Raamatupidamise sise-eeskirja koostamine ehitusettevõttele

Abstract

Ettevõtetes reguleerib raamatupidamist ja raamatupidamisaruannete koostamist raamatupidamise sise-eeskiri ning selle dokumendi põhinõuded on kajastatud raamatupidamise seaduses. Lõputöö teema oli raamatupidamise sise-eeskirja koostamine ehitusettevõttele. Lõputöö peamisteks uurimisallikateks on raamatupidamise seadus, Raamatupidamise Toimkonna juhendid, erialane kirjandus ning muud teemakohased allikad. Lõputöö eesmärk oli koostada ettevõttele Acero Ehitus OÜ raamatupidamise sise-eeskiri lähtudes uurimistöö teoreetilistest alustest, sealhulgas õigusaktidest ning võttes arvesse ka ettevõtte tegevusvaldkond, võimalik kasv ning vajadused. Järgiti erinevate autorite soovitusi erialakirjandusest ja seadusandlusest tulenevaid õigusakte. Eesmärgini jõudmiseks täideti sissejuhatuses seatud ülesandeid. Lõputöös kasutati deduktiivset uurimisstrateegiat. Lõputöö läbiviimiseks loeti erialast ja teemakohast kirjandust, võeti arvesse erinevate autorite soovitusi ja tutvuti ettevõtte olemasoleva dokumentatsiooniga. Andmeid koguti kvantitatiivse meetodi abil erialasest kirjandusest ning seadusest tulenevatest õigusaktidest läbi dokumendivaatluse. Lõputöö andmeanalüüsi meetodina kasutati võrdlust. Võrdlusega tehakse kindlaks ettevõttes rakendatavate arvestuspõhimõtete vastavus teoreetilistele alustele. Uuritud ettevõte Acero Ehitus OÜ alustas oma tegevust aastal 2019. Peamine tegevusala on elamute- ja mitteeluhoonete ehitus. Töötajaid ettevõttes pole ning ehitus- remondi- ja viimistlustöid tehakse läbi alltöövõttude. Kogu finantsarvestuse korraldamise eest on vastutanud juhatus. Finantsarvestuse ja –aruandluse korraldamisel järgitakse Eesti Finantsaruandluse Standardit. Finantsarvestust peetakse tekkepõhiselt. Ettevõtte Acero Ehitus OÜ majandusaasta pikkus on 12 kuud. Majandusaasta algab 01. jaanuaril ja lõppeb 31. detsember. Raamatupidamise sise-eeskirja eesmärk on tagada finantsarvestuse järjepidevus, üheselt mõistetavus ja kindlustunne. Raamatupidamise sise-eeskiri kinnitatakse ning allkirjastatakse juhatuse liikme poolt. Uuritud ettevõttes on kasutusel raamatupidamisprogrammi Merit Aktiva standard kontoplaan, mida on kohandatud ettevõtte vajadusi ja laienemist arvestades ning kus saab teha muudatusi ja täiendusi. Ettevõtte algdokumendid on peamiselt elektroonilised ehk ka masintöödeldavad, kuid näiteks sularaharved ja juhatuse otsused on paberkandjatel, mida säilitatakse eraldi kaustades. Algdokumendid on: ostu- ja müügiarved, sularahaarved, aktid, lepingud (müügileping, laenuleping, rendileping), pangaväljavõtted, juhatuse otsused. Dokumente koostab, kontrollib ja allkirjastab ettevõtte juht. Dokumendid kirjendatakse kahekordse kirjendamise põhimõtet järgides. Raamatupidamiskirjend sisaldab uuritavas ettevõttes seaduses ettenähtud andmeid: majandustehingu kuupäev, kirjendi identifitseerimistunnus, debiteeritavad ja krediteeritavad kontod ja vastavad summad ning viide kirjendi aluseks olevale alg- või koonddokumendile. Kõik majandustehingud dokumenteeritakse ja kirjendatakse vahetult pärast tehingu toimumist mõistliku aja jooksul. Kui tekib vajadus raamatupidamiskirjet parandada tehakse esmalt vastupidine kanne ning seejärel uus ja korrektne kanne. Ettevõttes on kasutusel on raamatupidamisprogramm Merit Aktiva, kus