Tööprotsesside ühtlustamine ja tarneahela tõhususe parendamine X tehase näitel

Abstract

Käesolev lõputöö käsitleb intralogistika sisendfaasi tööprotsesside ühtlustamist ja tarneahela tõhususe parandamist konfidentsiaalsuse tõttu anonüümitud ettevõtte X näitel. Töö lähtub probleemist, et protseduuride ja dokumentide olemasolu üksi ei taga veel nende ühtlast rakendumist ega piisavat nähtavust igapäevaseks juhtimiseks ja auditeerimiseks. Seetõttu keskendub uurimus sisend- ja liideseprotsessidele, mis mõjutavad otseselt varude nähtavust ja tootmise etteande stabiilsust: materjalide vastuvõtt ja partiihaldus, sisendi liikumine tootmisse, V0 üleminekutsoon kui tootmise ja lao kriitiline liides, ERP/WMS kanded koos skannimise loogikaga ning pakkematerjalide ja erikomponentide kättesaadavus kui seisakuriskide allikas. Uurimistöö eesmärk on parandada sisendfaasi juhtitavust ja vähendada läbimisaja varieeruvust, viivis- ja duplikaatkandeid, topeltkäsitlemist ning liiniseisakute riski, sõnastades AS-IS olukorra põhjal TO-BE sihtseisundi nõuded ja parendusettepanekud. Töö on struktureeritud uurimisküsimuste ümber:

millised intralogistika protsessid on ühtlustamata millised lülid on tarneahela tõhususe seisukohalt kriitilisemad kui hästi tööjuhised kattuvad tegeliku praktikaga ning kuidas infoliikumine mõjutab protsesside efektiivsust Kuidas mõjutab infoliikumine (nt ERP kanded, laooperatsioonide sisestamine, töökorralduse jagamine) intralogistika protsesside efektiivsust? Uurimisobjektiks on rahvusvahelisse X kontserni kuuluv plastkomponentide tootja X OÜ, kelle tootmis- ja järelprotsesside komplektsus ning kontserni kvaliteedi ja teenindusootused suurendavad sisemiste materjali ja infovoogude juhtimise tähtsust. Eesti üksuse kontekstis on olulised viimaste aastate organisatsioonilised muutused ning praktikate ühtlustamise vajadus, mis loob soodsa võimaluse töökorralduse, rollijaotuse ja andmekäsitluse standardiseerimiseks. Töö käsitleb sisendahela tervikut loogikas ″sisend – tootmise etteandmine – valmisladu – väljastus″, tuues esile tüüpilisi kõrvalekaldeid (nt topeltkäsitlemine, märgistuse ja kannete ebaühtlus, komplekteerimise ebatäpsused) ning seostades need juurpõhjustega, mis tekivad standardi, rollivastutuse või infosüsteemi kasutusloogika ebapiisavast kooskõlast. Teoreetiline osa loob raamistiku, milles intralogistikat käsitletakse tehase sisemise logistikana, kus materjali ja info liikumine peab moodustama ühtse, juhitava ja auditeeritava süsteemi. Kesksete mõistetena rõhutatakse standardiseeritud tööd, rollipõhiseid kontrollpunkte, jälgitavust ning ERP/WMS andmekvaliteeti. Läbivaks lähtekohaks on see, et sisendfaasi stabiilsus ja tarneahela tõhusus sõltuvad lisaks füüsilisele materjalivoolule ka sellest, kas protsessis tekib õigeaegselt üheselt mõistetav digitaalne jälg nagu kanded, staatused, skannid, mis võimaldab varude nähtavust, prognoositavat etteannet ja väiksemat kõrvalekallete käsitlusmahtu. Empiiriline osa tugineb kvalitatiivsele juhtumiuuringule, mille sihiks on kirjeldada ja mõtestada intralogistika sisendfaasi mõju tootmise etteandele X OÜ-s. Andmete kogumine on üles ehitatud triangulatsioonina: osalusvaatlus, süvaintervjuud ning dokumendianalüüs. Osalusvaatluse roll on teha nähtavaks töö tegelik kulgemine, rollijaotus ja praktikad, mis võivad ametlikest tööjuhistest erineda. Intervjuud aitavad mõista otsuste põhjendusi, tajutud riske ja lahenduste teostatavust, dokumendianalüüs annab normatiivse võrdlusbaasi (rollid, kontrollpunktid, kohustuslikud andmeväljad ja staatused), mille suhtes saab hinnata, kas kõrvalekalded tulenevad standardi puudumisest, ebaselgest sõnastusest või ebaühtlasest rakendamisest. Andmete analüüsimisel kirjeldatakse tööloogikat, mille abil kogutud materjal vormiti AS-IS protsessikirjeldusteks ning nende põhjal sõnastati TO-BE nõuded. AS-IS koostati eeskätt osalusvaatluse põhjal ning valideeriti dokumentide ja intervjuude võrdlusega, kus osalesid tootmisjuht ja tootmise planeerija. AS-IS/TO-BE lähenemist kasutatakse selleks, et siduda päriselt ettevõttes toimuv sellega nagu peaks toimuma ühte terviklikku analüüsiraamistikku, kus parendusettepanekud on seostatavad nii kontrollmehhanismide kui ka tulemusnäitajatega. AS-IS protsessikirjelduste põhjal ilmneb, et sisendfaasi suurimaks väljakutseks on standardi ebaühtlane rakendumine ja sellest tulenev varieeruvus nii tööjärjestuses kui ka infosüsteemi kannetes. Esiteks, tõuseb esile vastuvõtu ja laohalduse lüli, sest protsessi sujuvus ja sisendi