Soome veosuuna protsesside täiustamine ettevõttes Greencarrier Freight Services Estonia OÜ

Abstract

Käesoleva lõputöö eesmärgiks oli leida ettevõtte Greencarrier Freight Services Estonia OÜ Soome veosuuna osakonna protsesside täiustamise lahendusi. Eesmärk tulenes ettevõtte sihist kasvatada Soome veosuuna käivet 2020. aastal 20% võrra. Uusi töötajaid palkamata tähendab veomahu tõus personali jaoks prognoositavat töökoormuse kasvu. Autor kasutas lõputöös kvalitatiivse juhtumiuuringu meetodit ja püstitas orientiiriks endale kontrollülesanded, mis aitasid jõuda lõpptulemuseni. Lõputöö esimeses etapis tugines autor kirjandusallikatele ja andis lugejale edasi teoreetilise baasi. Teine peatükk keskendus lõputöö uurimismetoodika ja uurimusobjekti tutvustamisele ning ettevõtte protsesside kaardistamisele ja kirjeldamisele. Kolmandas peatükis analüüsis autor protsesside kitsaskohti ja esitas parendusettepanekud. Autori hinnangul toimivad Greencarrieri Soome osakonna protsessid hetkel kvaliteetselt, kuid vajaksid veomahtude kasvamisel mõningat täiustamist. Suurima panuse protsesside täiustamisesse annaks saatedokumentide skaneerimise kohustuse ümbersuunamine autojuhtidele. Skaneerimise toiming on ettevõtte perspektiivist liiga ajamahukas ja lisandväärtust mitteloov. Autojuhtidele tähendaks nutitelefoni rakenduse kaudu saatedokumentide edastamine aga ajasäästu kontorisse tulemise asemel. Samuti mõjutaks tööülesande ümberkorraldamine positiivselt rahavoogu, kuna autojuhtidel avaneks võimalus saata dokumendid arvete väljastamiseks tunduvalt varem. Kahjukäsitluse protsessi standardiseerimiseks ja ajakohasemaks muutmiseks koostas autor ettepanekud luua eesti keelne reklamatsiooni esitamise vorm, avada CargoWise programmis kliendiprofiili vaate alla reklamatsioonide andmebaas ja rakendada toimingule ajaraamistikud. Reklamatsioonivormid tõstaksid nii klienditeeninduse taset, kui ka protsessi läbiviimise mugavust ning kiirust. Ühtne kahjunõuete andmebaas aga kiirendaks oluliselt informatsiooni otsingut. Seatavad ajaraamistikud sisendaksid klientidele usaldust ja motiveeriksid töötajaid kahjunõuete lahenditeni kiiremini jõudma. Parema klienditeeninduse kvaliteedi pakkumiseks ning tellimuste käsitsemise protsessi efektiivistamiseks tegi töö autor ettepanekud populariseerida Unifaun’i keskkonda, täiustada CarLo sõidukite positsioneerimise lahendust ja luua lisalaadimiste funktsiooni CargoWise tarkvarasse. Teatud kliendisegmendi suunamine Unifaun’i tellimuskeskkonda võimaldaks ettevõttel automatiseerida tellimuse käsitsemise protsessi. Uuenduste intervalli muutmine parandaks veokorraldajatel CarLo programmi abil sõidukeid tööpäeva vältel positsioneerida ning väheneks infomüra telefonikõnede arvelt. Lisalaadimiste funktsiooni loomine CargoWise tarkvaras kiirendaks tellimuste sisestamist, muudaks statistika arvestamise täpsemaks ning paraneks väljastatud arvete korrektsus. Kõikide mainitud parendusettepanekute elluviimise korral oleks osakond valmis käibe kasvatamiseks. Lõputöö valmimise ajal tabas maailma globaalne COVID-19 viiruse pandeemia, mis tõi kaasa endaga majanduse jahenemise ja üldise kaupade nõudluse vähenemise. Vaatamata ootamatule kriisile kinnitab autor, et lõputöö püsib endiselt aktuaalne ning osaliselt peatunud majandustegevusega aeg on ideaalne periood protsesside täiustamiseks.

The aim of following thesis was to find new ways to improve the processes of Greencarrier Freight Services Estonia OÜ Finnish road freight department. The aim was set due to the company's goal to increase the sales turnover of the Finnish road transport direction by 20% in 2020. Without hiring new staff but with the increase in transport capacity, increase in the workload for staff can be expected. The author of the thesis used the method of a qualitative case study and set control tasks as a guide, which helped to reach the final result. The first part of the thesis is based on literary sources and the author provides the reader with a theoretical basis. The second chapter is focused on the introduction of the research methodology and research object of the thesis, and the mapping and description of the company's processes. In the third chapter, the author analyzes the constrictions of the processes and proposes suggestions for improvement. According to the author, the processes of the company's Finnish department are currently working well, but would need some improvement as transport volumes grow. Redirecting the obligation to scan waybills to drivers would make the greatest contribution to improving processes. From a business perspective, the scanning process is too time consuming and does not create added value. For drivers, however, sending the waybills via a smartphone application would mean saving time instead of coming to the office. The reorganization of the task would also have a positive effect on cash flow, as the drivers would be able to send documents for issuing invoices much earlier. In order to standardize and update the claims handling process, the author prepared suggestions to create a complaint form in Estonian, open the customer complaint database in the CargoWise program, and apply time frames to the operation. Complaint forms would increase both the level of customer service and the convenience and speed of the process. However, a single claims database would significantly speed up the information search. Set timeframes would instil confidence in customers and motivate employees to reach solutions to claims more quickly. In order to offer better customer service quality and streamline the order handling process, the author proposed to popularize the Unifaun transport ordering system, improve CarLo vehicle positioning, and create an additional loading function in CargoWise software. Sending a specific customer segment to Unifaun's ordering system would allow the company to automate the process of processing the order. Changing the update interval would improve the positioning of vehicles during the working day for transport coordinators using the CarLo program and reduce information noise at the expense of mobile calls. Creating an additional downloads feature in CargoWise software would speed up the entry of orders, make the calculation of statistics more accurate, and improve the accuracy of issued invoices. If all the aforementioned improvement proposals are implemented, the department would be ready to increase the turnover. During the completion of the thesis, the global COVID-19 virus pandemic struck, which led to a cooling of the economy and a general decline in demand for goods. Despite the unexpected crisis, the author confirms that the thesis is still relevant and the period with partially suspended economic activity is an ideal time for improving processes.