Ostuprotsessi tõhustamine Via 3L OÜ näitel

Käesoleva lõputöö raames kaardistati ning hinnati, kuidas mõjub ostuplaneerimise parendamise ja tõhustamine ettevõttele Via 3L OÜ. Samuti töötati välja visioon, milline näeb välja ostuplaneerimine majandustarkvaras ja analüüsiti seda võrdluses hetkeolukorraga. Hetkeolukorra kaardistamiseks ning tulevikuvisiooni loomiseks teostas autor juhtumiuuringu läbi protsesside praktilise läbiviimise ja visuaalse materjali abil. Lõputöö uurimisprobleem keskendus ostuplaneerimise tarkvara ebakindlusele ja ressursi raiskamisele. Autor kaardistas lõputöö käigus ostuprotsessi, mittevastavuste protsessi ja ostuplaneerimise protsessi. Kogutud informatsiooni põhjal analüüsis autor hetkeolukorda ja tõi välja praegused kitsaskohad. Lisaks koostas autor LEAN juhtimismetoodika kaheksa raiskamise tööriista abil analüüsi ja lisandväärtuse analüüsid, et tuvastada ning vähendada protsessis raiskamist. Autor koostas TO-BE protsessid, näitamaks kuidas toimuksid äriprotsessid kui ostuplaneerimine oleks liidetud majandustarkvarasse. Antud töös tehtud analüüsi ja ettepanekute põhjal on ettevõttel võimalus alustada parendustegevuste läbiviimisega. Lõputöö eesmärgi saavutamiseks leidis autor vastused töös püstitatud uurimisküsimustele. Ostuprotsessi kaardistamisega selgus ettevõttes kasutusel oleva protsessi olemus. Ostuprotsess Via 3L OÜ-s mängib olulist rolli klienditeeninduses ja müügis. Ettevõte pakub oma klientidele logistikateenust, mille põhitegevused on varude haldus, ostmine ja transport. Via 3L OÜ jälgib varusid ja ostab kliendi tarnijatelt eelnevalt kokkulepitud hinnaga kaupa vastavalt nõudlusele. Eelmainitud teenuse pakkumiseks on ettevõttes eraldi ostuosakond ja kindel ostuprotsess. Ostuprotsessis osalevad ostuspetsialist, tarnija, klient ja ladu. Ostuprotsess on mitmete etappidega protsess, kuid antud töös keskenduti ühele alamprotsessile ehk ostuplaneerimisele. Ostuplaneerimine on ostuprotsessi esimene alamprotsess ja selle käivitab tellimuse vajadus. Ostuspetsialist teeb hetkel enamus ostuplaneerimise Microsoft Excelis, kuhu on koondatud laovarude info, müükide andmed ja prognoos uueks tellimuseks. Antud protsessis on väga palju tegevusi seoses info vahetusega Microsoft Exceli ja majandustarkvara vahel. Ostuplaneerimisel kulub infovahetusele ligikaudu 15 minutit ühe tellimuse kohta. Veel kuulub protsessi prognoosivalemite värskendamine, prognoositud tellimuste analüüs, tellimuskoguste muutmine ja tellimuse koostamine. Vastavalt EDI partnerluse olemasolule edastab ostuspetsialist tellimuse tarnijale läbi EDI partneri või e-kirja kaudu. Ostuplaneerimise protsessis tõhustamiseks leidis autor, et protsessist tuleks kaotada üleliigsed ja vigade rohked tegevused, et säästa protsessi ajalist kulu. Lõputöö autor näeb, et hea võimalus TO-BE protsesside efektiivsemaks muutmiseks on ettevõtte majandustarkvaras ostuplaneerimise funktsiooni arendamine. Hetkel ettevõttes kasutusel olev majandustarkvaral Microsoft Dynamics AX-il on võimekus ostuplaneerimiseks. Protsessi majandustarkvarasse juurutamist soovitab autor, sest ostuplaneerimise peamine kitsaskoht on liigsete lisategevuste vajadus. Samuti on ettevõtte teised protsessid ERP keskkonnas. Majandustarkvara arendamisega on võimalik kaotada mitmed mitte väärtust andvad tegevused. Protsessist saaks kaotada laovarude ja müügi andmete impordi, prognoosi valemite värskendamise, tarne kuupäeva määramise, tellimuse importimise majandustarkvarasse, EDI ühenduste kontrollimise ja tellimuse esitamise e-kirja teel. Lisaks võimaldab majandustarkvara liita ühte tegevusse EDI partnerile tellimuse esitamise ja tarnijale e-kirjaga tellimuse saatmise. Lõputöös läbiviidud uuring näitas, et ostuplaneerimise digitaliseerimine vähendaks tehtavate toimingute koguarvu ning võimaldab protsessist välja jätta kõik toimingud, mis ei loo väärtust. Juurutades ostuplaneerimine majandustarkvarasse väheneb protsessile kuluv ajakulu. Kokku väheneks protsessi pikkus 15 minuti võrra, mis nädalas toob 18 tundi ajavõitu ostuosakonna töös. Lisaks ajalise kulule vähendab protsessi arendamine suurel määral vigade ohtu, mis tulenevad andmetöötluse ja infovahetusega. Ostuplaneerimise juurutamisega majandustarkvarasse parandeb andmete täpsust, ostuspetsialisti töökohustused vähenevad, kogu protsessiks vajalik info on ühes kohas, kaovad aeglased lisafailid, tõhustab klienditeenindust ja aitab kaasa laovarude kulude madalal hoidmisele. Olukorras, kus töötajatele tekib rohkem aega on neil võimalik ettevõttele rohkem ja paremat väärtust anda ning läbi selle ettevõtte tulu suurendada. Seega uue protsessi rakendamine võimaldab ettevõttel vähendada vigu ja ajakulu, mis omakorda aitab kulusid kokku hoida. Lõputöös välja pakutud ettepanek – ostuplaneerimise protsess lisada majandustarkvarasse, on väike investeering ja koheselt rakendatav. Kasutusel oleval majandustarkvaral on juba olemas ostuprognoosi võimekus ning see tuleb ainult seadistada. Protsessi juurutamise alustamise mõistlikkus sõltub kulu- ja tasuvusarvestuse tulemusest. Uute protsesside loomise kiirus tuleneb sellest, kui kiiresti on võimalik teha vajalikud muudatused majandustarkvaras ning töötajate majandustarkvara kasutamise kogemusest.

