Tekkiva teabe kaardistamine Eesti Spordiseltsis Kalev

Kvaliteetne teave on organisatsiooni eesmärkide täitmiseks kriitiline ressurss igas organisatsioonis. Teabe tõhusaks kasutamiseks on vaja kõigepealt ülevaadet töö käigus tekkivast teabest. Teabehalduse korraldamisega tuleb organisatsioonil tagada teabe kättesaadavus ja kvaliteet, maandada teabe haldamisega seotud riske ja vähendada kulusid ning tagada teabehalduse järjepidevus. Lõputöö pealkiri on „Tekkiva teabe kaardistamine Eesti Spordiseltsis Kalev“. Lõputöö eesmärk on selgitada välja Eesti Spordiseltsi Kalev teabehalduse korraldus ning leida võimalusi teabehalduse tõhusamaks korraldamiseks. Lõputöö eesmärgi täitmiseks püstitati viis ülesannet. Lõputöö esimese ülesande täitmiseks selgitati teoreetilistele allikatele tuginedes teabehalduse korraldamist ning organisatsioonis tekkiva teabe liikide, selle allikate ja hoiukohtade kaardistamist. Teise ülesandena koostati metoodika empiirilise uuringu läbiviimiseks. Kolmanda ülesande raames kaardistati Eesti Spordiseltsis Kalev tekkiv teave ja selle liigid ning koostati dokumentide liigitusskeem, lähtuvalt organisatsiooni vajadustest ja õigusaktide nõuetest. Neljanda ülesande täitmiseks selgitati välja teabe dubleerimine, et lõpetada mittevajaliku teabe kogumine. Lõputöö viies ülesanne oli tuginedes analüüsi tulemustele esitada järeldused ja parendusettepanekud Eesti Spordiseltsis Kalev teabehalduse korraldamiseks. Teabe korrastamine ja kaardistamine on osa teabehaldusest, selle käigus tuvastatakse, millist teavet organisatsioonis tekib, kas selle kogumine on vajalik, kus ja mis vormingus teavet hoitakse, kas esineb dubleerimist ning määratakse puuduvad juurdepääsupiirangud ja säilitustähtajad. Liigituskeem on aluseks tekkiva teabe kaardistamisel ja seda täiendatakse ülevaate saamise käigus. Viidi läbi kvalitatiivne kaardistusuuring, mille andmekogumismeetoditeks olid osalus- ja dokumendivaatlus ning poolstruktureeritud intervjuu. Andmete analüüsimiseks kasutati deduktiivset käsitlusviisi ja juhtumiülest analüüsimeetodit. Uuringu tulemusel saadi ülevaade teabehalduse korraldusest organisatsioonis, kaardistati organisatsiooni tegevuse käigus tekkiv teave, selle allikad ja hoiukohad, selgitati välja teabe dubleerimine ning esitati ettepanekud teabehalduse korraldamise parendamiseks. Uuringu põhjal saab järeldada, et kuigi teabehaldusega organisatsioonis tegeletakse, saaks seda teha märksa süsteemsemalt ja järjepidevamalt, pöörates tähelepanu kõigile teabehalduse alaliikidele. Igapäevane e-kirjade haldamine vajab süsteemi loomist, sest e kirjad on organisatsiooni vara, millele tuleb tagada juurdepääsetavus ja kasutatavus. Ka muu teabe haldamine ja säilitamine vajab veel läbimõtlemist ning toetavate tehniliste süsteemide juurutamist. Tähelepanu tuleb pöörata ka tööülesannete täitmisel ja koolitustel saadud teadmuse talletamisele ja jagamisele. Teabehalduse korralduse tõhustamiseks ja ESS-i Kalev traditsioonide jätkusuutlikkuse tagamiseks on vaja teadmuse talletamisel süsteemset lähenemist, seetõttu tuleks organisatsioonis teadlikult tegeleda oskusteabe ja kogemuste jagamise ning salvestamisega. Teabehalduse tõhusamaks korraldamiseks ja järjepidevuse tagamiseks ESS-is Kalev tehti 13 parendusettepanekut, millest olulisemad on välja toodud järgnevas loetelus. • Teabehalduse reguleerimiseks organisatsioonis luua teabehalduse juhend, mis annaks peamised suunised teabehalduse korraldamiseks ja oleks abiks uutele töötajatele sisseelamisel. • Kehtestada ESS-is Kalev Lisas 3 toodud dokumentide liigitusskeem, milles tuuakse välja töö käigus tekkiv säilitamist vajav teave, selle asukohad, juurdepääsupiirangud ja säilitustähtajad. • Määratleda dokumendiväärtusega e-kirjad, koostada e-kirjade juhend ning juurutada e-kirjade registreerimise süsteem, sealhulgas kaaluda teabehalduse tõhusamaks korraldamiseks elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutuselevõtmist. • Andmehalduse paremaks korraldamiseks luua digitaalsed registrid: pitsatite ja templite; juhatuse käskkirjade ja korralduste; lepingute; koostöölepingute; juhatuse koosoleku protokollide ja otsuste; töövõtulepingute; võlaõiguslike lepingute registrid ja teha need töötajatele kättesaadavaks vastavalt juurdepääsuõigustele. • Isikuandmete kaitse seaduse nõude täitmiseks koostada andmekaitsetingimused. • Koostada ülevaade juurde- ja ligipääsuõigustest erinevates kasutatavates infosüsteemides ning sätestada juurdepääsuõiguste lõpetamise kord. • Teabehalduse järjepidevuse tagamiseks töötaja lahkumisel või ajutisel äraolekul koostada juhend/kehtestada reeglid, kuidas antakse üle olulist teavet kui inimene lahkub organisatsioonist või on ajutiselt eemal. Autori hinnangul said lõputööle püstitatud eesmärk ja ülesanded täidetud.

