Estover Piimatööstus OÜ finantsosakonna protsesside kaardistus

Abstract

Lõputöö eesmärk oli hinnata Estover Piimatööstuse finantsosakonna protsessi küpsusust ning leida sobivad mõõdikud protsessi edasiseks jälgimiseks. Finantsosakonna protsessi hinnati kui tugiprotsessi. Tugiprotsess on põhiprotsesse ja organisatsiooni toetav protsess. Tugiprotsesse on oluline arendada, et toetada põhiprotsesse ja arendada organisatsiooni tervikuna. Protsesside arendamine aitab kokku hoida kulusid ning suurendada kvaliteeti ja efektiivsust. Lõputöö teoreetilises osas anti ülevaade tugiprotsesside teoreetilistest lähtekohtadest. Selgitati tugiprotsesside jagunemist ja rolli, kaardistamise ja hindamise võimalusi. Samuti disainimist, testimist ja küpsuseastme hindamise võimalusi ning optimeerimist ja automatiseerimist. Empiirilise uuringu metoodika peatükis kirjeldati uurimisinstrumentide valikut. Empiirilise uuringu läbi viimiseks kasutati deduktiivset lähenemisviisi ning arendusuuringu strateegiat. Andmeid koguti kombineeritud meetodil. Uuringuinstrumeniks oli küsitlus mis viidi läbi küsitlus struktuurüksuste juhtide seas ning intervjuu finantsosakonna töötajatele. Kogutud andmeid analüüsiti kvantitatiivsel meetodil. Protsesside hetkeseisu kaardistamiseks kasutati SIPOC mudelit. Samuti hinnati protsesside küpsusaste CMMI ehk Capability Maturity Model Integration mudeli abil. Uuringu tulemustel selgus protsesside hetkeline olukord ning määratleti küpsusaste. Küpsusastme määratlemise tulemustest selgus, et finantsosakonna protsess asub kolmandal tasemel ehk protsessid on mingil kujul määratletud. Uurimise tulemusel selgusid finantsosakonna protsesside nõrgad kohad, koostati järeldused ning jagati protsesside jälgimiseks sobivaid mõõdikuid. Tulemustest lähtuvalt jagas autor ettevõttele ettepanekuid protsesside edasiseks arendamiseks: • suurendada automatiseeritust ja kasutada rohkem digitaalseid lahendusi, et muuta protsessid efektiivsemaks; • arendada välja eelarvestamise protsess, et arvestada finantsriskidega ning oleks kindel toimimismudel; • arendada töötajaid koolitades neid ning tõsta motiveeritust näiteks kujundades motivatsioonisüsteem; • parandada andmekvaliteeti määratledes rohkem protsesse ja koostades kindlaid juhiseid ühtseks toimiseks; • töötada välja mõõdikute süsteem, et tagada protsessi edasine jälgimine osakonna pidevaks arenguks. Lõputöö koostati tuginedes eriala kirjandusele ja allikatele. Autori hinnangul eesmärgi täitmiseks püstitatud ülesanded täideti. The aim of the thesis was to assess the maturity of the process of the financial department of Estover Piimatööstus and to find suitable metrics for further monitoring of the process. The finance department's process was assessed as a support process. A support process is a process that supports core processes and the organisation. Further development of processes helps to save costs and increase quality and efficiency. The theoretical part of the thesis gave an overview of the theoretical starting points of support processes. The division and role of support processes and the possibilities for mapping and evaluation were explained. It also discussed design, testing and maturity assessment, optimisation and automation. The chapter on empirical research methodology described the choice of research instruments. A deductive approach and a developmental research strategy were used to conduct the empirical study. The data were collected using a combined method and were analysed using a quantitative method. The research instrument was a survey conducted among the managers of the structural units and an interview with the finance department staff. The SIPOC model was used to map the current state of the processes and the maturity of the processes was evaluated using the CMMI model. The results of the thesis revealed the current state of the processes and defined the level of maturity. The results of the definition of the maturity level showed that the process of the finance department is at level 3, i.e. the processes are defined in some form. As a result of the study, the weaknesses of the processes in the Finance Department were identified, conclusions were drawn, and appropriate metrics for monitoring the processes were shared. Based on the results, the author provided the company with suggestions for the further development of processes: • increase automation and use more digital solutions to make processes efficient; • develop a budgeting process to take account of financial risks and have a transparent operating model; • develop staff by training them and increasing motivation, for example, by designing a motivation system; • improve data quality by defining more processes and drawing up clear guidelines for a uniform approach; • develop a system of metrics to ensure that the process is monitored to ensure the department's continuous improvement. The thesis was based on professional literature and sources. In the author's assessment, the tasks set to achieve the objective were fulfilled.