sisestatakse peamiselt müügi- ja ostuarveid, saadetakse maksed panka ning teostatakse põhivara ja kuluarvestust. Kõik pangatehingud saadetakse panga raamatupidamisprogrammist, seejärel kontrollitakse üle ning kinnitatakse makse LHV pangas. Vajalikud maksuaruanded esitab ettevõtte juht Maksu- ja Tolliameti keskkonnas. Ehitustööde alustamisel ja lõpetamisel teostatakse tööde üleandmise- vastuvõtmise akt MS Excelis, mis on üldiselt ühe kuu põhine. Pakkumised ehitustööde teostamiseks koostatakse MS Excelis. Majandusaasta aruande koostamisel kasutab osaühing kasumiaruande skeemi nr 1. Peamiselt tekib müügitulu teenuste müügist ning kulud on materjalikulu, amortisatsioonikulu ja rendiga seotud kulutused. Tulud ja kulud kajastab ettevõte tulude ja kulude vastavuse printsiibi alusel. Uuritavas ettevõttes võetakse kõik finantsvarad algselt arvele nende soetusmaksumuses, milleks on finantsvara eest makstava tasu õiglane väärtus ning mis sisaldab ka kõiki finantsvara soetamisega tehtud tehingukulutusi. Arvelduskonto liikumiste ja saldo eest vastutab ettevõtte juhatuse liige. Kord kuus võrreldakse raamatupidamisregistris olevat saldot ehk raha jääki arvelduskonto jäägiga. Uuritavas ettevõttes tekivad nõuded ostjate vastu teenuste müügist. Ostjateks on peamiselt ehitusettevõtted või eraisikud. Müügi puhul on enamasti tegemist krediitmüügiga. Nõuete laekumine toimub üldiselt maksetähtajal või varem. Arvestust peetakse tekkepõhiselt. Nõuded ostjate vastu kajastatakse korrigeeritud soetusmaksumuses. Varud võetakse algselt arvele nende soetusmaksumuses, mis koosneb ostukulutustest ja kulutustest, mida on vaja varude viimiseks nende hetkelisse asukohta ning seisundisse. Varusid kajastatakse bilansis nende soetusmaksumuses või neto realiseerimisväärtuses, sõltuvalt sellest, kumb on madalam. Ettevõtte varudeks on peamiselt ehitusmaterjal. Arvestust peetakse raamatupidamisprogrammis Merit Aktiva. Varud kantakse kuludesse kasutades FIFO või kaalutud keskmise meetodit. Uuritud ettevõttes võetakse materiaalne põhivara algselt arvele tema soetusmaksumuses, mis koosneb ostuhinnast ja otseselt soetamisega seotud kulutustest. Edasiselt kajastatakse põhivara bilansis tema soetusmaksumuses, millest on maha arvatud akumuleeritud kulum ja võimalikud väärtuse langusest tulenevad allahindlused. Soetusmaksumuse alampiir on 200 eurot. Materiaalsed põhivarad amortiseeritakse kasutades lineaarset meetodit. Ettevõtte juhi sõnul ei ole seni inventuure läbi viidud. Pikaajalised kohustised ettevõttes vaatluse läbiviimise hetkel puudusid. Laenukohustise alla kuulub lühiajaline laen omanikult. Võlad tarnijatele alla kuulub peamiselt materjalidega seotud veel tasumata võlgnevused ning sellega seonduv arvestus peetakse iga tarnija kohta eraldi. Maksuvõlad on müügi käibemaks, sisendkäibemaks, põhivara soetamiselt tasutud käibemaks ja tasumisele kuuluv käibemaks. Muude võlgade all kajastub võlgnevus aruandvatele isikutele. Ettevõtte omakapital koosneb kirjetest: osakapital nimiväärtuses, aruandeaasta kasumi/kahjumi kirjest ning eelmiste perioodide jaotamata kasumi või kahjumi kirjest. Acero Ehitus OÜ on väikeettevõte, ehk seadusest tulenevalt on lubatud koostada lühendatud raamatupidamise aastaaruanne. Ettevõtte majandusaasta aruanne koosneb tegevusaruandest, bilansist, kasumiaruandest ning lisadest. Majandusaasta aruande