Materiaalsete põhivarade arvestus transpordiettevõtte näitel

Ettevõtte juhtkond peab seoses põhivaraga tegema pikaajalise mõjuga otsuseid. Nendeks on soetusmaksumuse alampiiri kehtestamine, eeldatava kasutusea määratlemine ning amortisatsioonimeetodi valimine ning remondi, hoolduste ja parenduste kajastamine. Need otsused mõjutavad bilansi finantsseisundit kui ka kasumiaruandes finantstulemust, seetõttu peaksid otsused olema tehtud kaalutletult ja asjakohaselt. Lõputöö eesmärk oli välja selgitada uuritava ettevõtte materiaalsete põhivarade arvestuse vastavus Eesti finantsaruandluse standardile. Eesmärgi saavutamiseks täideti sissejuhatuses püstitatud ülesanded. Lõputöös oli üldiseks lähenemisviisiks deduktiivne lähenemine ehk üldiselt üksikule. Andmeid koguti dokumendivaatluse ja intervjuu põhjal. Andmete analüüsiks kasutati võrdlust, kus saadud infot võrreldi raamatupidamise seaduse ja Raamatupidamise Toimkonna juhenditest tulenevate nõuetega. Materiaalsete põhivarade arvestusel järgiti eelkõige Raamatupidamise Toimkonna juhendi 5 „Materiaalsed ja immateriaalsed põhivarad“ nõudeid. Materiaalsetel põhivaradel on füüsilise substantsi ja nad on kindla kasuliku elueaga. Materiaalset põhivara kasutatakse toodete valmistamiseks ja teenuste osutamiseks ning seda ei müüda tavaliselt edasi. Sellesse gruppi kuuluvad näiteks maa ja hooned või osa sellest ning nendega seotud õigused, näiteks kasutusvaldus või hoonestusõigus, ning mida ettevõte kavatseb enda majandustegevuses kasutada. KT Vara OÜ põhivarade nimekirjast on näha, et materiaalseteks põhivaradeks on valdavalt transpordivahendid, mis on kõik seotud ettevõtlusega, need ületavad kehtestatud soetusmaksumuse alampiiri ja kõikide põhivarade kasulik eluiga on üle ühte aasta. Arvestades et ettevõttes on peamiselt arvel autod ja muud transpordivahendid, siis on praegu kehtestatud soetusmaksumuse alampiir, milleks oli 500 eurot, liialt madal ja seda tuleks tõsta. Materiaalsed põhivarad võetakse algselt arvele tema soetusmaksumuses. Soetusmaksumusse lisatakse kõik kulud, mis on vajalikud, et viia vara tema õigesse tööseisundisse ja asukohta. Olulisuse printsiibist lähtuvalt tuleb ettevõttel oma raamatupidamise sise-eeskirjas määrata põhivara soetusmaksumuse alampiir, millest madalama väärtusega varad kantakse kuluks ja kõrgema väärtusega kajastatakse põhivarana. Soetusmaksumuse alampiiri võib ka põhjendatuse korral muuta. Materiaalsete põhivarade edasine kajastamine toimub soetusmaksumuses, millest on maha arvatud akumuleeritud kulum ja väärtuse langusest tulevad allahindlused. Amortiseerimisel on vajalik teada materiaalse põhivara soetusmaksumust, kasulikku eluiga ja lõppväärtust. Kasuliku eluea valikul tuleks arvesse võtta vara tehnilist seisundit, võimsust ja koormust mis sellel varal olema hakkab. Aastaaruandes tuleb materiaalse põhivara kohta esitada tema amortisatsioonimäärad ja amortisatsioonimeetodid. Amortisatsiooni arvutamiseks on mitu meetodit nendeks on: lineaarne meetod, alaneva jäägi meetod, kahekordselt alaneva jäägi meetod, tootmisühiku meetod ja kasutusaastate järjenumbrite meetod. Meetod tuleks valida vastavalt sellele, milline neist iseloomustaks kõige paremini vara kasutamist. Ettevõte kasutab materiaalse põhivara amortiseerimiseks lineaarset meetodit. Juhile sai ka välja pakutud mõte kasutada tegevusmahupõhist meetodit, kuid ettevõtte juhi jaoks on amortisatsiooni arvestus kergem lineaarse meetodi puhul, sest siis on kergem muuta amortisatsioonimäära, kui selleks vajadus tuleb. Ettevõtte materiaalsete põhivarade amortisatsiooniarvestus on üldjuhul kooskõlas RTJ-ga 5, kuid rakendatav kord tuleb kehtestada ka raamatupidamise sise-eeskirjaga. Kuna ettevõtte juhtkond oli aastatel 2020-2021 kasutanud põhivarade arvestuses ebamõistlikult kõrgeid amortisatsioonimäärasid, siis alates 2022.aastast hakati kasutama uusi, tunduvalt madalamaid amortisatsioonimäärasid ehk aeg-ajalt on oluline ka juhatuse poolne materiaalsete põhivarade kasulike eluigade hindamine. Materiaalsetele põhivaradele lisatakse hilisemate parendustega seotud kulud juurde vaid siis, kui nad vastavad bilansis kajastamise kriteeriumitele. Jooksva hoolduse ja remondiga kaasnevad