MTÜ Võru Noortekeskuse raamatupidamise sise-eeskirja vastavus nõuetele

Lõputöö teema on „MTÜ Võru Noortekeskuse raamatupidamise sise-eeskirja vastavus nõuetele“. Lõputöö uurimise metoodikas on kirjeldatud lõputöös kasutatud uurimise meetodid. Teoreetiline osa keskendub raamatupidamise sise-eeskirja nõuetele ning mittetulundusühingutele kehtivatele erinevustele. Praktiline osa toob välja kas mittetulundusühingus kehtiv raamatupidamise sise-eeskiri vastab seadusandluses välja toodud nõuetele. Lõputöö teema aktuaalsus seisnes selles, et raamatupidamise sise-eeskiri peab olema korrektne dokument, mis vastab kehtivale seadusandlusele. Lõputöö probleem on selles, et raamatupidamise sise-eeskiri on asutustel küll olemas, kuid tihti on see dokument aegunud või siis ei ole sellist dokumenti üldse. Lõputöö eesmärk oli saada ülevaade mittetulundusühingus kasutuses olevast raamatupidamise sise-eeskirjast ning võrrelda kas see vastab Eesti finantsaruandluse standardile. Lõputöö oli vaja koostada selleks, et tehtud ettepanekute põhjal saab MTÜ koostada uuendatud ja lihtsasti loetava raamatupidamise sise-eeskirja. Raamatupidamise sise-eeskirja koostamise teoreetilised alused on kirjeldatud raamatupidamise seaduses, Raamatupidamise Toimkonna juhendites ning avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendis. Need annavad meile üldised suunised, mida peaks sisaldama raamatupidamise sise-eeskiri. Mittetulundusühingud peavad üldjoontes sarnast raamatupidamise arvestust äriühingutega, kuid neil on väikesed eripärad, millega peab raamatupidamise korraldamisel lihtsalt arvestama. Mittetulundusühingu juhatuse kohustus on vaadata, et raamatupidamise sise-eeskiri oleks kooskõlas ühingu tegeliku olukorraga ja vastaks seadustele. MTÜ Võru Noortekeskus juhindub oma raamatupidamise sise-eeskirjas päris palju avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendist, kuna mittetulundusühing on riigiraamatupidamis-kohustuslane. MTÜ Võru Noortekeskus on riigiraamatupidamiskohustuslane, tema sise-eeskiri on kinnitatud käskkirjaga 28.05.2008 ning vahepeal seda muudetud ei ole, seega vajab sise-eeskiri kindlasti uuendamist, kuna seadusandlus on muutunud. Empiirilise uuringu käigus selgus, et uuritav sise-eeskiri on liialt liigendatud ja seetõttu on sise-eeskirja lugemine raskendatud. Sisukord on esitatud ülevaatlikumalt, kuid sise-eeskirja lugedes on peatükid jaotatud veel alapeatükkideks ja punktideks, mis mõnikord sisaldavad vaid ühte lauset. Sellest tulenevalt tehti ettepanek vaadata üle sise-eeskirja liigendus ja muuta töö ülesehituselt arusaadavamaks. Kui vaadata, millest peab koosnema raamatupidamise sise-eeskiri, siis saab välja tuua, et raamatupidamise seadus ei näe otseselt ette üldsätete olemasolu raamatupidamise sise-eeskirjas, kuid mittetulundusühingust ülevaade saamiseks, võiks see osa sise-eeskirjas ikkagi kirjas olla. Seadus toob välja sise-eeskirja koostamise raamid, kuid selle dokumendi sisu peab iga raamatupidamiskohustuslane ise määratlema, s.t tundma ettevõtte põhilist tegevust ja teadma millist arvestusstandardit kasutatakse. Järelikult võiks üldsätete osa anda ülevaate mittetulundusühingust, kus on ära märgitud kasutatav finantsaruandluse standard, majandusaasta ning sise-eeskirja vastuvõtmise aeg ja kuidas tehakse sise-eeskirjas muudatusi. Empiirilisest uuringust selgus, et uuritavas sise-eeskirjas on kirjeldatud kasutatavat arvestusstandardit, kuid see sisaldab seaduse nimetusi, mis enam kasutusel ei ole. Siit tulenevalt tehti ettepanek kaasajastada muutunud seaduste nimetused. MTÜ Võru Noortekeskus püüdleb paberivaba raamatupidamise poole ning kuna sise-eeskirjas see märge puudub, siis