kinnitab ja allkirjastab ettevõtte juht. Etevõttes esitatakse veel ka käibemaksuaruanne Maksu- ja Tolliametile iga kuu 20. kuupäevaks ning selle esitab ettevõtte juht. Ettevõttes ei ole hetkel kasutusel sisekontrollimeetmeid, sest töötajad puuduvad ja kogu ettevõttes toimuv töökorraldus on juhataja teha. Seega puuduvad olulised riskid, mis ettevõtet ohustada võiksid. Autor tegi ettevõtte Acero Ehitus OÜ raamatupidamise sise-eeskirja koostamiseks järgnevad ettepanekud ja soovitused: • Raamatupidamise sise-eeskirja üldsätetes võiks anda lühiülevaate ettevõttest, seadusandlusest ja reeglistikust, millele tuginedes on ettevõttes raamatupidamise süsteem kehtestatud ning tuleks sõnastada raamatupidamise sise-eeskirja eesmärk ja põhimõtted. • Tuua välja bilansikontode liigitus ning nendel peetav arvestus aktivakontodel varaga toimunud tehingute kohta ning passivakontodel kohustiste ja omakapitali kohta. Esitada tulu- ja kulukontode liigitus ettevõttes kasutatava kasumiaruande skeem 1 järgi. Peaks välja tooma kasutusel oleva kontoplaani koos kontode sisu kirjelduste ning laiendustega. • Kajastada toimunud tehinguga seotud asjaolud ning informatsioon selle kohta, mis ning millal toimus ja kes tehingu sõlmisid. Välja tuua ka dokumentide koostamine, liikumine, esitamise aeg ja esitamise eest vastutavad isikud ning säilitamise kord. • Kirjeldada kuidas on ettevõttes majandustehingud dokumenteeritud ja kirjendatud ning millal neid pärast majandustehingu toimumist kajastatakse. Tuleks kajastada, millistest andmetest koosnevad raamatupidamiskirjendid ning kasutusel olevate alg- ja koonddokumentide loetelu. • Kajastada, milliseid arvutitarkvarasid kasutatakse ning mis on nende otstarve ja eesmärk. Tuleks lahti seletada, millistes raamatupidamisregistrites arvestust peetakse ning samuti märkida milliseid toiminguid tehakse. • Määrata kasumiaruande kirjete täpse koostise ning kirjeldada, milliseid kulusid ja tulusid millistel kirjetel kajastatakse. Välja tuua, millist kasumiaruande skeemi ettevõte kasutab. • Soovitatavalt raamatupidamise sise-eeskirjas kajastada, kus hoitakse rahalisi vahendeid, kes nende eest vastutab ning jälgib liikumisi arvelduskontodel. Tuleks kehtestada ka reeglid kassa arvestuse kohta kui ettevõttel peaks selleks tulevikus vajadus tekkima. • Kirjeldada, millist arvestust millistel kontodel nõuete kohta peetakse. Kajastada nõuete ebatõenäoliseks ja lootusetuks kandmise, arvete väljastamise, laekumiste jälgimise ja informatsiooni liikumise kord. • Määrata millises maksumuses võetakse varud arvele ja kuidas toimub edaspidine kajastamine bilansis. Märkida varude kulusse kandmise meetod ning kus peetakse arvestust. • Kajastada põhivara soetusmaksumuse alampiir. Tuleks määrata amortisatsiooniarvestuse meetodid ja vahemikud, millest lähtuda põhivara amortiseerimisel. • Määrata inventeerimise kord, eesmärk, jagunemine läbiviimise meetod ning vastutavad isikud. • Ära näidata kohustiste jagunemine ning kuidas nende üle kontodel arvestust peetakse. • Määrata, et ettevõte on väikeettevõtja. Loetleda aruanded, mida koostatakse, märkida nende esitamise tähtajad ning ka liigitus perioodilisteks ja ühekordseteks aruanneteks. • Kirjeldada, kuidas tagatakse kindla sisekontrollisüsteemi puudumise korral ettevõtte vara kaitse. Autori arvates on lõputöö alguses püstitatud eesmärk täidetud.

