Ekspedeerija töö efektiivistamine ettevõtte Beweship Eesti AS näitel

Abstract

Ekspedeerimisteenus on väga laiahaardeline ning ekspedeerijal peavad olema väga head teadmised korraldamaks vedusid nii rahvusvaheliselt kui siseriiklikult ning nii maanteel, merel kui õhus. Saamaks ülevaadet ekspedeerija tööülesannetest, töö tegemisviisidest ja tegevustele kuluvast ajast kaardistati ekspedeerija tööpäevi kahe nädala jooksul. Kombineeritud juhtumiuurimust alustati probleemi ja eesmärgi sõnastamisest. Probleem näitas, mis on murekoht ning eesmärk näitas, milline on uurimustöö siht. Järgnevalt uuriti teadusallikaid ja varasemalt koostatud teadustöid. Autor kogus andmeid ekspedeerija tööülesandeid kaardistades, mõõtes ning lisaks viis läbi intervjuu. Kaardistamise käigus fikseeriti, et põhilised töölõigud, mida töötaja käsitsi teeb, on e-kirja teel informatsiooni jagamine (klientidele, partneritele, vedajatele), dokumentide täitmine (sh nii mere- kui lennuveo dokumente), ettevõtte süsteemi täitmine (tellimuse sisestus, arve koostamine, kulude mahakandmine, arhiveerimine), partnerite/ vedajate süsteemide täitmine (tellimuse- ja dokumendi sisestus) jms. Nii klientide, partnerite kui vedajatega suheldakse ning koostatakse hinnapakkumisi, hinnapäringuid, edastatakse dokumente, küsitakse lisainformatsiooni, edastatakse arveid jms peamiselt e-kirja vahendusel. Ettevõttel integreerituid süsteeme oma klientide ega partneritega ei ole. Kuna süsteemid ei ole integreeritud, siis tegevustele kuluv aeg sõltub töötaja kiirusest, täpsusest ja töö olulisusest. E-kirjade saatmise ja koostamise kiirus sõltub sellest, kui kiirelt on informatsioon kättesaadav, hallatav ja leitav. Üheks võimaluseks, kuidas ekspedeerija tööd efektiivsemaks muuta, on kui võtta kasutusele uus äritarkvara, mis võimaldaks paljusid tegevusi automatiseerida. Automatiseerimise tulemusel oleks töötajatel rohkem aega, et keskenduda ettevõtte põhitegevustele ja kulutada vähem aega administratiivtööle. Uurimuse jaoks võrdles ja hindas autor kahte äritarkvara, mis võimaldaks parandada ettevõtte kitsaskohti ja puudusi. Äritarkvarad valiti turul enimkasutatavate tarkvarade hulgast, milleks olid Live Logistics Software ja MARKUS Xsped Software. Mõlemad äritarkvarad on funktsionaalsed, paljude võimalustega ning võimaldavad muuta töötaja töö tegemise efektiivsemaks ja mugavamaks. Eelmainitud tarkvarad pakuvad võimalust tasuda kuupõhiselt, kuid konkreetne hind kujuneks välja siiski n-ö kliendispetsiifiliselt. Analüüsi tulemustest selgus, et kui võtta kasutusele uus äritarkvara, siis meresaadetise ekspedeerimisel on võimalik aega kokku hoida ühe saadetise ekspedeerimise pealt 27 ning lennusaadetise pealt 20 minutit. Oluline ajavõit tuleneks sellest, kui vähendada e-kirjade koostamist ja saatmist, automatiseerida arvete (liidestades hinnakirjaga), tellimuste ning kuluarvete sisestamist, dokumentide koostamist jms. Nii veodokumente, arveid, kuluarved kui tellimusi saab programme ühendades otse kliendile või partnerile edastada. Ettevõtte võidaks uue äritarkvara kasutuselevõtu puhul enim sellest, et töötaja teeb sama palgataseme juures tööd efektiivsemalt ja tõhusamalt. Töötajal oleks rohkem aega, et tegeleda müügitöö ehk kliendibaasi suurendamisega ning jääks ära olukord, kus töötaja peaks tegema ületunde. Integreeritud süsteemid klientide, partnerite, krediidiinfoga ning liidestatud hinnakirjad jms vähendaks oluliselt ekspedeerija töökoormust. Kogu vajalik informatsioon oleks ühes kohas olemas ja eraldi peaks kliendi või partneriga ühendust võtma ainult siis, kui olemasolev informatsioon oleks puudulik. Ekspedeerija tööülesandeid kaardistades märkas autor, et ettevõttes võiks olla ametlik ametijuhend ekspedeerijatele. Ametijuhend ei ole ettevõtetele küll kohustuslik, kuid selle koostamine paneks paika konkreetse töökoha kohustused, vastutused, õigused, aitaks määratleda tööülesandeid jms. Ametijuhendi koostamine