Väikeettevõtetele sobiva raamatupidamistarkvara juurutamine

Lõputöö alguses kirjeldatud eesmärk, lähtuvalt pakutavate tarkvarade võimaluste analüüsist ja kliendi vajadustest juurutada raamatupidamistarkvara kahes väikeettevõttes, sai autori hinnangul teostatud. Kõik eesmärgi saavutamiseks püstitatud uurimisülesanded said täidetud. Töö raames selgitatakse täpsemalt ettevõtete elektroonilise raamatupidamisprotsessi olemust ja automatiseerimise võimalusi, sealhulgas, et mis on digitaliseerimine, miks see on ettevõtetele oluline, mis täpsemalt on ERP tarkvara ja mille põhjal soovitatakse seda valida. Järgnevalt tehti valik kahe väikeettevõtte protsesside kaardistamise meetodi osas, milleks valiti BPMN ja kasutati vabavarana saadaval olevat draw.io veebilehel asuvat tarkvara lahendust. Pärast as-is 2020. aasta seisuga protsessi kaardistamist viidi läbi projekti funktsionaalsete nõuete kaardistamine kasutuslugude koostamise näol, millele tuginedes loodi tegevusplaan projekti üldiste põhimõtete kohta. Funktsionaalsetele nõuetele ja äripoole vajadustele tuginedes kirjeldati välja loodavale süsteemile kohalduvad mittefunktsionaalsed nõuded. Lähtudes funktsionaalsete ja mittefunktsionaalsete nõuete kaardistamisest hakati tegelema sobilike tarkvarade otsimisega, välja selgitades, miks just see tarkvara kasutusele võetakse ning mis on selle eelis teiste tarkvarade ees. Tuginedes tarkvara valikutele, koostati protsessijoonised, mis näitavad to-be pärast projekti läbiviimist toimuvaid protsesse ostuarvete, müügiarvete, kuluaruannete ja tasumiste teostamise osas. To-be protsessiskeemidele tuginedes koostati projekti kavand ja WBS, et jaotada projekt konkreetseteks töödeks, luua ajakava ja viia projekt läbiviimiseks algvalmidusse. Käesoleva töö edasiarendamisel on järgmiseks sammuks lõputöö raames projekti täide viimine ning hilisem PIR analüüs projekti jõustumise kohta. Pärast projekti kavandi ja WBS-i koostamist alustati projekti läbiviimise kolme järjestikuse sprindiga. Sprintide ja paralleelsete tööde läbiviimisele järgnes teostatud tööde juurutamise protsess, mille käigus raamatupidaja ja klient testisid ka omaltpoolt läbi, lisaks sprintide käigus tehtud testimistele, tuginedes kasutusjuhendile, projekti käigus tehtud tarkvarade toimimise. Nende poolse testimisega sai järk-järgult parandatud tekkinud vead ning täiendatud ka kasutusjuhendit.

The title of the thesis is Implementation of Accounting Software Suitable for Small Businesses. The object of research in the thesis is 2 small companies of one of the clients of the accounting company CH Konsultatsioonid OÜ. The graduation thesis has 5 tables, 6 figures and 2 appendixes. The thesis consists of 26 references, which includes several articles and books both in English and Estonian. Overall, the thesis consists of 55 pages and is composed of five chapters: Thesis Methodology, Planning the Re-Designing of the Accounting Processes of Two Small Companies Based on the Digitalization Ability of Economic Software, Project Management Process of the Accounting Development Project, Implementation of the Software Implementation Project Based on the Proposed Project Plan and Assessment of the Performance of the Established Development Project. The methodologies used in the thesis are BPMN for creating process diagrams and PMBOK for overall project management. Also, use cases and user stories are used in the thesis for identifying the needs of the business side, and Ringelmann theory and Scrum guidelines for team planning. After that WBS is used for dividing the project into diferent tasks on which the sprints are created. The topicality of the topic lies in the fact that, based on the 2022 Global Software Buyer Trends survey, 90% of respondents over the world, already own business software. However, a study conducted by EAS in Estonia suggests that 33-38% of companies in Estonia do not even plan to start using ERP software within following 5 years, even if the country supports the digital revolution. Due to the fear of customers in front of new software, it is useful to involve a partner who supports the implementation of the process. According to the author, the goal described at the beginning of the thesis: „Based on the analysis of the offered software options and the client's needs to implement accounting software in two small companies“, was achieved. To achieve the goal, the following research tasks were set, all of which were fulfilled: • explain general nature of electronic accounting process of companies and the possibilities of its automation; • choose a suitable methodology and map the accounting process of a small business before starting the project and the goals and requirements of digitizing the process; • choose the most suitable software solutions and explain their advantages over alternative options, based on the functional and non-functional requirements established in the initial task of the project; • prepare a project draft and based on it a hierarchical structure of work describing the execution of the project WBS (Work Breakdown Structure), based on the best practices of project management methodology; • set up and interface the selected accounting software based on the maximum possible automation capability, test the operation of the given solution and hand over the solution to the client. Overall, the biggest results achieved during the project are getting rid of the paper checks and transferring the use of them to Finbite Finance system, starting the use of e-invoices and digital management of purchase and sales invoices according to the organized object and accounts plan and a making a new solution for archiving invoices.