Digitalization and process optimization are necessary to make business processes more efficient, improve customer experience, support innovation, and ensure the competitiveness of companies and organizations in today's rapidly changing world. Business process development is crucial because technology is advancing quickly, and failing to keep up with it can harm the competitiveness and efficiency of the company. This thesis deals with the digitalisation of the purchasing process. The author investigated the possibility of integrating the purchase planning process into an ERP system, using the example of Via 3L OÜ, in order to improve her work organisation. This process is currently carried out in Microsoft Excel. Via 3L OÜ purchasing processes need to be made more efficient, compact and better, in order to reduce the time consumption of specialists and to lower the amount of errors and inaccuracies caused by manual work. The change to make the purchase process more efficient is necessary to increase the company’s income. Developing the process will lower employees time consumption and the amount of errors, which allows workers to add more value and increase revenue to the company. The aim of the thesis is to provide the company with input on the need to streamline and digitalise the purchasing process. The author sees the introduction of the purchasing process into the business software as an option for digitalisation. To achieve the goal, the impact of improving and streamlining the purchasing planning on Via 3L OÜ needs to be identified. In order to fulfil the plan, the current state of the company's purchasing planning process will be mapped and assessed first, and then TO-BE processes will be created to fulfil the objective. The author has set the following research questions:

1. What is the current state of the company's purchase planning process?
2. What changes should be made to the purchasing planning process?
3. What would be the efficiency of the purchasing process if the purchasing planning process were introduced into the ERP system? In order to achieve the aim of the thesis, the study is divided into three phases. The following research objectives have been set:
4. map and analyse the current state of the purchasing process;
5. identify opportunities to create a future process for purchasing planning;
6. analyse the effectiveness of implementing purchase planning into an ERP. The research problem of the thesis is focused on the uncertainty and resource wastage of purchase planning software. In this thesis, the author mapped the purchasing process, the complaints process and the purchase planning process. On the basis of the information collected, the author analysed the current situation and identified the current bottlenecks. In addition, the author compiled an analysis using the eight wastes tools of LEAN management methodology and value-added analyses to identify and reduce process waste. The author created TO-BE processes to show how business processes would work if purchasing planning was integrated into business software. Based on the analysis and suggestions made in this work, the company can start improvement activities if it wishes. The author of the thesis found that the digitalisation of purchase planning is necessary, especially if the number of customers or the volume of assortments should increase in the future. Implementing a new process will allow a company to reduce risk and time wastage, which in turn will help to save costs. Microsoft Dynamics AX, the business management software currently used by the company, has the capability for purchasing planning. The author recommends implementing the process in business software, as the main bottleneck in purchasing planning is the need for excessive activities. The development of business software has the potential to eliminate a number of non-value adding activities. Importing inventory and sales data, updating forecast formulas, setting delivery dates, importing orders into the ERP, checking EDI connections and submitting orders by e-mail could be eliminated from the process. In addition, the business software allows to combine the submission of an order to an EDI partner and the sending of an order by e-mail to a supplier into one activity. A study carried out in the final thesis showed that digitalisation of purchase planning would reduce the total number of operations to be carried out and would allow the process to exclude all operations that do not add value. By upgrading the purchase planning process to an ERP, the time spent on the process is reduced. In total, the length of the process would be reduced by 15 minutes, resulting in 18 hours of time saved per week in the purchasing department. In addition to the time cost, the development of the process will greatly reduce the risk of errors in data processing and information exchange. Introducing purchase planning into the ERP reduces data inaccuracies, reduces the workload of the purchasing specialist, puts all the information needed for the process in one place, eliminates slow additional files, improves customer service and helps keep inventory costs down. In a situation where employees have more time on their hands, they are able to provide more and better value to the company and, through this, increase the company's revenue. Thus, implementing a new process will allow the company to reduce mistakes and time wastage, which in turn will help to save costs. This thesis outlines future research recommendations for the company. For example, requesting order confirmations from suppliers, creating product cards, purchasing office supplies and developing a single customer order form.