In enterprises, accounting and the preparation of financial statements are regulated by the internal rules of accounting, and the main requirements of this document are reflected in the Accounting Act. The topic of the thesis was the preparation of an internal accounting rule for a construction company. The main sources of research for the thesis are the Accounting Act, the Guidelines of the Accounting Standards Board, professional literature, and other relevant sources. The aim of the thesis was to prepare an internal accounting rules for Acero Ehitus OÜ based on the theoretical bases of the research, including legislation, and also taking into account the field of activity, possible growth and needs of the company. The recommendations of various authors were followed by legislation arising from professional literature and legislation. To reach the goal, the tasks set out in the introduction were fulfilled. The thesis used a deductive research strategy. To carry out the thesis, professional and relevant literature was read, the recommendations of various authors were considered, and the existing documentation of the company was examined. The data were collected using a quantitative method from professional literature and legislation arising from law through document observation. A comparison was used as a method of data analysis of the thesis. The comparison determines the compliance of accounting policies applied in the enterprise with theoretical bases. The researched company Acero Ehitus OÜ started its activities in 2019. The main field of activity is the construction of residential and non-residential buildings. There are no employees in the company, and construction, repair and finishing works are carried out through subcontracting. All financial accounting has been the responsibility of the management board. The Estonian Financial Reporting Standard is observed in the organization of financial acervation and reporting. Financial accounting is kept on an accrual basis. The financial year of Acero Ehitus OÜ is 12 months. The financial year begins on 1 January and ends on 31 December. The purpose of the internal accounting rules is to ensure the continuity, unambiguity, and security of financial accounting. The internal accounting rules are approved and signed by a member of the management board. The researched company uses the standard chart of accounts of the accounting program Merit Aktiva, which has been adapted to the needs and expansion of the company, and changes and additions can be made. The company's source documents are mainly electronic, i.e. machine-processed, but for example, cash servers and management decisions are on paper, which are stored in separate folders. The source documents are: purchase and sales invoices, cash invoices, acts, contracts (sales contract, loan agreement, lease agreement), bank statements, decisions of the management board. Documents are prepared, verified and signed by the head of the company. Documents are recorded in accordance with the principle of double recording. The accounting entry contains the data prescribed by law in the company under investigation: the date of the economic transaction, the identification of the record, the accounts to be debited and credited and the corresponding amounts, and the reference to the source or consolidated document on which the entry is based. All economic transactions are documented and recorded immediately after the transaction takes place within a reasonable period of time. If there is a need to correct the accounting record, the opposite entry is made first, and then a new and correct entry. The company uses the accounting program Merit Aktiva, where sales and purchase invoices are mainly entered, payments are sent to the bank and fixed assets and cost accounting are carried out. All banking transactions are sent from the bank's accounting program, after which the payment is checked and confirmed at LHV Bank. The necessary tax reports are submitted by the head of the company in the environment of the Tax and Customs Board. When starting and finishing construction works, the work transfer-receipt act is performed in MS Excel, which is generally based on one month. Bids for construction work are prepared in MS Excel. When preparing the annual report, the private limited company uses income statement scheme No. 1. The main reason is the sales revenue from the sale of services, and the expenses are material consumption, depreciation, and rent-related expenses. Income and expenses are recognized by the enterprise based on the principle of compliance with income and expenses. In the enterprise under investigation, all financial assets are initially accounted for at their cost, which is the fair value of the remuneration paid for the financial asset and which also includes all transaction costs incurred in the acquisition of financial assets. A member of the management board of the company is responsible for the movements and balance of the current account. Once a month, the balance in the accounting register, i.e. the balance of money, is compared with the balance of the current account. In the company under investigation, claims against buyers arise from the sale of services. The buyers are mainly construction companies or private individuals. In the case of a wart, it is mostly a credit sale. The receipt of receivables is generally carried out at the due date or earlier. Records are kept on an accrual basis. Receivables against buyers are