jälgitavus sõltuvad sellest, kas kohustuslikud kontrollid (nt dokument, kogus, märgistus) ja kannete tegemise loogika on ajastatud ühtselt ning seotud konkreetse rollivastutusega. Kui kanded viibivad või kontrollpunktid ei ole üheselt määratletud, tekivad lisakäsitlus, otsingud ja parandusvood, mis omakorda kasvatavad läbimisaja kõikumist. Teiseks, ilmneb varude täpsuse tagamise probleem, kus süsteemi ja füüsilise laoseisu lahknevused toovad kaasa kordusloendusi ja korrektsioone, kuid püsiv täpsus ei parane, kui lahknevuste põhjused ei ole ühtselt tuvastatavad ja kontrollitavad. Kolmandaks, riskikriitiline lüli on punkriprotsess, kus vale punker või vale materjal võib põhjustada seadistusvea, praagi ja liiniseisaku. Isegi harva esinevate juhtumite korral on mõju nii suur, et veakindluse tase määrab protsessi stabiilsuse. Neljandaks, probleemialaks on pakkematerjalide ja erikomponentide kättesaadavus;puudus või ebatäpne nähtavus võib peatada töö ka siis, kui põhimaterjal on olemas ja liin tehniliselt valmis, sidudes sisendfaasi juhtimise otseselt tarnekindluse ja liiniseisakute riskiga. Tööjuhiste ja tegeliku praktika võrdlus näitab, et juhendid kirjeldavad üldjoontes see kuidas peab, kuid ei kata alati erandolukordi ega ajasurve tingimusi ning ei täpsusta piisavalt, millal ja kelle poolt peavad toimuma konkreetsed kinnitused ERP/WMS-is. Sellises olukorras kandub osa protsessiloogikast kogemuspõhiseks vaiketeadmuseks, mis teeb tulemuse sõltuvaks täitjast ning suurendab varieeruvust vahetuste ja koormustippude lõikes. Seetõttu käsitletakse infoliikumist sisendfaasis juhtimise eeltingimusena: kannete õigsus ja ajakohasus, rollipõhised kinnitused ning üheselt mõistetavad kontrollpunktid loovad varude nähtavuse ning vähendavad läbiaja kõikumist, samas kui hilinenud või ebatäpsed kanded kasvatavad lisakäsitluse, ümberloenduste ja parandusvoogude mahtu ning suurendavad tootmise etteande ebastabiilsust. TO-BE sihtseisundi ettepanekud on üles ehitatud põhimõttele, et standardiseerimine peab olema rollipõhine, auditeeritav ja infosüsteemi loogikaga toetatud. Vastuvõtu ja laohalduse parendamiseks tehakse ettepanek kehtestada ühtne SOP, mis määratleb kohustuslikud kontrollpunktid ja kannete järjestuse ERP/WMS-is ning seob need rollivastutustega. Sama standardi osaks tuuakse erandite käsitlus, et kõrvalekalle oleks üheselt tuvastatav ja lahendatav, mitte olukorrast või täitjast sõltuv. Varude täpsuse parandamiseks soovitatakse liikuda kampaanialikult suure igaastase inventuuri loogikalt püsivale riskipõhisele tsükliloendusele, mis vähendab lahknevuste kuhjumist ning toetab nende põhjuspõhist käsitlemist. Punkriprotsessi puhul on keskne veakindluse tõstmine kontrollmehhanismidega, mis ennetavad vale kombinatsiooni enne tootmisse kandumist ning jätavad auditeeritava jälje (mida, kuhu, millal ja kelle poolt). Pakkematerjalide ja erikomponentide tagamiseks soovitatakse luua selge täiendamisloogika (nt min–max või ″supermarket″ tüüpi lahendus) ning siduda see tootmise etteande eeldustega, et vältida seiskumist mitte põhimaterjalide tõttu. Rakendamise vaates rõhutatakse, et standardi püsimiseks on vaja mõõdikuid ja kontrollrütmi (nt varude täpsus, sisendi läbimisaeg, parandus- ja duplikaatkannete hulk, vale etteande juhtumid) ning regulaarset auditeerimist ja koolitust, mis hoiavad praktika kooskõlas kirjeldatud töökorraldusega. Töö järeldused seovad uurimisküsimused empiiriliste tulemustega. Standardiseerimata või ebaühtlaselt rakenduvad eeskätt vastuvõtu ja laohalduse sammud, varude täpsuse tagamise loogika ning tootmise liideses paiknevad etteande- ja tagamisprotsessid. Tarneahela tõhususe seisukohalt kriitilisemad on lülid, kus kõrvalekalle kandub kiiresti tootmise etteandesse. Tööjuhiste ja praktika lahknevus avaldub eelkõige erandite ja kinnituste ajastuse ebaselguses. Infoliikumise kvaliteet määrab sisendfaasi juhtitavuse. Kokkuvõttes lõputöö näitab, et sisendfaasi parem juhitavus ja jälgitavus sõltuvad rollipõhisest standardiseerimisest, süsteemsetest kontrollpunktidest, ERP/WMS andmekvaliteedist ning kavandatud TO-BE ettepanekud loovad eeldused stabiilsemaks etteandeks ja väiksemaks kõrvalekallete ning lisakäsitluse mahuks.

