Ostuprotsesside tõhustamine digitaliseerimise kaudu Telegrupp AS näitel

Lõputöö teemaks valis autor „Ostuprotsesside tõhustamine digitaliseerimise kaudu Telegrupp AS näitel“. Lõputöö eesmärgiks oli otsida võimalikke lahendusi, kuidas saaks Microsoft Dynamics 365 Business Centrali (edaspidi BC) majandustarkvara aidata ostuspetsialisti igapäevatööd. Töö alguses püstitatud hüpotees sai tõestatud, et Microsoft Dynamics 365 Business Centrali kasutusele võtmisega saab tõsta ettevõtte ostuprotsesside efektiivsust. Lõputöös seati järgnevad ülesanded: • kaardistada olemasolevad (AS-IS) protsessid ja hinnata nende efektiivsust. Selle ülesande raames kaardistati L1 tase väärtusahel, L2 tasemel toodi välja kõik projekti protsesside etapid ja nende eest vastutajad ning L3 tasemel kirjeldati kõik protsesside etapid lahti. Sellest tulenevalt on näha, kui palju praeguse lahenduse (AS-IS) protsessides toimub käsitsi kopeerimist erinevate failide vahel ning kui palju oleks tulevikus (TO-BE) võimalik need protsessid BC tarkvarasse kokku koguda. • Hinnata BC majandustarkvara sobivust Telegrupp AS vajadustega. BC tarkvara suudaks ära kaotada kõik ettevõtte jaoks tähtsad kitsaskohad. Lisaks suudab BC katta kolm põhilist omadust, mis osutusid tarkvara valikul oluliseks: projektihaldustarkvara peab võimaldama WIP(work in process)-meetodil projektiarvestust, peab olema täielikult majutatav ettevõtte enda serverites, komponentideta avalikus pilves ning pakkumuse vormistamine peab olema võimalik vastavalt päringus nõutud dokumentidele. • Vähendada ostu tööprotsesside ajalist mahtu uue ERPi kasutusele võtmisel. Lõputöös läbiviidud arvutuste põhjal väheneb ostu tööprotsesside ajakulu uue ERPi kasutusele võtmisega ostu-ja hankespetsialisti tööajast 235,2 tunni võrra ühes aastas ehk ligi 80%, seega kolme aasta jooksul 705,6 tundi. • Viia läbi tasuvusanalüüs. Tasuvusanalüüsist selgus, et 3 aastaga oleks võimalik BC juurutamisele kuluv investeering tagasi teenida, seejuures hoides veel kokku 33 429,30 € ostumooduli kasutajate palgast. Teoreetilises osas kirjeldati pakkumuse koostamist kui ühte hankedokumenti, käsitleti, mis on hankeprotsess ja ostuprotsess ning nende peamised erinevused. Lisaks anti ülevaade digitaliseerimisest ja automatiseerimisest, hanke- ja ostutegevuse digitaliseerimine kasulikkusest, ettevõtte ressursside planeerimisest, Standard Books ja Business Central Dynamics 365 olemusest, ARIS modelleerimistarkvarast, WIP-meetodist ning EAS digitaliseerimise teekaardi toetusest. Praktiline osas anti ülevaate „BCS töötuba- EAS digitaalne teekaart“ osalemisest ostuprotsesside kaardistuse ning analüüsi osast, kus osalesid autor ehk ostumooduli peakasutaja, logistik, projekti eestvedaja ning BCS Itera spetsialist. Töö autor analüüsis ja aitas välja selgitada, mis on tänaste protsesside kitsaskohad ning pööras tähelepanu töö tõhustamiseks vajaminevatele lahendustele. Lisaks kaardistas autor ühe IT-osakonna projekti hetke olukorra ning tuleviku vaate, kui kasutusel oleks BC tarkvara. Seda tehti selleks, et välja tuua protsessides võimalikud kokkuhoiu kohad, kus ostu- ja hankespetsialisti tööaja kulu läheb märgatavalt väiksemaks, kui puudub vajadus manuaalselt ja mitmekordselt infot kopeerida erinevate failide vahel vaid seda teeb tarkvara. Praktilise osa viimane etapp koosnes tasuvusanalüüsist, töötades läbi sama projekt nii praeguses keskkonnas kui ka Business Central 365 demo keskkonnas. Tasuvusanalüüsi tulemus arvutati välja selle järgi, kui palju üks ostu- ja hankespetsialist võidaks ajas, kui tänaste manuaalsete protsesside asemel oleks kasutusel BC tarkvara, arvestades seejuures Harjumaa keskmise ostujuhi neto kuupalgaga (arvutamisel töötaja palgafondiga). Lõputöö eesmärk sai täidetud ning Microsoft Dynamics 365 Business Central majandustarkvara kasutusele võtmise efektiivsus ajas kui ka investeeringus sai tõestatud. Juhtkond kiitis tarkvara juurutamise projekti heaks ja sellega alustatakse 2024 aasta kevadel.