recognised at adjusted cost. Inventories are initially accounted for at their cost, which consists of purchase costs and expenses necessary to bring inventory to their current location and condition. Inventories are recognized in the balance sheet at their cost or net realizable value, whichever is lower. The stock of the company is mainly building material. Records are kept in the accounting program Merit Aktiva. Inventories are included in costs using FIFO or the weighted average method. In the enterprise studied, tangible assets are initially accounted for at its cost, which consists of the purchase price and expenses directly related to the acquisition. Further, fixed assets are recognized in the balance sheet at its cost, minus accumulated depreciation and possible impairment write-downs. The minimum cost is 200 euros. Property, plant, and equipment is depreciated using a linear method. According to the head of the company, no inventory has been carried out so far. There were no long-term liabilities in the company at the time of the inspection. The loan liability includes a short-term loan from the owner. Debts to suppliers are mainly subject to outstanding debts related to materials and are accounted for separately for each supplier. Tax arrears are sales VAT, input VAT, VAT paid on the acquisition of fixed assets and VAT due. Under other debts, the debt is reflected in the reporting persons. The equity of an enterprise consists of items: share capital in nominal value, a record of profit/loss for the accounting year, and an item of retained earnings or losses in previous periods. Acero Ehitus OÜ is a small company, i.e. pursuant to law it is allowed to prepare a condensed annual report. The annual report of the enterprise consists of an activity report, balance sheet, income statement and notes. The annual report is approved and signed by the head of the company. A VAT report is also submitted to the Tax and Customs Board by the 20th day of each month and submitted by the head of the company. The company does not currently have internal control measures in place, because there are no employees and the entire organisation of work in the company is up to the manager. There are therefore no significant risks that could pose a risk to the company. The author made the following proposals and recommendations for drawing up the internal accounting rules of Acero Ehitus OÜ: • The general provisions of the internal accounting rules could give a brief overview of the company, legislation, and rules on the basis of which the accounting system has been established in the company and the purpose and principles of the internal accounting rules should be formulated. • Indicate the classification of balance sheet accounts and the accounting kept on them of transactions with assets in asset accounts and liabilities and equity in liability accounts. Provide the classification of income and expense accounts according to income statement scheme 1 used in the enterprise. You should highlight the chart of accounts in use, along with descriptions and extensions of the content of the accounts. • Reflect the circumstances related to the transaction that took place and information about what and when occurred and who entered the transaction. Also indicate the preparation, movement, time of submission and persons responsible for submission of documents and the procedure for preservation. • Describe how economic transactions in an enterprise are documented and recorded and when they are recognized after an economic transaction has taken place. It should be reflected which data are made up of accounting records and the list of source and consolidated documents in use. • Reflect which computer software is used and what their purpose and purpose are. It should be explained which accounting registers are kept in and indicate which operations are carried out. • Specify the exact composition of income statement items and describe which expenses and income are recognized on which items. Indicate which income statement scheme the company uses. • It is recommended to reflect in the internal accounting rules where funds are stored, who is responsible for them and monitors movements in current accounts. Rules on cash accounting should also be established should the company need to do so in the future. • Describe what records are kept on which accounts for claims. To confuse the procedure for carrying claims improbable and hopeless, issuing invoices, monitoring receipts and the movement of information. • Determine at what cost the inventories will be accounted for and how future recognition will take place in the balance sheet. Indicate the method of transferring inventory to the cost and where records are kept. • Reflect the minimum cost of fixed assets. Depreciation methods and ranges should be defined, based on which depreciation of fixed assets is considered. • Determine the procedure, purpose, method of carrying out the division and the persons responsible. • Do not indicate the division of liabilities and how they are accounted for in the accounts. • Determine that the company is a small business. List the reports that are being prepared, indicate the deadlines for their submission, as well as the classification as periodic and one-off reports. • Describe how the protection of the company's assets is ensured in the absence of a specific internal control system. In the opinion of the author, the goal set at the beginning of the thesis has been fulfilled.