tehti ettepanek lisada viide paberivabale raamatupidamisele. Samuti tehti ettepanek lisada selle alapeatüki alla raamatupidamise sise-eeskirja koostamise ning muutmise kord ja kuupäev. Kontoplaanile lisaks peab olema sise-eeskirjas kirjeldatud ka kontode sisu. Samuti tuleks kirjeldada ära vaid need kontod, mida kasutatakse ning kontode loetelu lisatakse sise-eeskirja juurde lisana. Empiirilises uuringus tuli välja, et kontoplaan on mittetulundusühingu sise-eeskirjas olemas, kuid see sisaldab väga palju kontosid, mida ei kasutata ning lisaks on puudu ka kontode sisu kirjeldused. Sellest tulenevalt tehti ettepanek esitada kontoplaanis koos kontode sisu kirjeldusega vaid need kontod, mis on MTÜ-s kasutuses. Majandustehing on oma sisult tehing või muu toiming, millele järgneb raamatu-pidamiskohustuslase vara, kohustuse või omakapitali muutus. Raamatupidamise sise-eeskirja tuleb kirja panna need tehingud, mis mittetulundusühingul tekivad ning tähtis on ära näidata inimesed, kes saavad kinnitada majandustehingute toimumist. Empiirilises uuringus selgus, et uuritavas sise-eeskirjas vajavad peatükid 4. kuni 6. korrastamist. Sellest tulenevalt tehti ettepanek kolme peatüki asemel kajastada need teemad kahe eraldi peatüki all, majandustehingute dokumenteerimine ja kirjendamine ning algdokumentide käive ja säilitamine, ning jagada vastavalt neid teemasid puudutavad punktid kahe peatüki vahel ära. Raamatupidamise sise-eeskirja tuleb märkida algdokumentidele esitavad nõuded. Algdokument on tõend, mis tõendab majandustehingu toimumist. Välja tuleb tuua kas algdokumendid on masintöödeldavas vormingus või mitte. Samuti tuleb märkida milliseid andmeid algdokument sisaldama peab ja kes neid dokumente koostavad. Kuigi raamatupidamisdokumentide säilitamise tähtajad on raamatupidamise seaduses välja toodud, siis tuleb sise-eeskirjas ikkagi välja tuua millises vormingus ja kus dokumente säilitatakse. Empiiriline uuring tõi välja, et algdokumendile kehtestatud miinimumnõuded on praegu kehtivas sise-eeskirjas välja toodud ja vastavad nõuetele. Kuid tehakse ettepanek täiendada ja ka uuendada dokumendi käive ning dokumentide ja raamatupidamisregistrite säilitamise tabelid. Raamatupidamisregister on andmekogum, milles kajastatakse erinevat infot, näiteks kontodel toimunud tehinguid. Raamatupidamisregistrite pidamine ja arvutitarkvara kasutamine on vaadeldavas sise-eeskirjas kirjeldatud erinevate punktide all ja seega eraldi kajastamist see punkt ei vaja, kuid tehakse ettepanek raamatupidamise sise-eeskirja märkida lühikirjeldus raamatupidamises kasutatavast arvutitarkvarast. Empiiriline uuring näitas, et mittetulundusühingus ei ole antud peatükki kajastatud ning seega tehakse ettepanek antud punkti all teha lühitutvustus Noortekeskuses kasutusel olevatest programmidest. Tulude ja kulude arvestamisel näidatakse tulude jagunemist ning kulude osas kirjeldatakse kulusid, mis mittetulundusühingul tekivad. Mittetulundusühingu tulud laekuvad enamasti annetuste ja toetuste näol ning suuremateks kuludeks on tööjõukulud, majandamiskulud ja maksu, lõivu- ja trahvikulud. Raamatupidamise sise-eeskirjas tuleb ära näidata need tulud ja kulud mis tekivad ja soovitatav on kirjetele juurde lisada ka vastav kirjeldus, et oleks hiljem lihtsam tulusid ja kulusid kontode vahel jagada. Empiirilises uuringus selgus, et kehtivas sise-eeskirjas on mittetulundusühingul tekkivad kulud ja saadavad tulud kajastatud, kuid kõiki punkte ei ole lahti kirjutatud. Seega tehakse ettepanek täiendada tulude osas erinevaid punkte, näiteks kuidas käib sihtfinantseerimise kajastamine, lihtsustatud toetuse tuluna kajastamine jne. Kulude osas tehakse