Efektiivse haldustarkvara valik ja üleminekuprotsessi analüüs

Abstract

Käesolevas lõputöös analüüsis autor haldustarkvara vahetuse protsessi Forus Halduse näitel, selleks keskendudes tarkvarade Digihaldur, Hausing ning Korto võrdlusele ja üleminekuprotsessi praktilisele läbiviimisele. Töö eesmärgiks oli kaardistada senise tarkvara piirangud, määratleda uue tarkvara funktsionaalsed eelised ja hinnata andmete sisestus ning kasutuselevõtu etappe. Uuringu käigus tuli välja, et Digihaldur ei vastanud enam ettevõtte tööprotsesside vajadustele kuna puudus võimalus korrektselt hallata dokumente ning süsteem ei võimaldanud terviklikku ülevaadet objektide seisukorrast. Tarkvaravahetuse otsus tehti põhinedes mitmekriteeriumilisele võrdlusele, milles Hausing osutus kõige sobivamaks tänu selle paindlikule seadistatavusele, visuaalsele hoolduspäevikule ning lihtsale töövoohaldusele. Korto jääb paralleelselt kasutusele korteriühistute haldamise eesmärgil. Üleminek Hausingule viidi ellu struktureeritud andmesisetuse ja kasutajate individuaalse väljaõppe kaudu. Andmete migratsiooni aga ei toimunud klassikalisel kujul ning selle asemel sisestati info standardiseeritud Exceli tabeli alusel, mis esitati Hausingu poolt. Töö toob esile ka arendust vajavad valdkonnad, milleks on hoolduste ja lepingute vahelised seosed ning rõhutab ka vajadust kolmandate osapoolte kaasamiseks, et terviklik töövoog liiguks läbi ühe platvormi. Töö tulemusel pandi kirja soovitused nii Forus Halduse edasiseks arenduseks kui ka teistele ettevõtetele, kes samuti kaaluvad haldustarkvara vahetust. Oluliseks peetakse vajaduste kaardistamist enne lõpliku valiku tegemist, lõppkasutajate kaasamist varases staadiumis, tööprotsessidele vastava funktsionaalsuse eelistamist ning liigsete lisafunktsioonide vältimist. Tarkvaravahetus on üsna mahukas protsess, mis nõuab planeerimist, kasutajate toetust ning paindlikku juurutamist, kuid kui see saab õigesti tehtud, toob see endaga kaasa märkimisväärse tõusu töökorralduse kvaliteedis ja info kättesaadavuses. The selection of effective management software and analysis of the transition process. This thesis analyses the selection and implementation of a property management software solution within Forus Haldus, with a specific focus on comparing the platforms Digihaldur, Hausing and Korto and analysing the practical steps taken during the transition. The aim of the research was to identify the limitations of the previously used software, define the functional advantages of a new system and assess the stages of data entry and deployment. The topic is highly relevant as digital tools play an increasingly central role in ensuring the efficiency, transparency and quality of property management processes. The study revealed that Digihaldur no longer met the operational needs of the company, particularly due to the lack of structured document management and limited visibility into the status of properties. Based on multi-criteria analysis, Hausing was chosen as the most suitable replacement. Its strenghts included a flexible configuration system, a clear and userfriendly maintenance log and efficient workflow tools. Korto on the other hand remains in use for managing certain housing associations where its specific features are still relevant. The transition to Hausing was not based on traditional data migration. Instead, information was entered into standardized Excel templates provided by Hausing, which were then imported into the system by the vendor. Additionaly, employees received individual training to ensure a smooth onboarding process. The thesis also outlines development needs, such as improving links between maintenance activities and contract data and highlights the importance of integrating third-party service providers into one central platform to ensure workflow continuity. As a result of the thesis, the author formulates recommendations for both Forus Haldus and the other companies considering similar software transitions. These include conducting a through needs assesment prior to selection involving end users early in the process, prioritizing essential functionalities over unnecessary extras and ensuring the transition is supported by planning and flexible adaption. Although software transitions are complex and resource-intensive, the study concludes that when carried out effectively, such changes can greatly enhance the quality of operational workflows and the accessibility of critical management information.