„1 Hour Predict“ tarkvaralahenduse mõju ettevõtte infovoo sünkroniseerimisele jaotus-vedudega DPD Eesti AS näitel

Kullerfirma DPD Eesti AS täitis tarkvaralahenduse 1 Hour Predict kasutusele võtmisega ees-märgi, olles klientidele lähemal ühe tunniste tarneakende väljastamise abil. Paraku ei suutnud 46% kulleritest kümne kuulisel perioodil pidada kinni klientidele saadetud tarneakendest. Täitmaks tarkvaralahenduse eesmärki ühe tunnistest toimetusaegadest kinni pidamisel, analüü-sis autor ettevõtte võtmeisikute seas rühmaintervjuul, Emori uuringu ning kullerite tagasiside küsitluses välja toodud parendusettepanekuid kitsaskohtade likvideerimiseks. Peamiseks probleemiks on, et ühe tunnine tarneaken saadetakse klientidele saadetiste kätte toimetamise hommikul. Kliendid ei jõua antud infole reageerida, süsteem saadab eraklientidest kauba saajatele sõnumid välja, kui kuller on kõik pakid käsiterminali skaneerinud ning veoringi kinnitanud. Kellaja või aadressi muudatuste tegemiseks tuleb klientidel helistada klienditee-nindusse, oodates liinil (2015. aastal keskmisel 28 sekundit) ning selgitades klienditeenindajale oma soovi, mis aeglustab info liikumist kullerini. Lisaks helistavad kullerid endiselt klientidele, kinnitades saadetiste kätte toimetamise kellaaja sobivust, kuigi tarkvaralahenduse kasutusele võtmine pidi suutma antud vajaduse likvideerida. Eelmainitud probleemi suudab lahendada kliendiportaali Minupakk.ee kasutusele võtmine, võimaldades klientidel koheselt soovitud muudatused ära teha, vältides klienditeeninduse liinil ootamist ning kiirendades informatsioo-ni liikumist kulleriteni. Lisaks tuleks koheselt parandada vastav süsteem, mis võimaldab kohe-selt peale kliendi tellimuse sisestamist valida näiteks sobivaima 4 tunnise tarneakna, millal kuller tuleb järgmisel päeval kaupa toimetama. Vastav liides on loodud, kuid selle parandami-ne tuleb lõpuni viia, sest hetkel saavad alla 1% eraklientidest kauba saajad päev enne toimetust vastava sõnumi. Kui kliendid saaksid eelnevalt päeval teada kulleri saabumisest, valides sobi-vaima ajavahemiku, millal kuller võiks tulla, muudaks see ettevõtte infovoo liikumise kiire-maks, mis omakorda aitab kulleritel tarneaknas püsimisel. Autor analüüsis kullerite seas läbi viidud küsitlust, kus peamiste kitsaskohtadena tarneaknas püsimisel toodi välja ebaefektiivset koolitussüsteemi ning motiveerimisvahendite puudumist. Antud probleemid lahendaks koolitussüsteemi muutmine, kus kullerite koolitamisega tegeleks üks kindel isik ning motiveerimisvahendite loomiseks tuleks nõustada alltöövõtjaid, tuues välja ühe alltöövõtja eduloo, kus pärast esimest boonusüsteemi rakendamise kuud tõusis kullerite tarneaknas püsimise kvaliteet ligi 6%. Süsteemis puuduvate aadresside ning ebaloogilistele veoringidele peaks lahenduse tooma kaardirakenduse Address Management kasutusele võtmine. Antud rakenduse abil küsib käsi-terminal sihtaadressile jõudmisel kinnitust, kas kuller on jõudnud soovitud aadressile ning õige asukoha kinnitamisel jätab süsteem vastavad koordinaadid meelde. Varasemalt kinnitatud koordinaate võtab süsteem arvesse, koostades loogilisema jaotusringi. Lisaks aitab antud kit-saskohti likvideerida tihedam kaardi uuendus kord kvartali asemel korra kuus. Kullerite küsitlusest välja toodud kitsaskohale, milleks on päeva jooksul sisse tulevad korjed, tooks leevendust korjete hilisem peale võtmine, toimetades esmalt pakid klientidele ning tege-ledes seejärel uute korjetega. Teiseks võimalikuks lahenduseks on eraldi veoringide loomine korjete jaoks, kes tegeleksid ainult päeva jooksul sisse tulevate korjetega. Ettevõte tegeleb aktiivselt klientidele antud lubaduste täitmisega ning peagi loodetakse püsti-tatud eesmärk täita. Püsimaks konkurentsis, tuleks ettevõttel DPD Eesti AS arvestada autori poolt pakutud lahendustega.

Information is the binding link in the chain of transport and smooth flow of it is considered to be one of the most important element for successful outcome. Because of its importance, the movement of information has to be effective and involve all the parties. In March of 2015 courier company DPD Estonia Ltd started to use a new software solution called “1 Hour Predict.” Main goal for courier´s hand-held terminal software solution is to be closer to the customer by giving private customers one hour delivery window, to optimize au-tomatically courier routes and simplify handling and processing of the information. Company goal at first months from March to September was to reach 87% of the promises for the cli-ents, later raising the goal up to 95% but 46% of the couriers fall behind 15% of the goal. In order to fulfill the purpose of the software solution for one hour editorial detention times, author analyzes the group interview which was conducted among company's key persons, a survey by Emor and prepositions of feedbacks to improve problems that were brought out. The clock or address changes must be carried out for customers to call customer service, wait-ing on the line (2015 average of 20 seconds), at the same time own request explaining slows down the flow of information between customers and couriers. In addition, couriers are still calling to the consignees, although the software solution had to be able to eradicate the need for confirming appropriateness of time deliveries compatibility. The above mentioned problem can be solved the customer portal Minupakk.ee, allowing customers to immediately take ad-vantage of the changes they want to do, avoiding waiting on the customer service line by speeding up the information movement between customers and couriers. Furthermore, compa-ny should immediately correct the system that sends the customer four hour delivery window for the next day after making order. By the analysis of a survey conducted among the messengers, where the key problems of stay-ing in the delivery window are the ineffective system of training and the lack of motivation. This problem would be solved by changing the training system, where the one person is han-dling all the couriers training and creating motivating elements the subcontractors must be consulted by bringing out one success story where after the first month of using bonus system the quality of staying in the delivery window raise 6%. The solution for missing addresses and illogical routes should bring the card appliance as Ad-dress Management. The hand terminal asks from the courier confirmation if he has reached on the right destination address, after saving it in the system. In the future the system will use added addresses to make logical delivery routes. Additional solution would be update the map once a month instead of every three months. In the survey couriers also point out a problem that this software does not take into account pick-ups that are registrated the same day when making the routes. Author`s solution to this problem is to give couriers extra time for pick-ups by increasing pick-ups time window in onli-ne service. Another possible solution is to create separate routes for incoming pick-ups. Orde-ring pick up at the same day of the date of order, the system displays to the customer bigger time interval, for example 10:00-18:00. The company is dealing with the promises that they given to the customers and the goal is about to be achieved. PLC DPD Eesti should consider solutions offered by the author to be competitive.