The title of the thesis is “Mapping of information management in Estonian Sports Association Kalev”. The use of information is a critical success factor in any organization. In order to cope with the huge amount of information, the organization must have well-organized information management, which includes all information assets, organizational information in all information systems and storage facilities (Juhised määruse "Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused" rakendajatele, 2019, lk 7). The National Archives of Estonia conducted a survey (2018) among entrepreneurs, the survey shows that a quarter of small businesses and more than half of micro-enterprises and are not involved in information management, claiming that the company does not produce documents at all (Kust tulevad andmed ja kuhu kaob teave, 2021). The aim of the thesis is to find out the organization of information management of the Estonian Sports Association Kalev and to find ways to organize information management more efficiently. The object of the study is Estonian Sports Association Kalev, which is a charitable voluntary association operating as a non-profit organization in the public interest. It is an organization with a long history, founded in 1901. Estonian Sports Association Kalev has traditions and historical significance that promote sports life, therefore, as a result of the performance of its main tasks, valuable historical-cultural information is generated for society. The thesis consists of three chapters which fulfill the tasks set for the thesis. The first chapter focuses on different approaches to key concepts related to information management, the organization of information management and theoretical sources for mapping information in an organization. The second chapter describes the choice of the object of study and the methodology of empirical research. The third chapter presents the analysis of research results. The summary outlines conclusions and proposals based on the results of the study. The thesis has three annexes: observation table of information in the organization; semi-structured interview questionnaire; classification scheme of documents of the Estonian Sports Association Kalev. Based on the study, it can be stated that information management in the organization needs a more systematic and consistent approach. An e-mail management system should be established. The management and storage of other information also still needs to be thought through and the implementation of supporting technical systems. The organization should consciously deal with the sharing and recording of knowledge and experience. In order to organize information management more efficiently and ensure consistency in the Estonian Sports Association Kalev the author made 13 proposals for the improvement, the most important of which are outlined in the following list. • In order to regulate information management in an organization, it is necessary to create an information management guide that would provide key guidelines for the organization of information management and be helpful for onboarding new employees. • To establish a classification scheme for the documents in Annex 3. • Define emails with document values, consider introducing an electronic document management system to manage information more efficiently. • To better organize data management, create digital registers (directives, orders, contracts etc) and make them available to employees according to access rights. • In order to comply with the requirement of the Personal Data Protection Act, prepare data protection terms and conditions. • To prepare an overview of access and access rights in the different information systems used and to lay down the procedure for terminating access rights. • To ensure continuity of information management when an employee leaves or is temporarily absent, draw up a guide/establish rules on how important information is transferred when a person leaves the organization or is temporarily away. In the opinion of the author, the goal and tasks set for the thesis were fulfilled.