Krediidikorraldus seadmete jae- ja hulgimüügiga tegelevas väikeettevõttes

Töö oli koostatud teemal „Krediidikorraldus seadmete jae- ja hulgimüügiga tegelevas väikeettevõttes“. Uuritav ettevõte pakub enamjaolt oma klientidele krediitmüüki, olenemata sellest, et krediitmüügiga võib kaasneda peale kasu saamise ka kahju tekkimine nõuete ebatõenäolisest laekumisest.

Lõputöö eesmärk oli välja selgitada ettevõtte võlgnevuste ennetamise võimalused ja võlgade sissenõudmise teoreetilised lähtekohad ning koostada lõputöö metoodika. Loodud eesmärgi täitmiseks töötati läbi võlgade ennetamise ja sissenõudmise alane kirjandus, mille eesmärk oli leida ettevõttele olukorra ennetamiseks ja sissenõudmiseks sobivad meetmed ja võimalused. Tänapäeval müüb enamik ettevõtteid oma kaupu ja teenuseid krediitmüügi tingimustel – see on usaldusel põhinev müük, mis aitab konkurentsis püsida ja tugevdada kliendi lojaalsust. Krediidimüük tuleb ettevõttes korraldada selliselt, et tagatud oleks stabiilne raha laekumine ja samas peavad säilima klientidega head suhted. Paraku leiavad ettevõtted ennast üsna sageli olukorrast, kus tasu saadud kauba või teenuses eest ei laeku või laekub oodatust hiljem. Töös on välja toodud võlgnevuste ennetamise ja sissenõudmise võimalused kohtuväliselt ja kohtus. Võlgnevuste ennetamise alla kuulub tasutakontrolli teostamine oma lepingupartneritele, krediitmüügi lepingute sõlmimine ja lepingu tingimused ning tagatiste kasutamine lepingutes. Võlgnevusete sissenõudmine kajastas võlgnevuste sissenõudmist kohtu väliselt ja kohtus. Uuringust ilmnes, et kõige levinum meetod krediidiriski maandamiseks on enne tehingu sõlmimist kliendile taustakontrolli tegemine. Kindlasti peaks ühtlasi ettevõttes olema välja töötatud ka asjakohane krediidipoliitika, mis aitab ettevõttel teha õigeid krediidiotsuseid. Krediidipoliitika dokument peaks sisaldama krediidiandmise üldiseid kriteeriumeid, (müügitingimused, maksetähtajad, allahindluse võimalused), krediidi analüüsi (klientide pidev jälgimine) ja sissenõudmispoliitika korda (sissenõudmise protseduurid maksetähtaega ületanud klientidele). Väiksemate võlgnevuste puhul on ettevõttel kohtuväliselt võimalus sisestada maksmata arve Maksehäireregistrisse, kaaluda maksekäsu kiirmenetlust, suuremate summade puhul kasutada hagi- või pankrotimenetlust. Kui kohtuväline võlgade sissenõudmine ei anna soovitud tulemust siis tuleb algatada sissenõudmise protsess läbi kohtu. Võimalik on pöörduda hagiavaldusega kohtusse, teha maksekäsu kiirmenetluse avaldus või alustada võlgniku suhtes pankrotimenetlust. Uuringu läbiviimiseks kasutati kombineeritud uurimismeetodit ja deduktiivset lähenemisviisi. Kvalitatiivsed andmed koguti juhatuse liikme ja raamatupidajaga läbiviidava poolstruktureeritud intervjuu käigus. Kvantitatiivse uurimuse korral vaadeldi ettevõtte algdokumente (müügiarveid, raamatupidamise sise-eeskirja, kirjavahetusi tellijatega, arvete nimekirju ja võlgnevuste aruandeid). Kokkuvõtvalt võib järeldada, et ettevõttes puudub kirjalik krediidipoliitika dokumentatsioon, mis sisaldab infot, kuidas tuleb toimida krediitmüügi käigus. Selle info põhjal võib järeldada, et krediidiotsuseid tehakse intuitsiooni põhjal. Taustauuringuid uutele klientidele teostatakse ettevõttes puudulikult ning olemasolevaid kliente ei kontrollita üldse. Ettevõte ei sõlmi lepinguid oma koostööpartneritega enne töödega alustamist, selle aluseks võetakse hinnapakkumine. Akte tehtud tööde eest vormistatakse harva. Võlgnevuste sissenõudmisetega tegelevad ettevõttes müügijuht ja juhatuse liige. Ettevõte eelistab nõuete kohtuvälist sissenõudmist ning kliendivõlgnevustega tegeletakse esimesel võimalusel. Teisest päevast alates võetakse ühendust kliendiga telefonitsi ja väljastatakse meeldetuletuskiri ja arve. Ettevõte tunneb huvi võlgnevuste põhjuste tekkimise kohta ja pakub klientidele erinevad võimalusi oma võlgnevuse tasumiseks (maksmine osadena või pikendatakse maksetähtaegu). Maksehäireregister on ettevõttes kasutusel summast alates 500 eurost. Vajadusel pöördutakse kohtusse ja esitatakse avaldus hagimenetluse läbiviimiseks. Hagimenetlust on mõistlik kaaluda alates 2000eurose võlgnevuse korral. Uuringust tulenevalt saab soovitada ettevõttele, et koostataks asjakohane krediidipoliitikajuhend, mis sisaldaks kokkulepituid protseduurireegleid, millistele klientidele lubada müüa krediidiga ning millistele mitte. Oluline on, et juhend sisaldaks kogu krediidihalduse protsessi alates kliendisuhte loomisest kuni võlamenetluseni. Klientide tausta uurimiseks tuleb kasutada erinevaid infoallikaid ning teatud aja tagant kontrollida ka olemasolevate klientide tausta. Oluline on jätkata tasuliste teenuspakkujatega (creditinfo.ee, taust.ee, inforegister.ee) ning lisaks teha põhjalik taustakontroll ettevõtte omanike ja vastaspoole esindajate kohta. Soovitusena võib juurde lisada Äriregistrist saadava teabe ning kasutada erinevaid interneti otsingumootoreid (Google, Facebook). Enne töödega alustamist tuleb sõlmida alati kirjalik leping, sh lisada lepingusse kõrvalkohustused ja sanktsioonid lepingu rikkumisel. Vormistada aktid tehtud tööde kohta selleks, et hiljem tõendada oma tehtud töö ulatust ja mahtu ning hinda. Mahukamate tööde korral viia sisse osadena tasumine, et vältida suures ulatuses võlgnevusi. Vastavalt ettevõtte suurusele peaks võlgnevustega tegelema ettevõttes eraldi inimene. Tulevikus müügimahtude suurenemisel on soovitav ettevõttel antud kohale leida sobiv kandidaat, kes tegeleb nii võlgnevuste monitoorimise ja sissenõudmisega kui ka klientide taustauuringutega. Praegu võib koolitada müügijuhti suhtlema ka keerulisemate klientidega. Riskantsema kliendi ja uute klientide puhul tuleb jätkata ettemaksu küsimist alates 2500 eurost. Jätkata võlgnevuste sissenõudmist esimesel võimalusel ning võlgnevuses olevatele klientidele erinevate makselahenduste pakkumist oma võlgnevuse tasumiseks (maksmine osadena või pikendatakse maksetähtaegu). Maksehäireregistrit saab kasutusse võtta kui võlgnevus on alates 30 eurot ja rohkem ning sellest on möödunud 45 päeva. Hagimenetluse asemel tasub eelistada maksekäsu kiirmenetlust, kuna menetlemise aeg on lühem ja riigilõiv väiksem. Maksekäsu kiirmenetlust võib kaaluda alates 3000eurose võla korral. Lõputöö autor leiab, et uuringu eesmärk sai täidetud.

