Sortimendi muutuste plaani väljatöötamine ettevõtte X näitel

Käesoleva lõputöö eesmärgiks on sortimendi muutuste plaani väljatöötamine ettevõtte X jaoks, seoses sortimendi suurendamise ning muutustega. Probleemist parema ülevaate saamiseks viis autor läbi kaupluse töötajate seas küsitluse, milles uuris vastajate teadlikust, arvamust ning ettepanekuid sortimendi muutuste suhtes.
Uurimusülesanded, mis said autori poolt täidetud on järgmised:

1. Uurida, kuidas näevad välja ettevõtte erinevad protsessid nagu sortimendi valimine, toodete tellimine ning tegevused kauplustes. Ettevõtte sortimendi valimine toimub, kas kliendi, töötaja või tarnija sisendil. Juhul kui uute sortimenti toodavate kaupade tellimuse tingimused on täidetud luuakse tootele tootekaart koos vajaliku informatsiooniga ning tehakse esimene tellimus. Toode jõuab kauplusesse ning see sisestatakse süsteemi ja seejärel ilmub see klientidele nähtavaks. Sellega lõppeb uue toote sortimenti lisamise protsess.
   Toote sortimendist eemaldamine toimub juhul, kui toode on liialt kaua ilma müügita laos olnud või sellel on suur mahakandmise protsent. Toode märgitakse süsteemi viisil, mis ei lase enam toodet juurde tellida, seega müüakse veel laos olevad tooted ära ning seejärel lisatakse toode sortimendist välja läinud toodete tabelisse. Kategooriajuht edastab teatud aja tagant tabeli kaupluse personalile, kes kontrollib toodete saldod üle ning muudab saldo õigeks või eemaldab toote sildi. Toode, mille saldo on 0 ning mille silt on eemaldatud on sortimendist eemaldatud.
   Toodete tellimise sisendiks on laosaldo langemine teatud tasemeni, mis lisab toote ostusoovituste alla. Tellimused vaadatakse üle juhul kui tellimuse summa jääb teatud protsendi võrra alla tarnija miinimumtellimuse maksumusest. Juhul kui tellimuses leidub suurema tähtsusega kaupu, siis korrigeeritakse koguseid, et tuleks miinimumtellimuse määr kokku ning edastatakse tellimus tarnijale. Kõik miinimumtellimuse määra ületanud tellimusel vaadatakse üle, kas tähtsamate kaupade kogused on piisavad. Kauba saabudes kauplusesse sisestatakse see süsteemi ning asetatakse selle komplekteerimise asukohale.
   Pimepoodides toimub lisaks kauba vastuvõtmisele ka kaupade komplekteerimine vastavalt klientide tellimustele. Kliendil on valik tulla komplekteeritud tellimusele ise järgi või lasta see temani toimetada kulleri kaudu.
2. Läbi küsimustiku saada teada ettevõtte töötajate rahulolust ning nende nägemusest. Küsimustiku vastustest võis välja lugeda kaupluste töötajate rahulolematust sortimendi muutuste protsessi üle. Üldise infovoo ning süsteemi kasutamise lihtsus said mõlemad keskmise hinnangu, mis jäi alla nelja punkti viiest. See tähendab, et süsteemil leidub puudusi. Osalejate vastustest võis välja lugeda infoküllust, mida võiks parandada, koondades informatsiooni ühte süsteemi, mis muudaks olulisema informatsiooni leidmise märgatavalt lihtsamaks.
3. Selgitada välja praeguse protsessi peamised väljakutsed. Eelnevalt kirjeldatud sortimendi muutuste protsessi peamiseks puuduseks on irregulaarne ning laialivalgunud informatsiooni edastamine. Pimepoe lahtiolekuajad ja informatsiooni edastava kategooriajuhi tööpäev kattub vaid osaliselt, seega jõuab vajalik info kaupluseni vaid kindla piiratud aja sees ning on mõjutatud inimfaktori poolt. Süsteemide paljusus tekitab olukorra, kus tähtis informatsioon võib jääda märkamata ning see omakorda häirib kaupluse töö voogu.
   Lõputöö hüpoteesiks on, et poolautomatiseeritud sortimendi muutuste protsessi plaan aitab vastavalt vajadusele sortimendi muutusi efektiivsemalt ellu viia ning on kasutajasõbralikum. Uus sortimendi muutuste plaan kaotab vahelt ära kategooriajuhi ning edastab informatsiooni otse kaupluseni läbi multifunktsionaalse süsteemi, mida kasutatakse ka näiteks kauba vastuvõtul ning toodete saldo parandamisel. Antud süsteemi sortimendist toote eemaldamise ning uue toote sortimenti toomise funktsioonid aitavad kiirendada tööd kaupluses lisades uue funktsiooni juba kasutuses olevale süsteemile. Selle juures on katsumuseks uute toodete asukoha määramine enne toote saabumist, kuna puuduvad kasti mõõtmed ning hetkel ei ole veel võimalik süsteemis lisada asukohta kui toote saldo on null.
   Lõputöö eesmärk sai täidetud, juba olemasoleva süsteemi poolautomatiseerimine aitab sortimendi muutusi efektiivsemalt ellu viia ning on kasutajasõbralikum, kuna süsteem on leitav samast kohast, mida kasutatakse igapäevaselt kauba vastuvõtuks ning saldode parandamiseks.
   Autoripoolsed ettepanekud: Antud uurimustöö uurib konkreetse ettevõtte sortimendi muutusi, sarnane lahendus ei pruugi anda sarnaseid tulemusi ettevõttes, kus sortimendi protsess erinev ettevõtte X omast.
   Käesolev uurimustöö on kasulik kõigile, kes soovivad paremat ülevaadet saada pimepoodide protsessidest ning noore ja kasvava ettevõtte sortimendiga seotud katsumustest.

