documents generated in the company and the positions involved in document management in the company and in contact with it; • analyze the current status of document management organization and compliance of activities with legislation; • analyze expectations for a modern, easy-to-manage document management system. The thesis consists of 54 pages, three chapters, two appendices and 60 used sources. In addition to the cited sources, the author of the thesis used personal work experiences and knowledge gained while working in this field.