The topic of this thesis is "Credit management in a small company engaged in the retail and wholesale of equipment". The thesis consist of three chapters. The first chapter provides an overview of credit sales and activities related to debt prevention and collection. The second chapter explains the methodology of the thesis, where the methodological starting points of the thesis are described: what is the purpose, what are tasks in this research, how data has been collected and what are the analysis methods. In the third chapter, the debt prevention and collection measures of the investigated company are mapped. The conclusions and suggestions of the need for the proper organization of the debt prevention and collection process in accordance with the theory are made. The aim of the thesis is to provide an overview of credit management, customer arrears prevention and the implementation of recovery in a small equipment retail and wholesale business and, if necessary, to provide recommendations for credit management and customer arrears prevention. The thesis focuses on the conclusion of credit sales agreements by legal entities. The company under investigation is active in the retail and wholesale of spare parts for general and special purpose machinery and equipment and in the repair and maintenance of machinery and equipment, both in hydraulics and pneumatics. The company does not enter into contracts before starting work and therefore does not hedge the risks of late payments and arrears. The company in question does not have any specific rules on the granting of credit, so there are no preventive measures to minimise the risk of the other party being in debt and no account is taken of the risk of not receiving the money for the goods or services sold (excessive trust in the partners). To achieve the objective, the following tasks will be set: • to review the literature on debt prevention and recovery and, on the basis of theoretical sources, to provide an overview of the methods and means used to prevent and recover debts; • the methods and methods of debt collection and recovery, including the analysis of the methods and procedures used to collect and recover debts; • collect data in the company under study and identify the methods used to prevent and recover debts; • to draw conclusions from the results of the study on the company's debt prevention and recovery practices and, if necessary, to make recommendations to ensure credit and customer debt prevention. The following subsections present the results of the study on the implementation of methods and procedures for the prevention and recovery of customer debts in the company under study. As a result of the study, the following recommendations can be made to the company: • prepare and implement an appropriate credit policy manual that includes agreed rules on which customers are allowed to sell on credit and which customers are not allowed to sell on credit. The manual should cover the entire credit management process, starting from the establishment of the customer relationship through to debt settlement; • use a variety of information sources to investigate the background of customers and, from time to time, check the background of existing partners. Background checks should also be carried out on the owners and representatives of the company; • sign a written contract before starting work. Include in the contract side obligations and sanctions in case of breach of the contract. Draw up reports on the work carried out in order to be able to prove later the scope and extent of the work carried out nd the price; • introduce payment by instalments in the case of major works to avoid large amounts of arrears; • according to the theoretic sources, debts should be dealt with by a separate person within the company. Train the sales manager and the debt control department on debt recovery measures and procedures; • continue to ask for an advance payment of € 2 500 or more from the riskier and new customers; • continue to recover debts at the earliest opportunity and offer customers in arrears different payment solutions to settle their debts (payment in instalments or extended payment terms); • make use of the payment default register for debts of €30 or more; • prefer payment orders instead of court proceedings. The survey was carried out in January and February 2024. The data was collected through a desk review and a semi-structured interview with the manager and the accountant. The study used a deductive approach and a combined research design. Qualitative data were collected through a semi-structured interview with a member of the management team and an accountant. For the quantitative study, original company documents (sales invoices, accounting rules, correspondence with customers, invoice lists and financial statements) were examined.