The author chose the topic of the thesis as "Enhancement of purchasing processes efficiency through digitalisation using the example of Telegrupp AS". The aim of the thesis was to look for possible solutions how Microsoft Dynamics 365 Business Central (hereafter BC) could help the daily work of a purchasing specialist. The hypothesis set at the beginning of the thesis was proven, that by implementing Microsoft Dynamics 365 Business Central the efficiency of the company's purchasing processes can be increased. The following tasks were set in the thesis: • map existing (AS-IS) processes and assess their effectiveness. Within this task, the value chain was mapped at the L1 level, all project process steps and the persons responsible for them were identified at the L2 level, and all process steps were described at the L3 level. Consequently, it is possible to observe how much manual copying between contents of files is done in the current solution (AS-IS) and how much in the future (TO-BE) it would be possible to aggregate all these processes in to the BC software. • To assess the suitability of BC's business software for the needs of Telegrupp AS. BC software would be able to eliminate all bottlenecks that are most disruptive to the business processes of the company. In addition, BC is able to cover the three main characteristics that were found to be important for the selection of the software: the project management software must allow WIP (work in process) method of project accounting, must be able to be fully hosted on the company's own servers without any of the components being in the public cloud, and the price proposal must be able to be formalized in accordance to the requirements laid out in price request documentation. • To reduce time expenditure of purchasing workflows with the introduction of the new ERP. Based on the calculations carried out in the thesis, the purchasing work processes will improve by 235.2 hours in one year, or about 80%, of the purchasing and procurement specialist's working time by implementing the new ERP, i.e. 705.6 hours in three years. • Conduct a cost-benefit analysis. The cost-benefit analysis revealed that it would be possible to recoup the investment for the implementation of BC in 3 years, while still keeping a total of 33 429,30 € from the salary of the users of the purchasing module. In the theoretical part, the preparation of a tender as a single procurement document was described, what the procurement process and the purchasing process are and their main differences. In addition, an overview of digitisation and automation, the benefits of digitising procurement and purchasing, enterprise resource planning, the nature of Standard Books and Business Central Dynamics 365, ARIS modelling software, the WIP method and the support of the EAS Digitisation Roadmap were provided. In the practical part, an overview was given of the participation in the "BCS Workshop - EAS Digital Roadmap" in the mapping and analysis part of the purchasing processes, with the participation of the author, i.e. the main user of the purchasing module, the logistician, the project leader and the BCS Itera specialist. The author analysed and helped to identify the bottlenecks in today's processes and pointed out the solutions needed to improve the efficiency of the work. In addition, the author mapped the current state of one IT department's project and the future view if BC software would be in use. This was done in order to identify potential savings in processes, where the time spent by the purchasing and procurement specialist would be significantly reduced by not having to manually copy duplicates of information between different files, but this transfer of information is done by and within the software. The final stage of the practical part consisted of a cost-benefit analysis, working through the same project in both the current environment and the Business Central 365 demo environment. The cost-benefit analysis results were calculated based on how much less time would a purchasing and procurement specialist spend on manual processes if the BC software were used, considering the average net monthly salary of a purchasing manager in Harju County. The objective of the thesis was met and the effectiveness of the implementation of Microsoft Dynamics 365 Business Central business software in time and investment was proven. The software implementation project was approved by the management and it will start in spring 2024.