Dokumendihalduse korraldamise analüüs ettevõttes Abc Motors AS

Informatsiooni haldamisega on tegeletud juba mitu tuhat aastat. Igasugune informatsioon vajab korrastamist ning süstematiseerimist ning hästi toimiv dokumendihaldus garanteerib organisatsioonis teabe saamise, kasutamise ja efektiivse vahetamise. Iga organisatsioon lähtub oma ressurssidest ja vajadustest, kuid dokumendihaldust reguleerivad õigusaktid kehtivad nii avalikule kui ka erasektorile. Eestis ei ole dokumendihaldust terviklikult ja ühtselt reguleerivat seadust ning sellest tulenevalt on vajalik kasutada erinevaid õigusakte ja soovituslikke standardeid, mis reguleerivad dokumendihaldust. Organisatsiooni dokumendihalduse korralduse üheks aluseks on õigusaktidele vastava ja ajakohastatud dokumentide liigitusskeem, mis tuleb hoida ajakohasena ning vajadusel uuendada. Hästi koostatud liigitusskeemist selguvad ettevõtte funktsioonide, tegevuste ja neid dokumenteerivate dokumentide omavahelised seosed. See aitab kaasa ettevõtte dokumendihalduse läbipaistvusele, aga annab ka loodavatele dokumentidele seose, mida on võimalik ajas koos dokumentidega edasi säilitada. Erasektoris ei ole dokumendihalduse kord erinevalt avalikust sektorist kohustuslik normdokument, kuid reguleeritud dokumendihaldus tagab ka selles sektoris tõrgeteta dokumentide haldamise ja seetõttu on siiski mõistlik dokumendihalduse protsessid fikseerida asutusesiseses normdokumendis. Dokumendihalduse kiiremat ja ülevaatlikumat korraldamist parandab lisaks kohustuslikele ja soovituslikele dokumentidele dokumendihaldussüsteemi olemasolu, mis aitab edastada kiiremini teavet, kiirendad protsesse ning tagada kvaliteedi ja usaldusväärsuse dokumendihalduses. Antud lõputöö eesmärk on välja selgitada Abc Motors AS-is dokumendihalduse korraldamine, et tuua välja esinevad kitsaskohad ja teha ettepanekud nende parendamiseks. Eesmärgi saavutamiseks töötati läbi valdkonda puudutav erialane kirjandus, seadused, juhendid ja standardid, et luua teoreetiline raamistik dokumentide haldamiseks ning leida sobiv metoodika empiirilise uuringu läbiviimiseks. Uurimisülesannete täitmiseks kasutati kombineerituna nii kvalitatiivset, kui ka kvantitatiivset uurimismeetodit. Kvantitatiivse meetodina viidi eelstruktureeritud vaatluslehe alusel läbi dokumendivaatlus Abc Motors AS-is, et kaardistada ettevõttes tekkivaid ja kasutatavaid dokumente ning analüüsida dokumendihalduse korraldamist ja selle vastavust õigusaktides toodud nõuetele ning organisatsiooni tegelikele vajadustele. Eelstruktureeritud vaatluslehe alusel vaadeldi ettevõttes tekkivaid ja kasutatavaid dokumente ning võrreldi nende vastavust nõuetele. Uurimuses keskenduti elektroonilistele ja paberkandjal olevatele dokumentidele, mis tekivad ettevõtte tegevuse käigus. Kvalitatiivse uurimismeetodina viidi läbi intervjuud, milleks koostati valim ettevõtte töötajatest, kes oma töös mingil etapil puutuvad kokku dokumentidega, et saada kinnitust vaatlustulemusele. Lõpptulemusena valmis Abc Motors AS-i dokumendihalduse analüüs, millest selgus, et Abc Motors AS-i dokumendihalduse korraldamine ei vasta osaliselt normatiivaktides kehtestatud nõuetele ning ettevõtte tegelikele vajadustele. Kuna tegemist on rahvusvahelist kaubamärki esindava ettevõttega, siis võiks ka ettevõtte dokumendihaldus olla selle vääriline. Analüüsi tulemustest lähtuvalt tegi autor ettepaneku koostada nimekiri ettevõttes kasutatavatest süsteemidest ja määrata vastutajad. Kehtestada ettevõttes asjakohased dokumendiplangid ja näidised, et tagada dokumentide, sisu vormi ja struktuuri asjakohasus tulenevalt loodud dokumendist. Siseprotsesside käsiraamatus dokumendihalduse protseduuri