Kinnisvara korrashoiu eripärad panganduses Luminor Bank AS näitel

Käesolev lõputöö käsitleb, milliste eripäraste protsessidega pangandussektori kinnisvara korrashoiu korraldamisel arvestada ja millised seaduslikud alused nendeks tegevusteks kohustavad. Samuti käsitleb töö pangandussektori haldustöötaja kompetentside vastavust kinnisvara haldusjuht, tase 6 kutsestandardile. Selle eesmärgi täitmiseks on koostatud laiapõhjaline analüüs seaduslike aluste ja pangahaldustöötaja pädevuste kohta ning võrdlus tavapäraste büroohoonete korrashoiu tegevustega. Eeltoodust selgub, et pangandussektori korrashoiu protsesse mõjutavad erinevad nõudmised, mille täitmise kohustus lisab täiendavad piirangud sõlmitavatele lepingutele ja koostööpartneritele. Enamus eripärastest korrashoiu tegevustest pangas on mõjutatud neljast regulatsioonist. Nendeks on krediidiasutuste seadus, rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seadus, järelevalve asutuste suunised ning hädaolukorra seadus ja panka kui elutähtsateenuse osutajat reguleeriv määrus. Lisaks nendele seadustele on veel mitmeid väiksemaid reguleerivaid seadusi, mis vähetähtsamal moel korrashoiu tegevusi mõjutavad. Krediidiasutuste seadus kohustab pankasid kaitsma pangasaladust. Pangasaladuse kaitsmiseks on oluline rakendada lisakontrolle koostöö algatamisel ja läbiviimisel, ligipääsude andmisel hoonele ja tundlikule informatsioonile. Rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise eesmärkidel on pangas kolm kaitseliini. Kaitseliinide funktsioonide segunemise tõkestamiseks on koostatud hoolikalt läbimõeldud kontoriplaanid ja ligipääsurežiimid. Panga kohustus olla vastavuses seadusega seab lisanõuded lepingulistele koostööpartneritele ja eeldab nende laitmatut tausta. Pangandussektoris teostavad järelevalvet mitmed asutused, sealhulgas Finantsinspektsioon, Eesti Pank, Euroopa Keskpank ja Euroopa Pangandusjärelevalve. Asutused on koostanud mitmeid suuniseid, millele vastavust pankadelt eeldatakse. Suunised mõjutavad panga turvalisusnõudeid suunates rakendama minimaalsete privileegide printsiipi nii informatsiooni levikus kui ka füüsiliste ligipääsude jagamisel. Turvanõuete säilitamiseks ja parendamiseks on pank kohustatud pidevalt tellima turvaauditeid ning leitud puudusi kõrvaldama. Hooldustööde läbiviimisel on eelnevalt vajalik koostada riskianalüüs ning läbiviimise järgselt tegevused akteerida ja aktid säilitada. Hädaolukorra seadus ning makseteenuste ja sularaharingluse kirjeldus ja toimepidevuse nõuded kehtestavad pangandussektorile kohustuse saada iseseisvalt hakkama hädaolukordades, kuna pangad osutavad elutähtsat teenust. Selleks, et tagada talitluspidevus ja elutähtsa teenuse järjepidev toimimine peavad paigas olema tegevusplaanid, vastutavad isikud ja varusüsteemid. Varusüsteemide nõuetekohase toimimise eest hädaolukorras vastutavad panga haldustöötajad. Panga haldustöötaja töö ja kompetentsid vastavad suures osas kinnisvara haldusjuht, tase 6 kutsestandardile. Mittevastavused tulenevad peamiselt sellest, et igapäevategevuses toimetatakse üüripinnal ning puuduolev kompetents on seotud hoone omaniku kohustustega. Panga haldustöötajalt eeldatakse igapäevatöös mitmeid lisaoskusi, mis tavapärases praktikas kinnisvarahalduril puuduvad. Vajalikud lisakompetentsid on juriidilised teadmised, kõrgel tasemel inglise keele ja turvanõuete rakendamise oskus.

The aim of this thesis was to address the distinctive processed involved in organizing facilities management in the banking sector and the statutory grounds that compel these activitites. The thesis also examines the alignment of competencies of banking sectors facilities manager with the technical facilities manager, level 6 occupational qualification standard. To achieve this objective, a comprehensive analysis of statutory ground and banks facilities managers competencies was conducted, along with a comparison with maintenance activities in conventional office buildings. It is evident, that various requirements influence the maintenance processes in the banking sector and compliance obligations impose additional constraints on contracts and service providers. The majority of the distinctive facilities management in a bank are influenced by four regulations: Credit Institutions Act, Money Laundering and Terrorist Financing Prevention Act, guidelines of supervisory authorities and Emergency Act along with the regulation guverning banks as providers of vital services. In addition to these laws, there are several smaller regulatory acts that have a lesser impact on maintenance activities. The Credit Institutions Act mandates banks to safeguard Banking secrecy, emphasazing the importance of implementing additional controls when initiating and conducting contracts for service providers, granting access to building and sensitiive information. For the purposes of preventing money laundering and terrorism financing, the bank has established three lines of defense. To prevent the blending of the functions of these defence lines, meticulously planned office layouts and access Control regimes are devised. The bank’s obligation to comply with the law imposes additional requirements on the contractual service providers and presupposes an impeccable background. Several regulatory bodies, including Finantsinspektsioon, Eesti Pank, European Central Bank and European Banking Authority, oversee the Banking sector. These entities have formulated numerous guidelines that banks are expected to adhere to. These guidelines impact the security requirements, directing the implementation of the principle of least privilege in accesses to information and physical access. To maintain and enhance security requirements, banks are obligated to continuosly commission security audits and rectify identified deficiencies. In the execution of maintenance work, a prior risk analysis is imperative, and post-execution activities must be documented and the documents preserved. The Emergency Act and Descriptions and Requirements for Continuous Operation of Payment Services and Cash Circulation along with the requirements for business continuity, impose an obligation on the Banking sector to be self-reliant in emergency situations, given that banks provide vital services. To ensure business continuity and sustained functioning of vital sercives, action plans, responsible individuals, and backup systems must be in place. The proper functioning of backup systems during emergencies is the responsibility of banking facilities managers. The work and competencies of bank’s facilities manager largely conform to the the technical facilities manager, level 6 occupational qualification standard. Non-conformities primarily arise from the fact that daily activities are carried out in rental spaces, and the missing competencies are related to the obligations of the building owner. Banking facilities manager is expected to possess additional skills in their daily work, which convetional facilities managers may lack. These required additional competencies include legal knowledge, proficiency in high-level English, and the ability to implement security requirements.