Sobiliku ERP tarkvara leidmine Macrosoft OÜ näitel

Käesoleva lõputöö eesmärk oli ettevõttes Macrosoft OÜ erinevate ERP-ide kaardistamine, et leida ettevõttele sobilik, lahendades sealhulgas ostu- ja laoprotsesside kitsaskohad. Probleemiks oli, et ostu- ja laoprotsessis võtavad väikesed tegevused kaua aega, mida oleks olnud võimalik ERP-iga kiirendada või lasta see tarkvaral ära teha. Eesmärgi täitmiseks lõi autor uurimisülesanded. Lõputöö raames kaardistati AS-IS ostu- ja laoprotsessid ning leiti kitsaskohad. Kitsaskohtade lahendamiseks tegi autor endapoolsed ettepanekud ning kaardistas TO-BE ostu- ja laoprotsessid. Samuti analüüsiti ERP-e ja leiti ettevõttele sobivaim ning arvutati välja ajaline ja rahaline võit ühe tellimuse pealt. Autor kogus andmeid mixedmeetodil ja kasutas protsesside modelleerimist. Kvalitatiivseid andmeid kogus autor ERP-ide dokumentidest, kasutusjuhenditest ja klienditoega suhtlusest. Kvantitatiivseid andmeid kogus autor protsesside mõõtmisest ja nende võrdlemisest, samuti ka demo keskkondadest. Protsesside modelleerimisel kasutas autor ARIS modelleerimistarkvara. Ostu- ja laoprotsessi AS-IS kaardistusel tuli välja neli suuremat kitsakohta. Esimeseks kitsaskohaks oli, et ostupäringut ei saadeta tarnijatele läbi süsteemi või süsteem ei genereeri ostupäringut automaatselt PDF-iks ega lase seda saata e-kirjaga. Autori arvates oleks see lahendatav, kui tarkvara genereerib ostuvajadusest ostupäringu ja võimaldab selle tarnijale saata läbi tarkvara või võimaldab teha ostupäringu PDF-iks. Teiseks kitsaskohaks oli, et ostutellimust ei saadeta tarnijale läbi süsteemi või süsteem ei genereeri ostutellimust automaatselt PDF-iks ega lase seda saata e-kirjaga. Autori arvates oleks see lahendatav, kui tarkvara genereerib sobiva ostupäringu olemasolul ostutellimuse, mille saab saata tarnijale läbi tarkvara või võimaldab seda teha PDF-iks või Exceliks ning seejärel saata see e-kirjaga. Kolmandaks kitsaskohas oli, et tarnijalt tulnud arveid hallatakse eraldi Excelis. Autori arvates tuleks tarnijalt tulnud arved sisestada tarkvarasse, et neid saaks koheselt siduda ostutellimusega, siis jääb ära nende taga otsimine Excelist. Neljandaks kitsakohaks oli, et kauba vastuvõtt toimub käsitsi ja on aeganõudev. Autori arvates võiks kasutusele võtta skannerid, mis aitavad sisse tulnud kaupa kiiremini tuvastada ja ka selle vastu võtta. Välja toodud kitsaskohad olid praeguse ja uue ERP-i kasutusele võtmisega lahendatavad. Kuna ostu- ja laoprotsessid olid kõrvalekalleteta ja kõrvalekalletega, kus võisid tekkida takistused, siis arvutati välja mõlema protsessi kohta võidetud aeg. Kõrvalekalleteta ostutellimuse tegemiseks läks 18 minutit, kuid tulevikus läheks 4,5 minutit, seega oleks ajaline võit 13,5 minutit. Kõrvalekalletegaostutellimuse tegemiseks, kus juhtub, et on vaja näiteks uus tarnija leida, läks 31,5 minutit , kuid tulevikus läheks 10 minutit, seega oleks ajaline võit 21,5 minutit. Tellimusele, kus sai kauba takistusteta vastu võtta kulus 12 minutit, kuid tulevikus kuluks 8,5 minutit, seega oleks ajaline võit 3,5 minutit. Tellimusele, kus tuli kaup vastu võtta aga võis tekkida olukord, et on vaja uus arve või uus kaup küsida kulus 16 minutit, tulevikus kuluks aga 12,5 minutit, seega oleks ajaline võit 3,5 minutit. 2023. aastal tehti Exceliga ostutellimusi 380, millest keskmiselt 38 olid kõrvalekalletega ning tellimusi, kui kaup oli vaja vastu võtta tehti 340, millest keskmiselt 34 olid kõrvalekalletega. Tulevikus saaks ostutellimuste tegemise pealt aastas kokkuhoida 1292,76 €, kõrvalekalletega ostutellimustel puhul aga 224,96 €. Kauba vastu võtmisel 299,88 €, kõrvalekalletega tellimustel aga 33,32 € aastas. Autor analüüsis hetkel kasutusel olevale Prodmasterile lisaks kolme erinevat tarkvara. Nendeks olid MRPeasy, Monitor ja Odoo. Nende analüüsimiseks kasutati demo keskkondi, kasutusjuhendeid, enda koostatud funktsionaalsete nõuete tabelit ja kliendituge. Autori arvates oleks ettevõttele kõige sobilikum tarkvara MRPeasy. Selle kuutasu oli võrreldes teistega soodsam, kõik funktsionaalsed nõuded olid täidetud, demo proovimisel kasutajasõbralik keskkond, kitsaskohad olid lahendatud, pilvepõhine ja klienditugi väga abivalmis ning kellaajast olenemata olemas. Kui ettevõte ei soovi uut tarkvara, tuleks Prodmaster seadistada koostöös arendajatega, et lahendada kitsaskohad. Ainus keeruline küsimus on seotud arvetega, mille jaoks alternatiivne lahendus tuleks välja mõelda, sest antud moodul tarkavaras puudub. Soovitatav on kasutusele võtta andmehaldusterminal ja sellele seadistada ettevõtte vajadustele vastav tarkvara. Autori püstitatud lõputöö eesmärk sai täidetud ja uurimisülesanded lahendatud.