This thesis focuses on improving supply chain efficiency through the standardisation of internal logistics (intralogistics) work processes in an anonymised plastics manufacturing company (Company X) operating in Estonia as part of an international industrial group. The topic is relevant because the company’s global operating model and customer expectations set high requirements for delivery reliability and quality performance, which in turn depend on how consistently internal material and information flows are managed. In the Estonian unit where injection moulding is complemented by post-processing activities such as assembly, bonding, marking/printing and other finishing operations stable intralogistics is critical for ensuring that production is fed on time, inventories remain accurate and finished subcomponents can be delivered according to customer schedules. Recent organisational changes and the blending of practices have further highlighted the need to unify work instructions, roles and data handling so that processes are not only documented, but also consistently executed and auditable in daily operations. The problem addressed in this thesis is that internal work processes are not clearly differentiated and do not support a sufficiently efficient working environment due to inconsistent implementation of procedures and uneven information handling. In practice, this leads to recurring deviations such as double handling, inconsistent labelling, system entries, inventory discrepancies and picking/handling inaccuracies. These deviations increase corrective work, create uncertainty in inventory visibility and can propagate quickly to production feeding causing instability, scrap risk or line stoppages. The aim of the thesis is to analyse Company X’s work processes from an intralogistics and supply chain perspective and also assess to what extent process standardisation and the restructuring of inbound processes can improve delivery reliability and quality outcomes while increasing overall supply chain efficiency. The analysis is guided by four research questions: which intralogistics processes are not standardised or applied inconsistently, which intralogistics processes are most critical for supply chain efficiency, how well existing work instructions match real intralogistics practice and how information flow affects process efficiency, especially ERP/WMS entries, warehouse transaction input and communication of work orders. The scope of the thesis follows the internal chain logic ″inbound → production feeding → finished goods warehouse → outbound” with primary focus on the inbound phase and the interfaces that directly influence inventory visibility and the stability of production feeding. Key areas include goods receiving and batch/lot handling, the movement of inbound materials into production, the V0 transition zone as a critical interface between warehouse and production, ERP/WMS confirmations supported by scanning logic and the availability of packaging materials and special components as potential drivers of production stoppages. The thesis applies an AS-IS / TO-BE approach to connect the current way of working with the desired target state ensuring that improvement proposals are linked to both operational controls and performance outcomes. Methodologically, the research uses a case study design enabling a detailed assessment of a single organisation’s real processes, identification of inefficiencies and development of practical, company-specific improvement proposals. The study is built on triangulation: participant observation was used to capture how work is actually performed under daily conditions (including role distribution, task sequencing and deviations from written procedures). Semi-structured interviews with key stakeholders (warehouse, planning, logistics coordination and production management) were conducted to clarify decision logic, perceived risks and the feasibility of proposed changes. Document analysis was carried out to compare existing work instructions and required system fields/statuses against real practice. In addition, quantitative operational indicators and system data were considered (e.g., ERP/WMS records and performance metrics such as OTIF, inventory accuracy, picking accuracy and lead time) to link process behaviour to measurable outcomes. Process maps were created for the AS-IS and TO-BE states using yEd and AI support was applied in the preparation and coding of diagrams. The AS-IS analysis demonstrates that the main challenge in the inbound phase is the inconsistent application of standards, which creates variability in both physical work execution and ERP/WMS transaction timing. Receiving and warehouse handling emerge as a critical link: when mandatory checkpoints (document verification, quantity control, labelling