ettepanek kirjeldada ära kuidas toimub töötasude arvestamine, töötasude väljamakse, puhkusereservi arvestus jmt. Raamatupidamise sise-eeskirjas tuleb näidata, milliseid arvestuspõhimõtteid raamatupidamis-kohustuslane kasutab ja kuidas toimub informatsiooni edastamine. Kuid meeles tuleb pidada, et kuigi mittetulundusühingud jälgivad samu arvestuspõhimõtteid nagu äriühingud, siis uuritaval mittetulundusühingul tulevad erisused riigiraamatupidamiskohustuslasest. Empiirilises uuringus tuli välja, et väheväärtusliku vara osas tuleb korrigeerida soetusmaksumuse ülempiiri kehtiva vääringu järgi, milleks praegu on kuni 10 000 eurot. Samuti selgus, et sihtfinantseerimise arvestuse osas tuleb teha täiendusi, näiteks kirjutada lahti, millistes projektides osaletakse, kes otsustab projektis osalemise ning kes on projektide eest vastutav isik, kuidas toimub projektidokumentide liikumine ning kes vastutab sihtfinantseerimise arvelt tehtud majandustehingute õige kajastamise ning aruandluse eest. Varasid ja kohustisi tuleb kindlasti inventeerida. Inventeerimise aega ei ole ette nähtud raamatupidamise seaduses, kuid avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendis on reguleeritud, millal tuleb riigiraamatupidamiskohustuslasel inventuur läbi viia. Inventuurid võivad olla nii korralised kui ka erakorraliseld, kuid viimast tuleb põhjendada, miks see erakorraliselt läbi viiakse. Samuti on oluline raamatupidamise sise-eeskirjas ära näidata, kes tegelevad invetuuride läbiviimisega, kes on vastutavad isikud ja millisel viisil tuleb toimida, kui avastatakse inventuuri käigus, et andmed erinevad. Empiirilises uuringus selgus, et üldiselt vastab Noortekeskuse sise-eeskirja varade ja kohustuste inventeerimise punkt seadusandlusele. Kuid mõned punktid tuleb sise-eeskirjast välja võtta, ümber sõnastada või täpsustada, kuna need ei vasta Noortekeskuse tegelikule olukorrale. Mittetulundusühingu aruannete koostamise juures on väikseid erisusi. Mittetulundusühingute raamatupidamise aastaaruanne koosneb bilansist, tulemiaruandest, rahavoogude aruandest, netovara muutuste aruandest ning lisadest. Raamatupidamise sise-eeskirja osas on oluline näidata ära aruanded, mida koosatakse ja millistel tähtaegadel neid aruandeid esitatakse. Empiirilises uuringus selgus, et aruandluse osa on suuremas osas nõuetekohane. Tehti ettepanek kehtivast sise-eeskirjast välja võtta majandusaasta aruannete koostist kordav punkt ning viia seadusandlusega kooskõlla Noortekeskuse tegevust reguleerivad õigusaktid. Samuti tehti ettepanek võtta välja sise-eeskirjast lisad, kuna need ei vasta enam kehtivale korrale Võru Noortekeskuses. Sisekontrolli olulisus seisneb selles, et kaitsta ettevõtte vara. Sisekontrolli peavad läbi viima inimesed, kes on selleks pädevad ja kes ei ole ise samal ajal need keda kontrollima hakatakse. Sisekontroll ei pea olema vaid plaanipärane tegevus, kontrolle võib teha ka erakorraliselt. Empiirilises uuringus selgus, et MTÜ Võru Noortekeskuse sise-eeskirjas on see osa puudu. Toetudes erialasele kirjandusele, tehakse ettepanek lisada mittetulundusühingu sise-eeskirja sisekontrolli meetmete rakendamisega seotud asjaolude peatükk. Lõputöö eesmärk oli saada ülevaade mittetulundusühingus hetkel kasutuses olevast raamatupidamise sise-eeskirjast ning võrrelda selle vastavust Eesti finantsaruandluse standardile. Autori arvates sai lõputöö eesmärk täidetud. Lõputöös tehtud ettepanekud on kasulikud ja näitavad ära, millistes sise-eeskirja osades on vaja teha muudatusi, täiendusi ja parandusi selleks, et muuta raamatupidamise sise-eeskiri õiguspäraseks. Peale lõputöö valmimist koostatakse Võru Noortekeskusele täiendatud ja seadusandlusele vastav raamatupidamise sise-eeskiri.

