Kontoritöötajate tööajakulutajad Järvamaa kohalikes omavalitsustes

Töölepingu seaduse kohaselt on Eestis täistööaeg 8 tundi päevas, ehk 40 tundi nädalas, kuid tuleb tunnistada, et keegi ei suuda 8 tundi järjest ainult tööülesannetele keskenduda, sest energia on piiratud ressurss. Tööajakulutajad on asutusele ressursikulukad, mistõttu tuleks neid vältida. Paraku ei oska inimesed aja efektiivset kasutamist ning see on oskus, mida tuleb õppida, et vältida tööajakulutajaid. Valupunktidele asutuses ei oska aga sealsed töötajad enne tähelepanu pöörata, kui keegi nendele tähelepanu ei pööra. Kui tavapäraselt arvatakse, et ajaraiskamine töökohas tuleneb vaid töötajate isikuomadustest ja harjumustest, siis modernsel töökohal tuleks vaadata indiviidi tasemelt kõrgemale ja mõista, et aega tuleb asutustes planeerida ja eesmärkide poole püüelda hoopis kollektiivselt. Eesti rahvastiku ajakasutuse uuringust (2010) selgus, et inimene kasutab tasustatud töö tegemiseks vaid kolm tundi ööpäevas. Arvatakse, et kohalikes omavalitsustes on väga palju bürokraatiat ning see kulutab aega ja energiat, mida saaks panustada hoopis kohaliku omavalitsuse arengusse. Lõputöö eesmärk oli selgitada välja Järvamaa kohalike omavalitsuste töötajate poolt tajutavad tööajakulutajad, et teha ettepanekuid tööajakulutajate ennetamiseks ning vähendamiseks. Lõputöö teoreetilises osas käsitleti tööajakulutajaid jaotatuna sisemisteks tööajakulutajateks ja välisteks tööajakulutajateks. Sisemisi tööajakulutajaid on nii inimesest endast tulenevaid, kui inimese psühholoogilisest seisundist tulenevaid. Need on näiteks pikad kohvipausid, raskused ühelt tegevuselt teisele lülitumisel, tööde mitte üleskirjutamine ja mitte tähtsusejärjekorda seadmine, parima aja vääriti kasutamine, üleväsimus. Välised tööajakulutajad saavad olla nii teistest inimestest põhjustatud, kui välistest ärritajatest põhjustatud. Nende alla kuuluvad näiteks sotsiaalsed kontaktid, telefonikõned, e-post, viljatud ja ebavajalikud koosolekud, müra, halb õhk või hoopis lõhnad. Teooria teine peatükk käsitles tööajakulutajate vältimise võimalusi, milles toodi lahendusi eelnevalt nimetatud ajakulutajatele. Näiteks kuidas kasutada oma produktiivset aega, kuidas tegevusi planeerida, kuidas tulla toime töönarkomaaniaga, milliseid põhimõtteid kasutada väikeste tööülesannete tegemisel ning kuidas saab organisatsioonis vastu võetud otsustega aega paremini säästa. Empiiriline, kvantitatiivne uuring viidi läbi Järvamaa kolmes kohalikus omavalitsuses (Paide Linnavalitsus, Türi Vallavalitsus ja Järva Vallavalitsus) töötavate kontoritöötajate seas, kasutades struktureeritud küsimustikku. Küsimustik koosnes 35 väitest ning väiteid sai hinnata Likerti skaalal. Küsimustik saadeti valimile elektroonselt läbi asutuste juhtide. Küsimustikule vastas 77 kontoritöötajat, mis oli üldkogumist 58%. Andmeid analüüsiti kasutades kirjeldavat statistikat, leiti väidetele nende hinnangute keskväärtused ja standardhälbed. Uuringu tulemustest selgus, et kolmes Järvamaa kohalikus omavalitsuses on töötajate taju tööajakulutajatele mõne ajakulutaja suhtes väga sarnane. Kõikides Järvamaa kohalikes omavalitsustes tajuti ajakulutajatena pikemate tööpäevade tegemist või tööülesannete koju kaasa võtmist. See näitab, et töötajate produktiivse aja määratlemine on kehv ning tööajaga ei tulda toime. Veel hindasid vastajad kõrgelt väiteid, mis puudutasid tööga seotud mõtteid pärast tööaega, üleväsimust ja unehäireid. Vastustest saab järeldada, et töötajad tajuvad