Kaalumissüsteemi ja laoarvestuse digitaliseerimine Kunda Sadam AS-s Waybilleri kaasusel

Euroopa Komisjonis vastu võetud Euroopa elektroonilise kaubaveoteabe määrus muudab Euroopa Liidu riikidele kohustuslikuks andmete digitaalse esitamise. Sellega seoses on asutud välja töötama riikidevahelist ühistele nõuetele ja regulatsioonidele vastavat andmeedastusplatvormi. Ettevõtetele soovitakse pakkuda ühtset, turvalist ja läbipaistvat tarneahela võrgustikku ning tõsta konkurentsivõimet. Lõputöö „Kaalumissüsteemi ja laoarvestuse digitaliseerimine Kunda Sadam AS-s Waybilleri kaasusel“ eesmärk oli hinnata Kunda sadama autokaalude ühendamist Waybilleri laosüsteemiga. Eesmärgini jõudmiseks viis lõputöö autor esmalt läbi digitaalse kaalumise küsitluse koostööpartneritele, millele vastas 57 inimest. Küsimustiku tagasisidest selgus, et Waybilleri pakutav kaalumisrakendus on üsna mugav ja lihtne lahendus veose info ning andmete edastamiseks. Digitaalne süsteem aitab planeerida ja optimeerida vedajate arvu vastavalt kauba mahule ning suurendab tarneahela usaldust ja läbipaistvust. E-veoselehtede kasutamisega vähendatakse käsitsi tehtavaid vigu ja andmete kaotsiminekut. Peamisteks murekohtadeks olid Kunda sadamas kaalumisel pimedal ajal QR-koodi loetamatus ja interneti leviprobleemid ning neist tingitud viivitustele puudub varuplaan. Klientidega läbi viidud intervjuude ja vaatluste käigus said Kunda sadama digitaalsele kaalumisele ja laosüsteemile ülemineku soovid peamiselt positiivse tagasiside. Mõisteti sadama soovi arengutega kaasa minna. Hinnati ettevõtte pingutusi partnerite toetamisel uuendustega harjumisel. Laosüsteemi katsetuste käigus hinnati nii Kunda sadama valmisolekut kui ka Waybilleri sobivust laohalduse digitaalseks pidamiseks. Selleks käidi samm-sammult läbi kogu rakenduse pakutavad võimalused, alustades veoste veoks vajalikest algandmete saamisest ja sisestamisest. Algandmeteks peavad olema õiged lähte- ja sihtpunktid, mille külge on seotud kliendi valitud kaubaartiklid. Samuti oli oluline teada kauba mahtusid ja ladude või hoiuanumate mahutavust. Seejärel loodi teadaolevate algandmetega tellimused, veotellimused ja veoselehed, millega teostati testkaalumisi. Veoselehtede loomise, kaalumise ja lõpetamise käigus leiti nüansse, mis muudavad kasutamise osaliselt ebamugavaks ja aeganõudvaks. Lao loomisel oli võimalik teha kinnitusmärge „Kanna veoselehel olev kogus automaatselt sellesse lattu, kui üks valitud sortimentidest on veoselehel“, millega lähtekoha või sihtkoha külge kinnitatud kaubaartiklid kanti automaatselt määratud lattu. Samuti saavutati lõputöö ühe osana Kunda Sadam AS-le mahetoodangu käitlemisel kasutatava märgise „EE-ÖKO-03“ ametlik sertifikaat, mille alusel Waybilleris koostatud e-veoseleht võib olla lattu kaalumisel ja hoiustamisel alusdokument. Uurimuse ja katsetuste põhjal oli lõputöö autori esimene ettepanek sadamale QR-koodidele valgustuse lisamine. See ei ole suur kulutus ning vähendab kaalumisel segadust ja asjatuid telefonikõnesid klienditeenindusele või ettevõtte töötajale. Teise soovitusena Waybillerile välja pakutud idee, kuidas lühendada autojuhtide veoselehtede koostamise jada. Näiteks tuua veoselehe „vastuvõtmise“ nupu alla nii kauba vastuvõtmine, allkirja lisamine (kui see on profiilis sisestatud) kui ka veoselehe kinnitamine, mis vähendaks käsklusi vähemalt nelja vajutuse võrra. Kunda sadama arenguplaanid on teostatavad, kuid vajavad investeeringuid ja läbimõeldud digitaalse teekaardi loomist. Sellega saab kaardistada ettevõte soovid ja nende täitmiseks vajaminevad kulud. Teekaardi koostamisega saab anda partneritele ülevaate plaanitavatest muutustest, kuna juba jaanuarist 2024 on kaalumiste valikuid täiendatud ning edastada neile üleminekuperioodi võimalusi. Lõputöös toodud uurimuse tulemused ja ettepanekud on eelkõige suunatud Kunda Sadam AS-i ja Waybiller OÜ vahelisele koostöö edendamisele. Koostatud töö annab eelduse ettepanekuid tulevikus põhjalikumalt edasi arendada ja leida teostamiseks sobivaid viise.

The following thesis Digitization of the Weighing System and Stock Accounting in Kunda Sadam AS with Waybiller aims to assess where Kunda Sadam AS has reached with the digitalisation of data and services and what opportunities and digital services Waybiller OÜ offers for further developments. The port of Kunda is one of seven Estonian ports, through which more than 1.5 million tons of goods per year are handled. The main items of export are paperwood, wood chips, wood pellets, peat, compost and agro-goods, on import rubble, clinker, lime, liquid chemistry, rapeseed oil and saw logs. The partners appreciate the port thanks to customer friendliness and high-quality customer service, fast loading service and high-quality storage service. On this basis, the company wishes to provide a secure supply chain for customers and to make the exchange of goods and information digital throughout the European Union in accordance with the Electronic Freight Transport Information Regulation (eFTI) adopted by the European Commission in 2020. In order to complete the aim, the author of the thesis conducted a survey on digital weighing, and talked with the representatives of three partner companies, among whom were carriers, shippers and logistics managers. The survey was answered 57 times out of 307 governments and the responses showed that, if functioning, the system is convenient to use. The main problems highlighted were the potential issues with the Internet connection and poor readability of the QR code when weighing takes place in the dark, as it is located on a dark background. Interviews and surveys provided mainly positive feedback on the digital weighing of the port of Kunda and the transition to the digital warehouse system. The necessity of the port’s developments was understood, and the company’s efforts to support partners in getting used to innovations were appreciated. As a result of Waybiller's experiments, it was understood that the digital system aids with the planning and optimization of the number of carriers according to the quantity of goods and increases the trustworthiness and transparency of the supply chain. The use of electronic delivery notes reduces manual errors and data loss. The transportation of goods within the company's internal territory with a digital application currently requires adaptation to the specific requirements of Kunda Sadam AS. The company's employees as well continue to need training for the usage of the digital systems. The idea proposed to Waybiller as a recommendation is how to shorten the sequence of drawing up the drivers’ bill of lading, i.e. to bring under the reception button of the bill of lading both the receipt of the goods, the addition of a signature (if entered in the profile) and the approval of the bill of lading, which would reduce the commands by at least four presses. The author's first proposal for the port is to add lighting to QR codes, which is a small expense that reduces confusion and unnecessary phone calls to the customer service or employees of the company. The second proposal is to start practicing the digital warehouse and weighing systems customer-by-customer in order to offer all parties a safe transition period. It is also recommended to create a digital roadmap for the company, stating the goals, objectives, planned timeline and funding.