The following thesis Englis title is „Development of the assortment change plan on the example of company X“. When choosing the topic of this research, the author was baseing it on the need coming from the company X´s growth. It was no longer to be looked over and needed a change to adapt to increasing the assortment size. This highlighted the weak points of the current assortment process.
The purpose of this work is to develop an assortment change plan for company X, due to assortment growth and changes. To get a better overview of the problem the author conducted a questionnaire among the store's workers. This was done to get a better knowledge of the worker's awareness, opinions, and suggestions regarding assortment changes.
The research tasks are as follows:

1. Learn about the company's processes, including product selection, ordering, and store operations. The company's new products into assortment input comes either from the customer, employee, or supplier. In a case where the new product order conditions meet the requirements needed, the new products product card is made along with the needed information and the first order gets made. This ends the process of adding a new product to the assortment. Removing a product from the assortment is done in a case where the product has been on the shelf without a sale for too long or has a high shrinkage percentage. That product is marked in the system in a way that does not let them order more of that product anymore. Once the leftover products are sold out it is added to the out-of assortment sheet. The category manager forwards the table to store staff after some time. Store staff then checks each item's stock and either adjusts the inventory count or removes each product's label. An item that has a stock count of zero and has its label removed, has been removed from the assortment. The input for placing a purchase order comes from when stock drops to a certain level where then the product comes up under purchase recommendations. Those purchase orders are inspected in a case where the order sum is close to a certain percentage of reaching the supplier's minimum order point. In a case where the purchase order has some higher priority goods then the order quantities are adjusted to meet the minimum order point and then they are forwarded to the supplier. All orders that surpass that point are forwarded to the supplier, although if those include prioritized goods then those product quantities are checked over to make sure that the amount covers the need. Once the products arrive at the store they are received and placed at the picking location.
   In dark stores, they also pick customer's orders in addition to receiving goods. Customers can choose if they prefer to pick up their order or to get it delivered by a courier.
2. Obtain insight into the satisfaction and future outlook of company employees by completing a questionnaire. It was clear from the questionnaire answers that the employees were unhappy with assortment changing process. Overall flow of information and ease of use of the system both got an average rating lower than four out of five. This shows that the current system has some shortcomings. It was clear that those who filled out the questionnaire found themselves overwhelmed with information which could be fixed by gathering the needed information into one system. It would make it fairly easy to find the needed information.
3. Identify the main challenges in the current process.The previously mentioned assortment plan's weak point is the irregularity and forwarding of scattered information. Dark store opening hours and information forwarding, category manager working day overlap only partially. That makes it so that the needed information is forwarded to the store only during limited hours and it is affected by the human factor. The multiplicity of systems creates a system where some important information may be left unnoticed and that affects the stores flow of work.
   The hypothesis of this thesis is that a semi-automated assortment change plan helps to implement assortment changes more effectively according to the need and is more user-friendly. The new assortment plan removes the category manager from the equation and forwards the information straight to the store through a multi-functioning system, that is also used for example to receive and adjust quantities of goods. This assortment removal and addition of new assortment products help speed up store operations while adding a function to an already in-use system. A challenge that they are facing when assigning a location before product arrival is that they are missing information about box dimensions so they have to estimate it and for now, there is not a possibility to attach a location to a product that has no stock.
   The goal of the thesis has been achieved. The existing system has been semi-automated to facilitate the implementation of assortment changes in a more efficient and user-friendly manner. This is because the system is now located in the same place where daily activities such as receiving goods and adjusting stock are carried out. Recommendations by the author: The current thesis is looking into specific company assortment changes. A similar solution may not give similar results in a company where the assortment process differs from the company X´s.
   The current thesis is beneficial to anyone who would like to get a better overview of dark store processes and learn about a fresh company's assortment-related challenges.