ning tööülesannete selge ja täpne sõnastamine aitab muuta ekspedeerija tööd efektiivsemaks. Efektiivsus tuleneks peamiselt sellest, et töökoormus jaguneks ühtlasemalt, toiminguid tehakse kiiremini, jääks ära dubleerimine ning tööülesannete tegemata jätmine. Uurimustöös lähtuti ametijuhendi koostamisel vaatlustulemustest ja kutsestandardist tulenevatest tööülesannetest. Ametijuhendisse pandi kirja ametijuhendi nimetus, üksus, alluvused, asendamised, aruandekohustus, ameti põhieesmärgid, tööülesanded, õigused, vastustused, vajalikud kogemused, oskused, isikuomadused, tööandja nimi ning töölepingu number. Lõputöös saadud tulemused on olulised neile ettevõtetele, kes hetkel teevad oma igapäevast tööd programmis MS Excel, aastakümneid uuendamata programmides või otsivad võimalusi, kuidas saaks ettevõttes tööd efektiivsemalt teostada. Tihti jäävad olulised muutused tegemata just väikeettevõtetes, kus ettevõtete juhtidel on suur vastutusala ning eraldi keegi sellist laadi arendustega ei tegele. Saadud lõputöö tulemused on rakendatavad paljudes ekspedeerimis ettevõtetes. The main problem of this thesis is the fact that many companies have no overview of how much time is spent on manual procedures and how the company could optimise its operations. The aim of this thesis is to compose proposals for improving the efficiency of the freight forwarder’s position. The aim was achieved by the way of mapping and measuring the duties of the freight forwarder, as it provided an overview of the official duties of a freight forwarder, possibilities of carrying out the duties and the amount of time spend on fulfilling work-related tasks. The duties were mapped throughout two weeks, over the course of which the stages of procedures conducted manually were determined. Such stages included sharing information via e-mail (to customers, partners, carriers), filling out documents (including maritime and air cargo documents), entering data into the company’s system (entering the order, drawing up the invoice, writing off expenses, archiving), entering data into the partners’ and carriers’ systems (orders and documents), etc. E-mails are used for communicating with customers, partners and carriers. Even more so, e-mail are the main method of providing price estimates and quotes, forwarding documents, detailing further information, forwarding invoices etc. The company does not have integrated systems with its customers or partners, hence the time spent on procedures depends on the employee’s speed, accuracy and the importance of the task. The speed of composing and sending e-mails, in turn, is subject to the speed of finding, managing and accessing information. The results of this study gave grounds to proposing to main options of increasing the efficiency of the work of the freight forwarder. The first one is to implement a new business software and the second is to compile a job description for the position. Implementing a new software would increase the freight forwarder’s work efficiency owing to the decrease of manual operations. Automatising would give the employee more time to focus on the main activity of the company instead of spending time on administrative duties. A job description would regulate the organisation of work and would detail the specific tasks for all employees. Job descriptions enable to detail the duties of every position, therefore avoiding duplications regarding work-related procedures. The results of this final thesis are important for companies that currently operate on the basis of MS Excel, out-of-date legacy software or are looking for ways of optimising their operations. It happens often that such significant changes are not carried out in small businesses where the managers bear great responsibilities and such issues in the field of business development are not addressed. These results may be implemented in many freight forwarding companies.