tööajakulutajana ka tööga seotud pinget ja stressi. Kõikides Järvamaa kohalikes omavalitsustes tajuti tugevalt tööajakulutajana ka viljatuid ja ebaotstarbekaid koosolekuid. Tööajakulutajatena tajutakse ka telefonikõnesid, e-postile kohe vastamist ja katkestusi teiste inimeste poolt ning kõrgelt tajuti veel teistega suhtlemisest tingitud tööajakulutajana „ei“ ütlemist kaastöötajale tööülesande kohta, mida ei ole aega või ei taheta teha. Lähtuvalt uuringu tulemustest tehti ettepanekud kõikidele Järvamaa kohalikele omavalitsustele. Lisaettepanekud koostati Paide linnavalitsusele ja Türi vallavalitsusele. Järva vallavalitsusele lisaettepanekuid ei koostatud, sest nende uuringutulemused kattusid üldistega. Lõputöö edukale kaitsmisele järgneb kontakt Järvamaa kohalike omavalitsuste juhtidega ning empiirilises uuringus selgunud tööajakulutajad ning nende vähendamiseks koostatud ettepanekud arutatakse omavalitsuste juhtidega läbi, et vähendada tööajakulutajaid. Omavalitsuste juhtidega kokkuleppel saadetakse töötajate käitumist puudutavad ettepanekud ka eraldi kõikidele töötajatele. Kuna uurimus hõlmas Järvamaa kõiki kohalikke omavalitsusi, siis saades nõusoleku Järvamaa kohalike omavalitsuste juhtide käest, kirjutatakse Järva Teatajasse artikkel teemal tööajakulutajad kontoritöös ja kuidas end hoida.

The title of this thesis is „Office personnel workplace time wasters in Järvamaa local governments”. The thesis consists 40 pages, 6 figures, 4 tables and 79 references – 39 of them in English and 1 of them in German. The main authors whose theoretical basis was used are A. Reinsalu, A. Siimon, B. Tracy and T. Saar-Veelmaa. Time and energy in companies are both limited resources. According to Estonian Employment Contracts Act it is presumed that an employee works 40 hours over a period of seven days (full-time work), but no one can concentrate on work 8 hours straight because energy is limited resource. Work time wasters are materially harmful for companies and personnel should avoid them. The skill of using time effectively is learnable and can save a lot of energy for employees and money for company. Personnel in companies should try to pursue the final result collectively, not alone. Reasearch in Estonia had shown, that person is using only 3 hours a day for working. In local governments, there is a lot of paperwork and regulations what waste time and energy instead of contribute the development of local government. The aim of the thesis is to find out the time wasters percepted by office workers in all Järvamaa local governments and make suggestions for the necessary reorganizations. The empirical study method is quantitative. For conclusions there were used deductive strategy. The data for the thesis was collected by using a structured questionnaire, which was composed based by Annika Valving (2018) questionnaire. Questionnaire was sent out through website Google Forms 20.02.2020-14.03.2020 and 77 people participated in it. Respondents were selected and sample was formed by all office workers in Järvamaa local governments. Descriptive statistics was used to analyze the data. The results of the empirical study show that there are many similar time wasters in all Järvamaa local governments. Personnel is percepting bad meeting planning and conducting, fear to say no, perfectionism, sleep disorder, fatigue and thinking about work in spare time as time wasters. Suggestions were made to all Järvamaa local governments to prevent and to reduce the work time wasters.