kulutused kajastatakse perioodikuludes. Ettevõtte materiaalsete põhivarade parendused, remont ja hooldus vastavad RTJ 5 punktile 31, mille kohaselt parendused lisatakse materiaalsete põhivarade soetusmaksumusele ning remont ja hooldus kantakse perioodikuludesse. Koostatava sise-eeskirjaga võiks kehtestada ka parenduste, remontide ja hoolduste kajastamise korra. Lähtuvalt RTJ 5-st eemaldatakse bilansist materiaalsed põhivarad nende müümise hetkel või kui nende edasine kasutamine ei too majanduslikku kasu. Materiaalset põhivara saab bilansist eemaldada kolmel viisil: kas müügiga, mahakandmisega või uue vastu vahetamisega. Ettevõtte materiaalsete põhivarade eemaldamine bilansist vastab seadusandlusest tulenevatele nõuetele. Seda tehakse vastavalt müügile või maha kandmisele. Soovitus on ka raamatupidamise sise-eeskirjas tuua näiteid materiaalsete põhivarade mahakandmise ja müügi kannete kohta Raamatupidamiskohustuslasel on kohustus majandusaasta lõppedes koostada majandusaasta aruanne, mille üheks osaks on raamatupidamise aastaaruanne. Väikeettevõtja raamatupidamise aastaaruanne koosneb bilansist, kasumiaruandest ja lisadest. Bilansis kajastatakse materiaalseid põhivarasid aktiva poolel põhivara kirjel „Materiaalsed põhivarad“. Kasumiaruande skeemis 1 kajastatakse materiaalsete põhivarade amortisatsioonikulu kirjel, „Põhivarade kulum ja väärtuse langus“ ning müügi tulemust kirjetel „Muud äritulud“ ja „Muud ärikulud“. Kasumiaruande skeemis 2 on seotud kirjeteks: „Müüdud toodangu (kaupade, teenuste) kulu“, „Turustuskulud“ ning „Muud äritulud“ ja „Muud ärikulud“. Raamatupidamise aastaaruande lisades avalikustatakse materiaalsete põhivarade amortisatsioonimeetodid ja -määrad ning jääkmaksumuste muutuste analüüs. Ettevõtte majandusaasta aruandes on välja toodud vajalikud aruanded, kus bilansis on materiaalne põhivara kajastatud kirjel ,,Materiaalsed põhivarad“. Kasumiaruandes on skeemis 1 välja toodud kirje ,,Põhivara kulum ja väärtuse langus“ ning lisades leiab ka materiaalsete põhivarade arvestuspõhimõtteid. RTJ 15 p. 33 nõuab, et raamatupidamise aastaaruande lisades on avalikustatud kasutatav amortisatsioonimeetod ning amortisatsioonimäärad. Ettevõttel on esitatud küll lisas amortisatsioonimeetod, kuid esitamata on amortisatsioonimäärad ning kasulikud eluead. Lisaks on esitamata on väikeettevõtjatele kohustuslik lisa materiaalsete põhivarade muutuste analüüsi kohta. RTJ, p. 33 kohaselt tuleb kõikide materiaalsete põhivara gruppide kohta avalikustada aastaaruandes nende jääkmaksumuste muutuste analüüs ning sealhulgas: soetusmaksumus, akumuleeritud kulum ja jääkmaksumus perioodi alguses, ostud ja parendused perioodi jooksul ning eraldi tuuakse välja kapitaliseeritud laenukasutuse kulutused (juhul kui majandusüksus on valinud vastava arvestuspõhimõtte), amortisatsioonikulu, põhivara müügid, soetusmaksumus, akumuleeritud kulum ja jääkmaksumus perioodi lõpul. Üldiselt vastab ettevõtte materiaalsete põhivarade arvestus Eesti finantsaruandluse standardile, kuid esines ka mõningaid puudujääke. Lisaks puudus antud töö kirjutamise hetkel uuritaval ettevõttel raamatupidamise sise-eeskiri, kuigi see on väikeettevõtjale kohustuslik. Raamatupidamise sise eeskiri on ettevõttes koostamisel. Lõputöö eesmärk on täidetud.

The management of the company has to make decisions with long-term impact regarding fixed assets. These include setting the lower limit of the acquisition cost, defining the expected useful life and choosing the depreciation method and accounting for repairs, maintenance and improvements. These decisions affect the financial position of the balance sheet as well as the financial result in the profit and loss account, therefore decisions should be made judiciously and appropriately. The aim of the thesis was to find out the conformity of the accounting of tangible fixed assets of the investigated company to the Estonian financial reporting standard. To achieve the goal, the tasks set in the introduction were completed. In the thesis, the general approach was a deductive approach, i.e. generally to the individual. Data was collected through document observation and interview. A comparison was used for data