The objective of this thesis was to assess various ERPs within Macrosoft OÜ to identify an optimal solution for the company while addressing bottlenecks in purchasing and warehouse processes. The problem was that small activities in the purchasing and warehousing process take a long time, which could have been speeded up with ERP or let the software do it. To accomplish this goal, the author established a set of research tasks. The scope of the thesis involved mapping the current (AS-IS) purchasing and warehouse processes, pinpointing bottlenecks, and proposing solutions. Additionally, the author envisioned and mapped the future (TO-BE) processes. The ERPs underwent a comprehensive analysis to determine the most suitable one, considering both cost and time benefits per purchase order. A mixed-method approach was employed for data collection, combining qualitative insights from ERP documents, user manuals, and customer support interactions with quantitative data from process measurement, comparison, and demo environments. Process modelling was conducted using ARIS software, enhancing the understanding of the existing and proposed workflows. The AS-IS mapping of the purchasing and warehousing process identified four major bottlenecks. The first bottleneck was that the purchase requisition is not sent to the suppliers through the system or the system does not automatically generate the purchase requisition as a PDF. In the author's opinion, this could be solved if the software generates a purchase requisition from the purchase request and allows it to be sent to the supplier through the software or allows the purchase requisition to be made into a PDF and then send it to the supplier. The second bottleneck was that the purchase order is not sent to the supplier through the system or the system does not automatically generate the purchase order to PDF. In the author's opinion, this could be solved if the software, if a suitable purchase order exists, generates a purchase order that can be sent to the supplier through the software or allows it to be made into a PDF or Excel and then send it to the supplier. The third bottleneck was that invoices from the supplier are managed separately in Excel. In the author's opinion, the invoices from the supplier should be entered into the software so that they can be immediately linked to the purchase order, thus avoiding having to search for them in Excel. The fourth bottleneck was that the reception of the goods is manual and time consuming. In the author's opinion, scanners could be introduced to help identify and receive incoming goods more quickly. The bottlenecks identified were solvable by implementing the current and new ERP. Since the purchasing and warehouse processes were without deviations and with deviations where obstacles could occur, the time gained was calculated for both processes. It took 18 minutes to make a purchase order with no deviations, but in the future it would take 4.5 minutes, so the time gain would be 13.5 minutes. For a purchase order with side effects, where it happens that a new supplier needs to be found, for example, 31.5 minutes were needed, but 10 minutes would be needed in the future, so the time gain would be 21.5 minutes. An order where it was possible to receive the goods without any obstacles took 12 minutes, but in the future it would take 8.5 minutes, so the time gain would be 3.5 minutes. An order where the goods had to be accepted but where it might be necessary to issue a new invoice or ask for new goods took 16 minutes, but in the future it would take 12.5 minutes, so the time gain would be 3.5 minutes. In 2023, 380 purchase orders were placed with Excel, of which an average of 38 were deviations, and 340 orders were placed when goods had to be received, of which an average of 34 were deviations. In the future, 1292,76 € could be saved per year on purchase orders and 224,96 € on purchase orders with discrepancies. 299,88€ per year for goods received and 33,32 € per year for orders with discrepancies. In addition to the currently used Prodmaster, the author analysed three different software. These were MRPeasy, Monitor and Odoo. Various criteria such as demo environments, user manuals, a selfcompiled functional requirements table, and customer support were considered. The author concludes that MRPeasy stands out as the most suitable option for the company due to its cost-effectiveness, meeting all functional requirements, user-friendly demo environment, resolution of identified bottlenecks, cloud-based architecture, and exemplary customer support available always. If a company does not want new software, Prodmaster should be set up in cooperation with developers to address bottlenecks. The only difficult issue relates to invoicing, for which an alternative solution should be devised as this module is not available in the software. It is recommended to introduce a scanner and to configure the software according to the needs of the company. Overall, the thesis successfully achieved its aim, addressing research tasks and providing practical recommendations for enhancing efficiency in the purchasing and warehouse processes at Macrosoft OÜ.