The thesis title is “An assessment of the Internal Rules of Procedure for Accounting at NGO Võru Youth Centre”. The aim is to determinethe accounting requirements for internal rules of procedure and whether the internal rules used by the NGO are compliant. The thesis consists of two chapters: the first deals with methodology and describes the research methods used and the second deals with the requirements for creating internal rules of procedure for accounting, describes the points outlined in the NGO’s own internal rules and draws conclusions from them as well as puts forward proposals for new internal rules. The primary sources used are the Accounting Act, Accounting Standards Board manuals, manuals for accounting and reporting in the public sector and literature related to the field. The importance of the thesis lies in the fact that the internal rules of procedure for accounting must be outlined via correct documentation in accordance with current laws. The central problem of the thesis was that, while organisations have internal rules of procedure for accounting, the related documents are often either out of date or do not exist. The purpose of the thesis was to gain an overview of the internal rules of procedure used for accounting at the NGO and to find whether they are in accordance with standards for financial reporting in Estonia. This work ensured that the basis for entries in accounting are uniform methods of estimation and that points of information are comparable to ensure that the NGO would be able to create an updated set of internal controls for accounting. The following research tasks were set to fulfil the objective of this thesis: • compile the methodology of the thesis; • highlight the requirements for the internal rules of procedure for accounting per the relevant laws and literature; • determine the specifics of the financial accounting and reporting of an NGO; • analyse the found information and the compliancy of the internal rules with Estonian financial reporting standards; • put forward proposals to make the document conform to the law and ensure that accounting entries made by the NGO are based on uniform methods of reporting and that the data points themselves are comparable. From empirical research it was determined that the language used in the NGO’s internal rules was complicated and contained references to laws which no longer exist. A proposal was put forward to review the language used and to update the names of changed laws. The date and procedure for changing the accounting internal controls would need to be added under the general information. The chart of accounts contains redundant accounts and is missing descriptions. A proposal was made to only present accounts in use together with account descriptions. Sections 4 – 6 of the internal rules of procedure need correction and a proposal was made to present the following topics under two sections: documentation and registration of economic transaction, and the turnover and preservation of original documentation. A proposal was made regarding original documentation to expand and update the tables for document turnover and preservation. Various points would also need to be expanded in regard to returns, such as how targeted funding is reported. Under low-value assets, the acquisition costs ceiling would need to be corrected in regard to currency, as the internal rules contain sums listed in Estonian kroons. The appendix would need to be removed from the internal rules, as it is no longer in accordance with current regulations in use at the NGO.