analysis, where the obtained information was compared with the requirements arising from the accounting act and the Accounting Standard Board´s guidelines. In accounting for tangible fixed assets, the provisions of Accounting Standard Board´s guidelines note 5 Property, Plant and Equipment and Intangible Assets (in short term - ASBG), was followed. The work consists of three chapters. The first part explains the theoretical requirements for accounting for tangible fixed assets. The first part is divided into four sub-chapters: initial accounting of tangible fixed assets, further recognition of tangible fixed assets (which are divided into depreciation methods), improvement, repair and maintenance of tangible fixed assets and removal of tangible fixed assets from the balance sheet and recognition in financial statements. The second chapter deals with the methodology of the empirical study. It consists of the thesis problem, objective, empirical research tasks and methodology description. In the third, an analysis of the accounting of tangible fixed assets of the company KT Vara OÜ and its reflection in the financial statements is carried out, where it is investigated whether the accounting of tangible fixed assets of the company meets the requirements arising from the Estonian financial reporting standard. Tangible fixed assets have physical substances and have a definite useful life. Tangible are used to provide products and services and are not usually resold. This group includes, for example, land and buildings or part of the rights related to them, such as usufruct or building rights, and which are intended to be prepared in one's economic activity. From the list of fixed assets of KT Vara OÜ, it can be seen that the tangible fixed assets are mostly means of transport, which are all related to business, they exceed the lower limit of the established acquisition cost, and the useful life of all fixed assets is more than one year. Considering that the company mainly accounts for cars and other means of transport, the lower limit of the acquisition cost, which was currently 500 euros, is too low and should be increased. Tangible fixed assets are initially taken into account at their acquisition cost. The acquisition cost includes all costs necessary to bring the asset to its proper working condition and location. Based on the principle of materiality, the company must set the lower limit of the acquisition cost of fixed assets in its internal accounting rules, below which assets with a lower value are expensed and assets with a higher value are recorded as fixed assets. The lower limit of the acquisition cost can also be changed if justified. Tangible fixed assets are further recognized at acquisition cost, less accumulated depreciation and impairment losses. During depreciation, it is necessary to know the acquisition cost, useful life and final value of tangible fixed assets. When choosing the useful life, the technical condition of the asset, the capacity and the load that this asset will have should be taken into account. In the annual report, the depreciation rates and depreciation methods for tangible fixed assets must be presented. There are several methods for calculating depreciation, which are: the straight-line method, the declining balance method, the double-declining balance method, the unit of production method, and the consecutive years method. The method should be chosen according to which one would best characterize the use of the asset. The company uses the straight-line method for depreciation of tangible fixed assets. The idea of using the unit of production method method was also presented to the manager, but for the company’s manager, the calculation of depreciation is easier with the linear method, because then it is easier to change the depreciation rate if the need arises. The depreciation calculation of the tangible fixed assets of the company is generally in accordance with ASBG 5, but the applicable procedure must also be established by the internal accounting rules. Since the management of the company had used unreasonably high depreciation rates in the calculation of