and confirmation steps) are not executed in a uniform sequence or are not tied to clear role responsibility, system entries may be delayed or incomplete. This generates additional searching, correction flows and repeated handling increasing lead-time variability and reducing the predictability of downstream production feeding. Inventory accuracy issues are also significant: mismatches between system stock and physical stock lead to recounts and adjustments, but stable improvement is limited if discrepancy causes are not systematically identified and managed through consistent transaction logic and traceable corrections. A high-impact risk is located at the production feeding interface (hopper/bin feeding) where an incorrect material or wrong destination can cause setup errors, scrap and line stoppages; even rare incidents have major consequences meaning process stability depends on strong error-proofing and traceability at this interface. Finally, packaging materials and special components are shown to be a frequent source of disruption: insufficient visibility or unclear replenishment rules can halt production even when main materials are available directly affecting delivery reliability. The comparison of work instructions with actual practice shows that written guidance generally describes the intended process, but often lacks sufficient detail regarding exception handling, time-pressure conditions and the exact timing and ownership of ERP/WMS confirmations. As a result, parts of the process rely on experience-based ″silent knowledge,” which increases variation between shifts and during workload peaks. The thesis therefore treats information flow as a prerequisite for operational control: accurate and timely system confirmations create inventory visibility and enable predictable feeding, whereas delayed or inaccurate entries increase corrective work, recounts and instability across the internal supply chain. Based on the identified gaps, the TO-BE target state and proposals follow the principle that standardisation must be role-based, auditable and supported by ERP/WMS logic. The thesis proposes a unified SOP for receiving and warehouse handling that defines mandatory checkpoints and the required sequence of system confirmations, explicitly linked to role responsibilities and includes structured exception handling so that deviations are resolved consistently rather than ad hoc. To improve inventory accuracy, a shift is recommended from a primarily annual inventory campaign toward continuous, risk-based cycle counting, which reduces the accumulation of discrepancies and supports root-cause management through traceable corrections. For hopper/bin feeding the thesis emphasises raising error proofing through control mechanisms and scanning-based confirmations that prevent incorrect combinations before material enters production and create an auditable record (what was fed, where, when, and by whom). To reduce stoppage risk from auxiliary items packaging materials and special components should be managed through clear replenishment logic (e.g., min–max levels or a ″supermarket” approach) tied to production feeding prerequisites. Finally, sustainable implementation requires governance: defined KPIs, a regular audit rhythm and training to keep practice aligned with standards, monitoring of indicators such as inbound lead time and variability, inventory accuracy, correction/duplicate entries feeding error incidents and stoppage drivers. In conclusion, the thesis shows that improved manageability and traceability in the inbound phase depend not only on having documentation, but on consistent, role-based execution supported by systematic checkpoints and high-quality ERP/WMS data. The most critical weaknesses are found where deviations rapidly propagate to production feeding and delivery performance, particularly in receiving confirmations, inventory accuracy control, the V0/feeding interface and the availability of packaging/special components. The proposed TO-BE measures are expected to reduce lead-time variability, minimise double handling and rework, decrease correction and duplicate transactions, improve inventory visibility and traceability and lower the likelihood of high-impact feeding errors and line stoppages. By strengthening standardised work and information discipline, Company X can build a more predictable internal supply chain supporting better delivery reliability, stable quality outcomes and higher customer satisfaction.