lisada järgnevad punktid: dokumendiplangid ja elemendid, dokumendiringluse korraldamine, pitsatite hoidmine ja kasutamine, asjaajamise üleandmine ja vormistamine töösuhte lõpetamisel. Võtta ettevõttes kasutusele dokumendihaldussüsteem, kus iga dokumendiga tehtud toimingu kohta jääb teave ja kooskõlastamine on jälgitav, ettevõtte dokumentatsioon süstematiseeritud, dokumendi leidmine lihtne, lepingute tähtajad ja kehtivus jälgitav ning nende säilimine on tagatud säilitustähtaja jooksul. Rakendada autori koostatud soovituslikku dokumentideloetelu ettevõtte tegevuses ning tuua dokumentide loetelus välja dokumentide eest vastutajad, mis muudab töötajate jaoks olukorra selgemaks. Koostada ettevõttes register, kes millisele keskkonnale ligi pääseb ning millistes keskkondades tuleb töösuhte lõpetamisel lõpetada volitused ning määrata registrile vastutaja, kes peab arvestust volituste andmise ja lõpetamise üle ning vastutab registri täitmise eest. Reguleerida e-kirjade haldamine. Dokumentide dubleerimise vältimiseks koondada dokumendid ettevõttes ühte kohta, mida haldab üks kindel inimene ning dokumenti muutes tuleb see kindlasti asendada uuega. Ajakohane ja reguleeritud ning tegelikele vajadustele vastav dokumendihaldus aitab lihtsustada toiminguid dokumentidega ning hoida kokku töötajate ajalist ressurssi. Autor peab uuringut vajalikuks, sest selle tulemusena saadi teada, mis on töötajate arvates probleemid ja kitsaskohad ettevõtte dokumendihalduse korraldamises ning mida on vaja muuta. Autori ettepanekutega arvestamine aitaks parandada ettevõttes dokumentide haldamise korraldamist.

The topic of the thesis paper is „The analysis of the records management in the enterprise Abc Motors AS“. The thesis paper consists of 52 pages and 20 pages of appendix. The research object is the records management in Abc Motors AS. The topic is important for the enterprise as the establishment of Abc Motors AS dates back to 2002 and during its existence the enterprise has evolved through different changes, including the records management which has to be in accordance with the legislation. A correct records management helps to reduce the risks, to prove the decisions and to ensure the transparency of the actions taken in the enterprise. The aim of the thesis paper is to find out the records management in the enterprise Abc Motors AS to highlight the bottlenecks and to make recommendations for improving them. According to the aim of the paper there are the following research tasks: • to study the sources, laws, instructions and standards to make the theoretical framework and to find the suitable methods for practical research; • to map the records started by Abc Motors AS; • to analyse the arrangement of the records management, its conformity to the legislation and to the real needs of the enterprise; • to make conclusions and recommendations for inserting them into the handbook of internal processes. The research strategy was mapping. Both qualitative and quantitative methods were used in the thesis paper to achieve the aim and to fulfil the research tasks. Basing on the observation of the documents and on the interviews it can be said that the arrangement of the records in Abc Motors AS partly does not conform to the standards and to the actual needs of the enterprise. Therefore, the author of the thesis paper has made some recommendations on how to improve the arrangement of records management in Abc Motors AS and suggests using the list of documents that was drawn up within the research. The outcome of the thesis paper was the analysis that helps to record the mistakes and deficiencies in the enterprise Abc Motors.