fixed assets in 2020-2021, new, considerably lower depreciation rates were used from 2022, meaning that the management's evaluation of the useful lives of tangible fixed assets is also important from time to time. Costs related to subsequent improvements are added to tangible fixed assets only if they meet the criteria for recognition in the balance sheet. Expenses related to ongoing maintenance and repairs are reflected in period expenses. Improvements, repairs and maintenance of the company's tangible fixed assets comply with clause 31 of ASBG 5, according to which improvements are added to the acquisition cost of tangible fixed assets and repairs and maintenance are entered in period costs. The procedure for reporting improvements, repairs and maintenance could also be established with the internal rules which needs to be written. Based on ASBG 5, tangible fixed assets are removed from the balance sheet at the moment of their sale or if their further use does not bring economic benefit. Tangible fixed assets can be removed from the balance sheet in three ways: either by sale, write-off or exchange for a new one. The removal of the tangible fixed assets of the company from the balance sheet meets the requirements arising from the legislation. This is done according to the sale or write-off. It is also recommended that the internal accounting rules provide examples of write-offs and sales of tangible fixed assets. At the end of the financial year, the person liable for accounting is obliged to prepare an annual report, one part of which is the annual accounting report. The annual accounting report of a small business consists of a balance sheet, a profit and loss statement and appendices. In the balance sheet, tangible fixed assets are recorded on the asset side under the fixed asset item "Tangible fixed assets". In chart 1 of the profit and loss account, the depreciation cost of tangible fixed assets is reflected in the item "Depreciation and decrease in value of fixed assets" and the result of sales in the items "Other business income" and "Other business expenses". In chart 2 of the income statement, the related items are: "Cost of production (goods, services) sold", "Distribution expenses" and "Other business income" and "Other business expenses". Appendices to the annual accounting report disclose the depreciation methods and rates of tangible fixed assets and the analysis of changes in residual values. The company's annual report contains the necessary reports, where tangible fixed assets are recorded in the balance sheet under the item "Tangible fixed assets". In the income statement, the item "Depreciation and decrease in value of fixed assets" is shown in chart 1, and the accounting principles for tangible fixed assets can also be found in the appendices. ASBG 15 p. 33 requires that the depreciation method used and the depreciation rates are disclosed in the appendices to the annual accounts. The company has provided the depreciation method in the appendix, but the depreciation rates and useful lives have not been provided. In addition, a mandatory appendix on the analysis of changes in tangible fixed assets for small businesses has not been submitted. ASBG p. 33, for all groups of tangible fixed assets, an analysis of changes in their residual value must be disclosed in the annual report, including: acquisition cost, accumulated depreciation and residual value at the beginning of the period, purchases and improvements during the period, and capitalized borrowing costs (if the economic entity has chosen the corresponding accounting principle), depreciation expense, fixed asset sales, acquisition cost, accumulated depreciation and residual value at the end of the period. In general, the accounting of the company's tangible fixed assets complies with the Estonian financial reporting standard, but there were also some shortcomings. In addition, at the time of writing this work, the investigated company did not have an internal accounting rule, although it is mandatory for a small business. Internal accounting rules are being prepared in the company. The aim of the thesis has been fulfilled.