Hooldusosakonna tööprotsesside optimeerimine Toyota Material Handling Baltic Sia näitel

Lõputöö eesmärgiks oli kaardistada hooldusosakonna infovahetuse, koostöö ja töökohtade organiseerimise puudujääke ning pakkuda omapoolsed lahendused ja parendusettepanekud olemasolevate töökorraldusprotseduuride tõhustamise ja kvaliteedi tõstmise osas. Hooldusosakonna infovahetuse ja kliendisuhtluse tõhustamiseks tegi autor ettepaneku kaasata hoolduse koordinaator ja statsionaarne hooldustehnik kliendi infovahetuse süsteemi Smartsheet kasutamisse. Nii klient, kui ka hooldusosakonna juhataja kiitsid ettepaneku heaks ning tulemusena hakkasid kliendi esindajad, koordinaator ja hooldustehnik vahetama infot ühises veebikeskkonnas, mis tõstis tellimuste laekumise ja nende käsitlemise aega. Antud asjaolu mõjutas positiivselt töökorraldusprotseduuri ja kliendirahulolu. Autor tegi ettepaneku töökorraldusraportite standardiseerimiseks. Selleks oli vaja kõigepealt kaardistada töötajad, kes ei täitnud töökorraldusraporteid digitaalselt ning korraldada nende jaoks tööprogrammi alane koolitus. Koolituse käigus jõuti ka ühele töökorraldusraportite täitmise standardile. Tulemusena tõusis hooldustehnikute ja koordinaatori koostöö efektiivsus, vähenes töökorraldusraportite kinnitamiseks kulutatav aeg ning samuti suurenes kliendi rahulolu. Statsionaarse hooldustehniku töökoha organiseerimiseks rakendas autor 5S filosoofiat ning vaatamata sellele, et 5S süsteemi juurutamine ei ole praeguse hetke seisuga lõpetatud, on juba olemas selle süsteemi rakendamise positiivseid tulemusi. Saadud tulemuste mõõtmiseks rakendas autor hooldustehniku küsitluse ning mõõtis standardsete protseduuride (korraline hooldus) teostamiseks kulunud aega enne ja pärast 5S süsteemi juurutamise algust. Hooldustehnik nentis, et peale 5S süsteemi juurutamise algust muutus töökeskkond märkimisväärselt ning seoses mainitud uuendustega muutus igapäevaste töökorraldusprotseduuride teostamine ohutumaks ja mugavamaks. Seoses sellega, et 5S süsteemi metoodika lühendas ka korralise hoolduse teostamise aega, leiab autor, et 5S süsteem tõestas oma efektiivsust selle juurutamise algstaadiumil. KOKKUVÕTE 38 Autor arvab, et lõputöös püsitatud eesmärgid on saavutatud. Eesmärkide saavutamiseks rakendas autor Toyota väljatöötatud filosoofiat (Kaizen’i, 5S, Genchi Genbutsu) ning läbi selle võttis ette tegevusi, mis parendasid osakonna ja kliendi vahelise kommunikatsiooni ning muutsid statsionaarse hooldustehniku tööd ja osakonna koostööd efektiivsemaks. Autor jätkab 5S süsteemi juurutamise jätkamisega ning plaanib kaasata 5S metoodikasse ka väljasõidu hooldustehnikuid, organiseerides nende teenindusbussides ohutuid ja 5S süsteemile vastavaid töökohti. Ühtlasi jätkab autor kontrolli ühele standardile viidud töökorraldusraportite täitmise üle ning otsib võimalusi kliendiinfo vahetusekanalite tõhustamise osas.

The point of this graduation thesis was to map the shortcomings of the maintenance department in communication, cooperation and managing job vacancies, as well as offer some suggestions and solutions on how to improve the current labour administration procedures and increase the quality of work. To improve communication and customer service the author suggested involving the maintenance coordinator and the stationary maintenance technician in the customer information exchange system called Smartsheet. Both the customer and the manager of service department approved the proposal and as a result the representatives of the customer, the coordinator and the maintenance technician started exchanging information in a joint web environment, that decreased the time required to place orders and the time it took to fulfill them, which had a positive impact on labour administration and customer satisfaction. The author made a proposal to standardise labour administration reports. To do this it was first necessary to determine which employees did not fill the reports and have them to undergo training. During the training a standard for filling out the reports was developed, which resulted in increasing the efficiency of the maintenance technician's and the coordinator's cooperation and customer satisfaction, in addition to decreasing the time taken to approve labour administration reports. When optimising the position of the stationary maintenance technician the author applied the 5S philosophy and even though the integration of the 5S system is as of currently still in progress, it has already had a positive impact. To measure the result the author surveyed the maintenance technician and measured the time spent on standard procedures (regular maintenance) before and after the beginning of the integration of the 5S system. The maintenance technician stated that after the implementation of the 5S system the work environment changed remarkably, with standard procedures becoming safer and more convenient. Considering that the 5S system also reduced the time spent on regular maintenance, in addition to the aforementioned benefits, the author concludes that the 5S system has proven its effectiveness in the beginning stages of implementation. SUMMARY 40 The author believes that the aims of the graduation thesis were achieved. To reach these aims, the author utilized the philosophy developed by Toyota (Kaizen’i, 5S, Genchi Genbutsu) and in accordance with that philosophy undertook changes that improved the communication between the department and the customer and improved the cooperation between the stationary technician and the department. The author will continue implementing the 5S system and intends to also include the on-call maintenance technicians, to organise their work in service busses in a safe way, corresponding to the 5S system. In addition to that the author will continue to monitor the standardised labour administration reports and look for opportunities to improve exchange of customer information.